B) Yhtiökokous prosessityökalulla

Kokouksen luonti

Muuta kokouksen nimeä tarvittaessa. Halutessasi voi lisätä kuvauksen ja muokata kokouksen asetuksia.

Perusasetuksilla osallistujat voivat liittyä kirjautumatta Viilu-palveluun. Kokoukseen liittyessä osallistujalta kysytään hänen nimensä. Osallistuja ilmottaa edustamansa huoneistot kokouksessa tai ne voivat määräytyä lähettämäsi kutsun perusteella.

Kamera ja mikrofoni ovat oletuksena mykistettyinä kokoukseen liityttäessä. Jos kokoukseen on tulossa paljon osallistujia, tämä on hyvä pitää näin.

Kun olet tyytyväinen valitsemiisi asetuksiin, siirry eteenpäin kohdasta Luo.
Kokoustila on nyt luotu. Seuraavaksi siirry yläpalkin Prosessi-kohtaan.
Prosessityökalu ohjaa kokouksen valmistelun vaihe vaiheelta.

Ajankohta

Ensimmäisenä valitaan kokouksen ajankohta ja kokouspaikka. Näitä tietoja käytetään myöhemmissä vaiheissa, kuten kokouskutsun muodostamisessa.

Aineisto

Seuraavaksi lisätään kokouksen aineisto: tilinpäätös, budjetti, remonttisuunnitelma, mitä ikinä onkaan tarpeen käsitellä. Lataa tiedostot omalta laitteeltasi kokousaineistoihin. Tämän voi myös jättää tyhjäksi.

Esityslista

Kokousvaiheen pöytäkirjaeditori pohjaa tässä vaiheessa rakennettavaan esityslistaan.

Sitten rakennetaan esityslista. Yhtiökokouksessa monet esityslistan kohdat toistuvat vuodesta toiseen, ja vasemman laidan listassa olevat esityslistan kohdat sisältävät valmisfraaseja, jotka nopeuttavat pöytäkirjan täyttämistä kokouksessa. Koosta kokouksen esityslista niistä ja lisää muita kohtia keskimmäisen sarakkeen Lisää oma kohta -valinnasta.

Aukeaa uusi ikkuna, johon kirjoitat asian otsikon. Tämän jälkeen otsikko löytyy vasemman reunan sarakkeen esityslistan esikatselusta.

Kun olet lisännyt esityslistaan kaiken tarvisemasi, voit jatkaa eteenpäin. Halutessasi voit myös tallentaa tekemäsi valinnat pohjaksi, jolloin voit koostaa seuraavan kokouksen esityslistan vieläkin vaivattomammin. Halutessasi käyttää aiemmin laatimaasi pohjaa valitse kohta Lataa pohja.

Kun olet valmis, paina Seuraava siirtyäksesi Kokouskutsu -vaiheeseen.

Kokouskutsu

Juuri luomasi esityslista on nyt kokouskutsun osana. Lisää kokouskutsuun saateviesti vasemmassa reunassa. Oikeassa reunassa voit esikatsella kokouskutsun mukana lähtevät materiaalit. Selaamalla esikatselun sivuja näet kokouksen esityslistan, valtakirjapohjan ja etäkokouksen osallistumisohjeet. Lataa PDF -painikkeesta voit tallentaa kutsun laitteellesi ja toimittaa sen itse.

Kokouskutsun lähettäminen

Pääset siirtymään kokouskutsun lähettämiseen näytön alaraunassa olevalla Kutsu osallistujat -painikkeella.

Voit lähettää kutsun Viilun kautta tai kopioda kokouslinkin kutsuun, jonka lähetät itse.

Viilulla lähetettävät kutsut saat lähtemään vaivattomasti kaikille tarpeellisille tahoille.

Osallistujatietojen tuonti

Jos taloyhtiön asukkaat ja osakkaat on tuotu Viilu-palveluun, voit valita Tuo Viilusta -kohdan ja määrittää jakelun valitsemillesi henkilöryhmille.

Mikäli sinulla on sähköpostiosoitteet esimerkiksi excel- tai CSV-tiedostona, voit tuoda tiedoston tässä ja lähettää kutsut sen perusteella.

Mikäli isännöitsijä säilyttää taloyhtiön yhteystietoja Fivaldissa, tiedot on myös mahdollista siirtää suoraan rajapinnan kautta.

Yksittäisiä henkilöitä voi lisätä kutsulistaan Lisää yksittäinen -painikkeella.

Kutsujen lähetys

Tuotuasi osallistujatiedot näet listan taulukkomuodossa. Voit halutessasi tallentaa kutsut lähettämättöminä ja lähettää ne myöhemmin. Kutsujen lähetys tapahtuu valitsemalla osallistujat, joille haluat lähettää kutsun ja painamalla Lähetä kutsu -painiketta. Voit myös lisätä osallistujia ja lähettää kutsuja myöhemmin.

Kutsut ovat löytäneet perille. Kun on kokouksen aika, palaa kokouksen prosessityökaluun ja paina Aloita kokous.

Kokous (pöytäkirjaeditori)

Prosessityökalu ohjaa sinut esityslistan kohtien mukaisesti eteenpäin. Mikäli käytit esityslistan koostamisessa valmiita fraaseja, pöytäkirjan kirjoittaminen vaatii vain tyhjien kohtien täydentämistä pikavalinnoilla.

Viilu löytää taloyhtiöön liitetyt henkilöt ja esimerkiksi sihteerit ja pöytäkirjantarkastajat voi valita suoraan nimilistasta. Tämä säästää aikaa ja vähentää kirjoitusvirheitä. Voit myös valita Muu henkilö ja kirjoittaa heidän nimensä ja sähköpostiosoitteensa. Tässä vaiheessa täytettyjä tietoja käytetään pöytäkirjan tarkastus- ja allekirjoitusvaiheessa.

Nimenhuuto

Läsnäolijoiden toteamiseksi käynnistä nimenhuuto. Osakkaat ilmoittautuvat läsnäoleviksi ja Viilu laskee suoraan edustetut osakkeet ja kokonaisosakemäärän osallistujaluettelolle ja pöytäkirjan kohdalle. Lisätietoja nimenhuudosta täällä.

Jos joku osallistujista ei pysty osallistumaan nimenhuutoon, voi lisätä yksittäiset osallistujat käsin.

Kokous etenee esityslistan mukaisesti. Täytä tyhjät kohdat, laita rakseja ruutuun. Pöytäkirja on valmis heti kokouksen päättyessä.

Itse lisättyihin esityslistan kohtiin ei ole lisätty fraaseja, joten joudut kirjoittamaan hieman enemmän.

Äänestäminen

Osallistujat voivat äänestää omilta laitteeltaan, olivat he sitten kokouksessa läsnä tai etänä. Mikäli kokouksessa on paikan päällä henkilöitä joilla ei ole mahdollista käyttää omaa laitettaan, on mahdollista kirjata äänet Kioskimoodissa. Kioskimoodi sopii myös isännöitsijälle ennakkoäänten kirjaamiseen.

Lisätietoa äänestyksistä löydät täältä.

Hallituksen valinta

Hallituksen jäseniä äänestettäessä ota vastaan ehdokkaiden ilmoittautumiset ja luo niistä äänestys.
Suljettuasi äänestyksen pääset näkemään tulokset ja lisäämään valitut jäsenet pöytäkirjaan.
Kokouksen päättäminen -kohdassa voit lisätä selostuksen päätöksenteosta kokouksessa.

Kokouksen jälkeen

Kokouksen päättämisen jälkeen voit halutessasi ladata pöytäkirjan ja sen liittet laitteellesi tai lähettää ne sähköpostitse eteenpäin. Pöytäkirjantarkastajille lähtee automaattisesti ilmoitus tarkastettavasta pöytäkirjasta. Kun kaikki ovat sen tarkastaneet, päästään allekirjoittamaan.

Allekirjoitus

Pöytäkirjan voi allekirjoittaa sähköisesti piirtämällä allekirjoituksen mobiililaitteen näytölle. Halutessasi voit vaatia lisäksi vahvan tunnistautumisen.

Prosessityökalulla aiemmin pöytäkirjaan merkityt henkilöt Viilu lisää allekirjoittajiksi automaattisesti. Allekirjoituspyyntö lähtee ensimmäisenä listan ylimmälle henkilölle. Halutessasi voit muokata järjestystä ja allekirjoittajia.

Kun kaikki ovat allekirjoittaneet, päästään prosessissa eteenpäin. Allekirjoitettu pöytäkirja lähetetään allekirjoittajille sähköpostitse. Jos allekirjoittaja huomaa vielä tässä vaiheessa pöytäkirjassa puutteita, tulee kokouksen sihteerin tehdä tarpeelliset muutokset Kokous-kohdan pöytäkirjaeditorissa. Tämän jälkeen allekirjoituskierros voidaan käynnistää uudelleen.

Tiedote

Kun pöytäkirja on allekirjotettu, kokouksen keskeisimmistä päätöksistä voidaan koostaa tiedote. Valitse pöytäkirjasta tärkeimmät asiat keskisarakkeeseen. Tiedote rakentuu esikatseltavaksi oikeaan laitaan. Jos haluat muokata pöytäkirjan sanamuotoja tiedotteeseen, voit avata tiedotteen muokattavan asiakohdan keskisarakkeen väkäsestä ja tehdä tarvittavat muutokset.

Kun tiedote on valmis, lähetä se alalaidan Jakele tiedote -painikkeella. Voit käyttää Välitä sähköpostitse -painiketta välittääksesi tiedotteen ja muut kokouksen asiakirjat esimerkiksi vastikevalvontaan.

Tiedotteen voi lähettää sähköpostitse Viilun kautta. Voi lisätä haluamasi sähköpostit tai valita vastaanottajaryhmät pikavalinnoista.

Yhteenveto

Tiedotteen lähettämisen jälkeen ollaan viimeistelyä vaille valmiita. Tässä näkymässä voi arkistoida pöytäkirjan ja liitteet Viilun asiakirjoihin tai tallentaa ne pakettina laitteellesi. Tarkista, että hallitukseen valituilla jäsenillä on oikeat käyttöoikeudet Viiluun. Viimeisenä lähetä vielä hallituksen jäsenille tietopyynnöt ja sidonnaisuuskyselyt.

Uudet hallituksen jäsenet täyttävät kaupparekisterin päivitystä varten tarvittavat tiedot sähköpostitse saamastaan linkistä. Kun kaikki ovat täyttäneet kyselyn, tiedot saa ladattua kohdasta Avaa raportti. Raportin avulla isännöitsijälle/kiinteistösihteerille voidaan kootusti toimittaa hallituksen kaupparekisteriin vietävät tiedot ja tilinumerot kokouspalkkion maksamista varten.

Mikäli tarvitset apua, otathan meihin yhteyttä.