B) Yhtiökokous prosessityökalulla

Kokouksen luonti

Muuta kokouksen nimeä tarvittaessa. Halutessasi voi lisätä kuvauksen ja muokata kokouksen asetuksia.

Perusasetuksilla osallistujat voivat liittyä kirjautumatta Viilu-palveluun. Kokoukseen liittyessä osallistujalta kysytään hänen nimensä. Osallistuja ilmottaa edustamansa huoneistot kokouksessa tai ne voivat määräytyä lähettämäsi kutsun perusteella.

Kamera ja mikrofoni ovat oletuksena mykistettyinä kokoukseen liityttäessä. Jos kokoukseen on tulossa paljon osallistujia, tämä on hyvä pitää näin.

Kun olet tyytyväinen valitsemiisi asetuksiin, siirry eteenpäin kohdasta Luo.

Seuraavaksi prosessityökalu vie sinut läpi kokouksen vaihe vaiheelta.

Ajankohta

Ensimmäisenä valitaan kokouksen ajankohta ja kokouspaikka. Näitä tietoja käytetään myöhemmissä vaiheissa, kuten kokouskutsun muodostamisessa.

Jos kokouksen ajankohdasta ei olla vielä sovittu, voit hoitaa myös sen prosessityökalun avulla valitsemalla Lähetä ajankohtakysely.

Avautuvassa näkymässä voi lisätä sinulle sopivat kokousajankohdat ja lähettää kyselyn valitsemillesi henkilöille. Hallituksen ja isännöinnin lisäksi voi lähettää kyselyn sähköpostitse myös muille henkilöille. Kyselyyn vastaaminen edellyttää Viiluun kirjautumista.

Aineisto

Seuraavaksi lisätään kokouksen aineisto: tilinpäätös, talousarvio, remonttisuunnitelma, mitä ikinä onkaan tarpeen käsitellä. Lataa tiedostot omalta laitteeltasi kokousaineistoihin. Tämän voi myös jättää tyhjäksi.

Valitse alaoikealta + LISÄÄ. Halutessasi voi järjestää tiedostot haluamaasi järjestykseen.

Esityslista

Kokousvaiheen pöytäkirjaeditori pohjaa tässä vaiheessa rakennettavaan esityslistaan.

Sitten rakennetaan esityslista. Yhtiökokouksessa monet esityslistan kohdat toistuvat vuodesta toiseen. Vasemman laidan listassa olevat esityslistan kohdat sisältävät valmisfraaseja, jotka nopeuttavat pöytäkirjan täyttämistä kokouksessa. Koosta kokouksen esityslista niistä ja lisää muita kohtia keskimmäisen sarakkeen Lisää oma kohta -valinnasta.

Voit muutaa asiakohtien järjestystä raahaamalla tai tarttumalla palikan vasempaan laitaan.

Klikkaamalla asiakohtaa voit lisätä päätösehdotuksen tai postaa turhan kohdan.

Kun olet lisännyt esityslistaan kaiken tarvitsemasi, voit jatkaa eteenpäin. Halutessasi voit myös tallentaa tekemäsi valinnat pohjaksi, jolloin voit koostaa seuraavan kokouksen esityslistan vieläkin vaivattomammin. Halutessasi käyttää aiemmin laatimaasi pohjaa valitse kohta Käytä pohjaa.

Voit tallentaa kokouspohjan tämän taloyhtiön käyttöön tai isännöintitoimiston käyttöön, mikäli käytät Viilua isännöintitunnuksella.

Kun olet valmis, paina Seuraava siirtyäksesi Kokouskutsu -vaiheeseen.

Kokouskutsu

Juuri luomasi esityslista on nyt kokouskutsun osana. Lisää kokouskutsuun saateviesti vasemmassa reunassa. Oikeassa reunassa voit esikatsella kokouskutsun mukana lähtevät materiaalit. Selaamalla esikatselun sivuja näet kokouksen esityslistan, valtakirjapohjan ja etäkokouksen osallistumisohjeet. Lataa PDF -painikkeesta voit tallentaa kutsun laitteellesi ja toimittaa sen itse.

Kokouskutsun lähettäminen

Pääset siirtymään kokouskutsun lähettämiseen näytön alareunassa olevalla Lähetä kutsut -painikkeella.

Valitsemalla Viilulla lähetettävät kutsut saat kutsut lähetettyä vaivattomasti kaikille tarpeellisille tahoille.

Osallistujatietojen tuonti

Jos taloyhtiön asukkaat ja osakkaat on tuotu Viilu-palveluun, voit valita Tuo Viilusta -kohdan ja määrittää jakelun valitsemillesi henkilöryhmille: hallitukselle, osakkaille ja/tai asukkaille.

Mikäli sinulla on sähköpostiosoitteet esimerkiksi excel- tai CSV-tiedostona, voit tuoda tiedoston tässä ja lähettää kutsut sen perusteella.

Mikäli isännöitsijä säilyttää taloyhtiön yhteystietoja Fivaldissa tai Tampuurissa, tiedot on myös mahdollista siirtää suoraan rajapinnan kautta.

Yksittäisiä henkilöitä voi lisätä kutsulistaan Lisää yksittäinen -painikkeella.

Kutsujen lähetys

Tuotuasi osallistujatiedot näet listan henkilöistä, joille kutsu on lähdössä. Voit valita sähköisen postituksen tai kirjeen. Kun kaikki vastaanottajat ovat listassa, pääset lähettämään kutsut painamalla Siirry lähetykseen -painiketta. Voit myös lisätä osallistujia ja lähettää kutsuja myöhemmin.

Voit halutessasi tallentaa kutsut lähettämättöminä ja lähettää ne myöhemmin painamalla alaoikealta löytyvää Tallenna -painiketta.

Ennen kutsujen lähtöä pääset vielä tarkistamaan lähtevän sähköpostin esikatselussa.

Lähetyksen vahvistuksessa näet vielä lähtevien kutsujen määrän.

Kun olet vahvistanut kutsujen lähetyksen, prosessityökalu palaa listaan kutsun vastaanottaneista. Voit sulkea lähetysnäkymän painamalla ruksia ylävasemmalla.

Kokous (pöytäkirjaeditori)

Kun kokouksen aika koittaa, voit siirtyä kokoukseen kokouslinkin kautta tai taloyhtiön kokoukset-välilehdeltä.

Voit avata suoraan etäkokousnäkymän, tai pelkän pöytäkirjan. Pöytäkirjanäkymä on kätevä, jos etäkokoukselle ei ole tarvetta (esim. hallituksen kokous, jossa kaikki ovat fyysisesti paikalla).

Ennen kokoukseen liittymistä näet vielä nimesi, jolla esiinnyt kokouksessa. Varmista, että tämä on kirjoitettu oikein, sillä tietoa käytetään kokousasiakirjoissa.

Voit valita näytölle joko etäyhteyden tai pöytäkirjan. Sinisestä väkäsestä voit säätää, onko etäyhteys/pöytäkirjaeditori koko näytöllä vai puolikkaalla. Puolikkaalle näytölle supistettuna pääset käyttämään nimenhuuto-, äänestys- ja aineistovälilehtiä.

Pöytäkirjaeditori ohjaa sinut esityslistan kohtien mukaisesti eteenpäin. Mikäli käytit esityslistan koostamisessa valmiita fraaseja, pöytäkirjan kirjoittaminen vaatii vain tyhjien kohtien täydentämistä pikavalinnoilla. Voit siirtyä pöytäkirjaeditorissa asiakohdasta toiseen painamalla alaoikealta Seuraava -painiketta tai valitsemalla haluamasi kohdan vasemman laidan asialistasta.

Viilu löytää taloyhtiöön liitetyt henkilöt ja esimerkiksi sihteerit ja pöytäkirjantarkastajat voi valita suoraan nimilistasta. Tämä säästää aikaa ja vähentää kirjoitusvirheitä. Voit myös valita Muu henkilö ja kirjoittaa heidän nimensä ja sähköpostiosoitteensa. Tässä vaiheessa täytettyjä tietoja käytetään pöytäkirjan tarkastus- ja allekirjoitusvaiheessa.

Itse lisättyihin esityslistan kohtiin ei ole lisätty fraaseja, joten joudut kirjoittamaan hieman enemmän.

Nimenhuuto

Läsnäolijoiden toteamiseksi käynnistä nimenhuuto yläoikealta. Osakkaat ilmoittautuvat läsnäoleviksi ja Viilu laskee suoraan edustetut osakkeet ja kokonaisosakemäärän osallistujaluettelolle ja pöytäkirjan kohdalle. Lisätietoa nimenhuudosta täällä.

Jos joku osallistujista ei pysty osallistumaan nimenhuutoon, osallistujien lisäämiselle on useita vaihtoehtoja. Voi lisätä henkilön tiedot käsin, valita kutsuluettelon mukaiset henkilöt läsnäoleviksi tai lisätä henkilöt Fivaldin tai Tampuurin rajapinnan kautta.

Äänestäminen

Osallistujat voivat äänestää omilta laitteeltaan, olivat he sitten kokouksessa läsnä tai etänä. Mikäli kokouksessa on paikan päällä henkilöitä joilla ei ole mahdollista käyttää omaa laitettaan, on mahdollista kirjata äänet Kioskimoodissa. Kioskimoodi sopii myös isännöitsijälle ennakkoäänten kirjaamiseen.

Avaa äänestystyökalu ja vaihda kioskimoodiin yläoikealta.

Lisätietoa äänestyksistä löydät täältä.

Hallituksen valinta

Hallituksen jäseniä äänestettäessä ota vastaan ehdokkaiden ilmoittautumiset ja luo niistä äänestys.

Valitse uusi äänestys ja Uuden hallituksen valinta.

Lisää ehdokkaat ja avaa alalaidasta Näytä kaikki asetukset varmistaaksesi, että asetukset ovat tilannetta vastaavat.

Kun kaikki ovat äänestäneet, voit sulkea äänestyksen. Pääset näkemään tulokset ja lisäämään valitut jäsenet pöytäkirjaan.

Kokouksen jälkeen

Kokouksen päättämisen jälkeen voit halutessasi ladata pöytäkirjan ja sen liitteet laitteellesi tai lähettää ne sähköpostitse eteenpäin.

Voit halutessasi käyttää kokousprosessin Tarkastus-vaihetta, jolloin pöytäkirjantarkastajat voivat tarkastaa pöytäkirjan sähköisesti ja jättää kommentit palveluun. Mikäli pöytäkirjantarkastajat on valittu Viilun käyttäjistä, prosessityökalu osaa lisätä heidän nimensä ja sähköpostinsa tarkastajalistalle. Voit myös lisätä henkilöitä listaan.

Lähetettyäsi pöytäkirjan tarkastuskierrokselle pöytäkirjantarkastajat antavat lausuntonsa sen sisällöstä ja voivat kommentoida muutosehdotuksia. Mikäli pöytäkirjan sisältöä on tarpeen muuttaa ennen sen allekirjoittamista, pääsen tekemään sen palaamalla prosessityökalussa Kokous -kohtaan.

Alavasemmalta löydät painikkeen pöytäkirjan muokkaamista varten.

Kun tarkastajat ovat hyväksyneet pöytäkirjan sisällön, päästään lähettämään allekirjoituspyynnöt kokouksen puheenjohtajalle, sihteerille ja pöytäkirjantarkastajille.

Allekirjoitus

Voit halutessasi käyttää pöytäkirjan allekirjoitukseen kokousprosessin Allekirjoitus-vaiheen allekirjoitustyökalua tai allekirjoituttaa asiakirjan toisaalla. Pöytäkirjan allekirjoittamiseen Viilu tarjoaa useita vaihtoehtoja. Voit lähettää allekirjoituslinkin tekstiviestitse, jolloin allekirjoittaminen tapahtuu kosketusnäytöllä. Vahvassa tunnistautumisessa allekirjoittaja tarvitsee verkkopankkitunnukset tai mobiilivarmenteen. Halutessasi voit myös lisätä pöytäkirjaan tyhjät viivat perinteistä allekirjoitusta varten.

Prosessityökalulla aiemmin pöytäkirjaan merkityt henkilöt Viilu lisää allekirjoittajiksi automaattisesti. Allekirjoituspyyntö lähtee ensimmäisenä listan ylimmälle henkilölle. Halutessasi voit muokata järjestystä ja allekirjoittajia.

Kun allekirjoituspyynnöt on lähetetty, viesti lähtee ensimmäisenä listan ylimmälle henkilölle. He saavat sähköpostin allekirjoituspyynnöstä, jonka kautta voivat tilata allekirjoituslinkin puhelimeensa.

Voit seurata prosessityökalusta reaaliaikaisesti miten allekirjoituskierros etenee. Jos allekirjoituskierros jää junnaamaan, pääset suoraan tarkistamaan kenen allekirjoitusvuoroon prosessi on jäänyt. Halutessasi voit lähettää seuraavalle allekirjoittajalle uuden allekirjoituspyynnön avaamalla Toiminnot allekirjoittajan nimen ja allekirjoitustilan oikealta puolelta löytyvästä kolmesta pisteestä. Viilu lähettää allekirjoittajille kolme automaattista muistutusta päivän välein.

Mikäli kokousdokumentit tarvitaan esim. vastikelaskujen lähettämiseen jo ennen allekirjoituskieroksen päättymistä, voit lähettää kaikki kokoukseen liittyvät asiakirjat suoraan haluamaasi osoitteeseen alaoikealta löytyvällä Välitä sähköpostitse -painikkeella.

Kun kaikki ovat allekirjoittaneet, päästään prosessissa eteenpäin koostamaan kokoustiedote.

Tiedote

Kun pöytäkirja on allekirjotettu, kokouksen keskeisimmistä päätöksistä voidaan koostaa tiedote. Valitse pöytäkirjasta tärkeimmät asiat keskisarakkeeseen. Tiedote rakentuu esikatseltavaksi oikeaan laitaan. Mikäli pöytäkirjapoiminta ei sellaisenaan toimi tiedotteessa, voit kirjoittaa tekstiä vapaasti valitsemalla keskisarakkeen alta + Lisää oma kohta.

Kun tiedote on valmis, lähetä se alalaidan Jakele tiedote -painikkeella tai lataa se PDF-tiedostona. Tiedotteen voi lähettää sähköpostitse Viilun kautta. Voi lisätä haluamasi sähköpostit tai valita vastaanottajaryhmät pikavalinnoista. Ennen tiedotteen lähettämistä pääset vielä tarkastelemaan listaa sähköpostiosoitteista, joille tiedote lähtee.

Yhteenveto

Tiedotteen lähettämisen jälkeen ollaan viimeistelyä vaille valmiita. Tässä näkymässä voi arkistoida pöytäkirjan ja liitteet Viilun asiakirjoihin tai tallentaa ne pakettina laitteellesi. Tarkista, että hallitukseen valituilla jäsenillä on oikeat käyttöoikeudet Viiluun. Viimeisenä voit vielä lähetää hallituksen jäsenille tietopyynnöt ja sidonnaisuuskyselyt.

Uudet hallituksen jäsenet täyttävät kaupparekisterin päivitystä varten tarvittavat tiedot sähköpostitse saamastaan linkistä. Kun kaikki ovat täyttäneet kyselyn, tiedot saa ladattua kohdasta Avaa raportti. Raportin avulla isännöitsijälle/kiinteistösihteerille voidaan kootusti toimittaa hallituksen kaupparekisteriin vietävät tiedot ja tilinumerot kokouspalkkion maksamista varten.

Mikäli tarvitset apua, otathan meihin yhteyttä.