A) Yhtiökokous kevyesti
Last updated
Last updated
Valitsit tarvitsevasi vain perustyökalut, eli etäyhteydet ja äänestystyökalut.
Määritä kokoukselle nimi, kuten vaikka "Ylimääräinen yhtiökokous 1-2021". Voit halutessasi lisätä kokoukselle kuvauksen, joka näkyy vain kokouslistauksessa (ei osakkaille).
Voit halutessasi muokata kokouksen asetuksia klikkaamalla Perusasetukset-linkkiä. Oletuksena kokoukseen pääsee linkistä sisään, mutta voit myös halutessasi pakottaa tunnistautumisen. Pelkkiä kokousominaisuuksiamme käyttäville asiakkaille suosittelemme "linkistä sisään periaatetta", eli ei pakoteta tunnistautumista (Verrattavissa esim. Teamsiin). Palvelua laajemmin käyttäville taloyhtiöille tunnistautuminen on kätevämpi vaihtoehto, sillä osakkailla on jo siinä vaiheessa tunnukset muutenkin.
Paina viimeiseksi Luo-painiketta, jolloin kokous luodaan ja listautuu Kokoukset-listaan. Voit avata kokousnäkymän klikaamalla kokouksen riviä.
Määrittämällä kokouksen ajankohdan kokousnäkymässä saat sen näkymään sekä palvelussa että palvelun kautta lähetetyissä kokouskutsuissa. Voit määrittää ajankohdan kokousnäkymässä klikkaamalla Ajankohta-painiketta. Mikäli painiketta ei näy ikkunan yläreunassa, voi olla että sinun tulee ensin painaa oikeassa yläkulmassa sijaitsevaa Toiminnot-painiketta, jonka alta löydät Ajankohta-painikkeen.
Aseta kokouksen päivämäärä ja aloitusajankohta ja paina lopuksi Tallenna.
Voit halutessasi liittää kaikki kokousasiakirjat kokoukseen, jolloin ne toimitetaan osakkaille kokouskutsujen yhteydessä ja ne näkyvät heille kokousnäkymän kautta.
Saat lisättyä aineiston klikkaamalla Aineisto-painiketta kokousnäkymän ylälaidassa ja raahaamalla asiakirjat avautuvaan lokeroon. Mikäli Aineisto-painiketta ei näy kokousnäkymän ylälaidassa, paine ensin oikeassa ylänurkassa sijaitsevaa Toiminnot-painiketta ja valitse sitten Aineisto.
Viimeistele kokouksen valmistelu lähettämällä kokouskutsu osakkaille. Suosittelemme lähettämään kokouslinkin jo kutsun mukana kaikille osakkaille.
Kutsujen lähetys on äärimmäisen helppoa jos taloyhtiö käyttää palvelua laajemmin niin, että osakastiedot löytyvät jo palvelusta. On myös helppoa lähettää kutsut esimerkiksi sähköpostilistan kautta tai tuomalla osakastiedot isännöintijärjestelmästä.
Palvelun kautta lähetetyssä kutsussa menee mukana liittämäsi aineisto ja kokouksen osallistumisohjeet. Suosittelemme kutsujen lähettämistä palvelusta, koska tällöin osallistumisohjeet ja kalenterikutsut jne. lähtevät osallistujille automaattisesti. On myös mahdollista kopioida osallistumislinkki palvelusta ja jakaa se itse vaikka sähköpostitse tai postitse.
Lähetä kutsut Viilulla - vaihtoehdossa on sen helppouden lisäksi toinenkin etu. Yleislinkin sijasta Viilu luo jokaiselle osakkaalle henkilökohtaisen kutsulinkin. Liittymällä kokoukseen henkilökohtaisesta linkistä Viilu yhdistää osakkaaseen automaattisesti hänen nimensä ja osakeryhmänsä, jolloin osakkaan ei tarvitse syöttää niitä itse.
Lähetä kokouskutsu osakkaille yläpalkin Kutsu -painikkeella.
Jos taloyhtiön asukkaat ja osakkaat on tuotu Viilu-palveluun, voit valita Lähetä kutsut Viilulla -kohdan ja määrittää jakelun valitsemillesi henkilöryhmille.
Mikäli sinulla on sähköpostiosoitteet esimerkiksi excel- tai CSV-tiedostona, voit tuoda tiedoston tässä ja lähettää kutsut sen perusteella.
Mikäli isännöitsijä säilyttää taloyhtiön yhteystietoja Fivaldissa, tiedot on myös mahdollista siirtää suoraan rajapinnan kautta.
Yksittäisiä henkilöitä voi lisätä kutsulistaan Lisää yksittäinen -painikkeella.
Tuotuasi osallistujatiedot näet listan taulukkomuodossa. Voit halutessasi tallentaa kutsut lähettämättöminä ja lähettää ne myöhemmin. Kutsujen lähetys tapahtuu valitsemalla osallistujat, joille haluat lähettää kutsun ja painamalla Lähetä kutsu -painiketta. Voit myös lisätä osallistujia ja lähettää kutsuja myöhemmin.
Voit myös valita Lähetä kutsut itse -kohdan. Tällöin saat linkin, jonka voit kopioida kokouskutsuusi. Näkymän väkäsistä saat auki myös Viilu-mobiilisovelluksessa kokouksen avaavan koodin. Kokoukseen puhelimella liittyviä varten muista kopioida myös kokouksen puhelinnumero ja liittymiskoodi.
Osakkaan ohjeen kokoukseen liittymiseen löydät täältä.
Ennen kokousta voi lisätä kokousnäkymään esityslistan ja muut aineistot. Näin osallistujilla on materiaalit helposti saatavilla.
Kun on aika todeta läsnäolijat, nimenhuudon käynnistäminen sujuu nappia painamalla. Ilmoittautuessaan läsnäoleviksi osallistujat ilmoittavat myös edustamansa valtakirjat.
Mikäli äänestyksen vaihtoehdot ovat etukäteen tiedossa voi äänestyksen luoda jo etukäteen. Äänestyksen voi avata heti luomisen yhteydessä tai vasta kun on aika äänestää. Hallitukseen ehdolle asettuvia koskeva äänestys kannattaa tehdä vasta, kun kaikki ehdokkaat ovat tiedossa.
Osallistujat voivat äänestää omilta laitteeltaan, olivat he sitten kokouksessa läsnä tai etänä. Mikäli kokouksessa on paikan päällä henkilöitä joilla ei ole mahdollista käyttää omaa laitettaan, on mahdollista kirjata äänet Kioskimoodissa. Kioskimoodi sopii myös isännöitsijälle ennakkoäänten kirjaamiseen. Lisätietoja äänestyksistä löydät täältä.
