Käyttöönotto-opas

Tämä opas kertoo sinulle, miten perustat oman taloyhtiösi Viilu-palveluun. Opas on suunnattu taloyhtiön edustajille, kuten hallituksen jäsenille ja isännöitsijälle, joka lisää tai täydentää taloyhtiön tietoja palveluun. Jos sen sijaan olet asukas ja haluat liittyä taloyhtiöön, löydät ohjeet siihen täältä.

Taloyhtiön rekisteröinti

1. Tutustu ominaisuuksiin ja eri palvelutasoihin täällä. Valitse se palvelutaso, joka vastaa tarpeitasi. Voit laskea kuukausihinnan suoraan valitsemalla taloyhtiösi huoneistojen määrän liukusäätimellä. Palvelutasoa voi myös helposti vaihdella jälkikäteen käyttöönoton jälkeen.

Huom! Voit hyödyntää myös palvelun maksutonta kokeilujaksoa ja yhdessä miettiä taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän kanssa, että mitkä ominaisuudet sopivat teidän yhtiöllenne. Vaikka ottaisitte suoraan maksullisen palvelun käyttöön, niin aina on mahdollista myös vaihtaa palvelutasoa myöhemmin käyttöönoton jälkeen.

2. Seuraavaksi sinulta kysytään muutama perustieto taloyhtiöstäsi, kuten sen nimi ja asuntojen määrä. Täytä nämä ja siirry eteenpäin.

3. Taloyhtiösi sijaintia kysytään, jotta järjestelmään ei luoda vahingossa samaa taloyhtiötä useampaan kertaan. Sijainti näytetään myös taloyhtiösi talosivulla. Täytä tiedot ja siirry eteenpäin.

4. Valitsemastasi paketista riippuen tässä vaiheessa sinulle saatetaan näyttää yhteenveto laskutuksesta ja voit valita laskutuskauden ja määrittää mihin laskut lähetetään.

5. Kaikki tiedot on nyt syötetty ja olet valmis. Tutustu vielä sopimusehtoihin ja tietosuojaselosteeseen. Viimeistele rekisteröinti painamalla "Viimeistele rekisteröinti"-painiketta.

Talosivun täydentäminen

Talosivun voi tehdä oman näköiseksensä. Tällä hetkellä voit muokata ainakin näitä:

1. Taloyhtiön kuvalla näytät nopeasti miltä yhtiönne näyttää.

2. Talosivun linkillä liität talosivulle dokumentin tai nettisivun kätevästi esille.

3. Talosivun väriä muokkaamalla saat sivun sopimaan vaikka talosi väriin.

4. Taloyhtiön kuvauksella kerrot asukkaille, osakkaille ja maailmalle yhtiöstäsi enemmän.

5. Tietoa taloyhtiöstä-osioon voit listata perustietoja, kuten talotyypin.

6. Isännöitsijän tiedot lisäämällä yhteystiedot, viestit ja vikailmoitukset löytyvät nopeasti.

Tuleeko mieleen muuta, jota haluaisit talosivulla muokata? Heitä vinkki vaikka sähköpostilla [email protected]

Testaaminen hallituksen jäsenten kanssa

Palvelua kannattaa ensin testata vaikka hallituksen kesken ja sen jälkeen lisätä palveluun asukkaat ja osakkaat.

1. Kutsu hallituksen jäsenet käyttäjiksi palveluun Hallintotyökalujen Käyttäjät-osiosta.

2. Kutsusähköpostin painiketta klikkaamalla muut hallituksen jäsenet saavat pääsyn taloyhtiösi digitaalisiin palveluihin.

3. Määrittäessäsi hallituksen roolit näille käyttäjille heidän nimensä ilmestyvät myös palvelun Yhteystiedot-osioon. Yhteystiedoissa näkyy nimi ja rooli, mutta ei henkilökohtaisia yhteystietoja. Asukkaat ja osakkaat voivat lähettää hallitukselle viestejä palvelun kautta.

Huoneistojen listaaminen

Voit lisätä palveluun huoneistojen tunnukset ja osakemäärän, joita käytetään esimerkiksi yhtiökokouksen äänestyksissä. Asukkaat ja osakkaat voivat myös valita huoneistonsa lähettäessään vikailmoituksia, selatessaan huoneistokohtaisia asiakirjoja tai osallistuessaan etäkokouksiin.

1. Avaamalla Hallintotyökalujen Huoneistot-osion näet listan taloyhtiösi huoneistoista.

2. Lisää huoneistoja joko yksitellen tai lataamalla palveluun .xlsx tai .csv muotoinen lista huoneistoista painamalla oikean alareunan plus-painiketta.

3. Palveluun lisätyt käyttäjät (Voit lisätä käyttäjät kohdasta "Käyttäjät") voivat lähettää palvelun kautta oikeuspyynnön, minkä kautta pyytävät lupaa edustaa palvelussa omaa osakettaan tai osakkeitaan. Tiedot voidaan tuota myös suoraan niin, ettei osakkaiden tarvitse lähettää oikeuspyyntöjä palvelun kautta. Tällöin asiakkaalla tulee olla excel tai csv tiedosto osakkaista. Voit pyytää apua tämän toteuttamiseen sähköpostitse Viilun asiakaspalvelusta [email protected]

Tässä esimerkkitiedostot huoneistojen tuomiseksi Excel-muodossa tai CSV-muodossa.

Käyttöoikeuksien jako asukkaille ja osakkaille

Taloyhtiösi asukkaat ja osakkaat voivat saada käyttöoikeuden talosivuillesi kolmella tavalla:

a) Voit kutsua heidät käyttäjiksi Hallintotyökalujen Käyttäjät-osiosta.

Voit kutsua henkilöitä yksitellen tai tuomalla listan, jos tiedät heidän sähköpostiosoitteensa. Tämä on kätevä tapa kutsua kaikki kerralla, jos asukkaiden ja osakkaiden sähköpostiosoitteet ovat jo vaikka isännöitsijän tiedossa.

Tässä esimerkkitiedostot käyttäjien tuomiseksi Excel-muodossa tai CSV-muodossa. Huoneistojen tunnukset sarake ei ole pakollinen, mutta helpottaa palvelun käyttöönottoa.

b) He voivat pyytää käyttöoikeutta talosivulla sijaitsevalla painikkeella.

Voit ohjata asukkaat ja osakkaat vierailemaan talosivullasi ja painamaan "Pyydä kutsua"-painiketta tilanteessa, jossa asukkaiden ja osakkaiden sähköpostit eivät ole tiedossa. Tämä saattaa olla myös kätevin tapa uusille asukkaille tai osakkaille myöhemmin.

c) He voivat saada kutsun huoneiston edustajaksi ja käyttäjäksi toiselta käyttäjältä.

Käyttäjät voivat kutsua muita henkilöitä huoneistonsa jäseniksi, näin ollen myös antaen käyttöoikeuden taloyhtiön digitaalisiin palveluihin. Esimerkiksi voin kutsua vaimoni huoneistomme käyttäjäksi, jolloin hän saa käyttöoikeuden palveluun.