# Viilu Taloyhtiö taskussasi. Viilu on palvelu, joka helpottaa taloyhtiöiden arkea. ## Kattavat työkalut asukkaalle, osakkaalle ja hallitukselle {% hint style="info" %} Voit ottaa Viilu-palvelun itse käyttöösi. Kurkkaa [käyttöönotto-opasta](/hallitus/kayttoonotto-opas)! {% endhint %} [Viilu](https://vii.lu) sopii niin pienille kuin suurillekin taloyhtiöille. Käy kokeilemassa tai kysy lisätietoa vaikka chatissa, videopuhelulla tai . ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-M4GQ3oMAysdLazOdrYU%2F-M4GQvDiJaZJOeSJBfur%2Fhome.png?alt=media\&token=49357daf-d77e-415c-9e4f-e457ec020370) # Usein kysytyt kysymykset (UKK) #### Mikä Viilu-palvelun idea on? Me Viilulla haluamme, että ihmisten on helppo hoitaa arkiset taloyhtiöasiat mistä ja milloin vain. Samoin isännöintitoimistot kaipaavat tehokkaita työkaluja, jotta voivat palvella sinua mahdollisimman hyvin. Viilu-palvelu on helppokäyttöinen kokonaisuus työkaluja näiden asioiden ratkomiseen. Tuomme useita markkinoilla olevia yksittäisiä ja erillisiä digitaalisia palveluita yhden palvelun piiriin. Tämä tuo asiakkaillemme säästöjä, nopeuttaa arkea ja parantaa kustannustehokkuutta. **Mikä on Viilun toiminta-ajatus?** Viilun toiminta-ajatuksena on tarjota digitaalista päätöksentekoa, hallintaa ja viestintää palveluna taloyhtiöille ja isännöintiyrityksille. **Paljonko Viilu-palvelu maksaa?** ***Taloyhtiöt:*** Viilu-palvelun hinnoittelu riippuu palvelutasosta ja taloyhtiön huoneistojen määrästä. Verkkosivuillamme kohdassa ["Hinnoittelu"](https://vii.lu/pricing?source=header) on taloyhtiöille kolme palvelutasoa, joista voi valita taloyhtiölle sopivan vaihtoehdon. Huoneistojen määrään perustuvan kuukausihinnan voi laskea suoraan ["Hinnoittelu"](https://vii.lu/pricing?source=header) sivulta löytyvälä liukusäätimellä. ***Isännöintiyrityksille*** tarjoamme kiinteistöjen määrään perustuvaa hinnoittelumallia. Mallissa isännöitsijäyritys hankkii keskitetysti Viilu-palvelun käyttöönsä osaksi tarjoamaansa isännöintipalvelua. Kysy tarjous palvelustamme isännöintiyritykselle ***Tarjoamme lisäksi kaikille*** asiakkaillemme moduuliperusteista hinnoittelua. Asiakas voi valita sopivat ominaisuudet ja maksaa näiden käytöstä kuukausihintaa. Moduuleita voivat olla esimerkiksi kokous, asiakirjat, vuorot ja jonot tai tehtävienhallinta -ominaisuus. Kysy lisää hinnoittelusta asiakaspalvelustamme #### Onko palvelu tietoturvallinen? Kyllä. Palvelun tietoturva on meille ensiarvoisen tärkeää, ja se on huomioitu kaikessa yrityksemme toiminnassa. Kaikki syöttämänne tiedot, asiakirjat ja sisällöt ovat teidän omaisuuttanne. Tietoihin ja asiakirjoihin pääsee käsiksi vain kutsumasi tunnistautuneet käyttäjät teidän määrittämillä käyttöoikeuksilla. Kaikki liikenne on salattua päästä päähän ja käyttämämme palvelinsali sijaitsee Suomessa. Voit lukeaa lisää tietoturvakäytännöistämme ja tietosuojasta täältä: [Tietoturvakuvaus ja tietosuojaselosta](https://vii.lu/security?source=footer) **Miten löydän taloyhtiöni talosivun?** Löydät taloyhtiösi sivun helpoiten [etsi taloyhtiösi](https://app.taloyht.io/internal/find) sivulta. Syötä taloyhtiösi nimi tai katuosoite etsiäksesi taloyhtiötä. Mikäli oikeaa taloyhtiötä ei löydy voi olla, että taloyhtiösi ei vielä käytä taloyht.io palvelua. Kysäise tilanteesta taloyhtiösi hallitukselta, mikäli et ole varma asiasta. **Miten kirjaudun sisään?** Voit tunnistautua palveluun kolmella tavalla; sähköpostilla, puhelinnumerolla tai Google-tunnuksella. Tunnistautumisen lisäksi sinulla tulee olla käyttöoikeus taloyhtiösi digitaalisiin palveluihin. Voit saada käyttöoikeuden kolmella eri tavalla: a) Taloyhtiön hallitus tai isännöitsijä voi kutsua sinut käyttäjäksi. b) Voit pyytää kutsua taloyhtiösi talosivulta. c) Olemassa oleva käyttäjä voi jakaa sinulle huoneistonsa edustusoikeuden. #### Kuinka liityn kokoukseen? Taloyhtiösi hallitus tai isännöitsijä on lähettänyt sinulle kutsun sähköpostitse. Sähköpostin painiketta klikkaamalla pääset osallistumaan kokoukseen. Saatat joutua kirjautumaan sisään tunnuksillasi mikäli kokouksen järjestäjä haluaa osallistujien tunnistautuvan ennen liittymistä. **Miten digitaalinen yhtiökokous toimii?** Palvelullamme voi pitää erilaisia kokouksia ja tavanomaisia kokouksia ovat hallituksien kokoukset, yhtiökokoukset ja erilaiset hankekokoukset sekä viikkopalaverit. Palvelussamme on myös muun muassa äänestysominaisuus. Digitaalisesta kokouksesta saat lisätietoa [täältä.](https://www.youtube.com/watch?v=tOW8kUx2fEc) [Katso video!](https://www.youtube.com/watch?v=tOW8kUx2fEc) #### Miten saan käyttöoikeuden talosivuille? Taloyhtiösi hallitus tai isännöitsijä voivat lähettää sinulle kutsun sähköpostitse tai voi pyytää kutsua taloyhtiösi sivuilta. Löydät taloyhtiösi sivut esimerkiksi [tämän hakutoiminnon kautta](https://app.vii.lu/). #### Mistä saan teknistä tukea? Voit olla meihin yhteydessä soittamalla numeroon [050 408 7492](tel:0504087492) tai lähettämällä sähköpostia osoitteeseen . #### Miten palvelua käytetään? Voit käyttää palvelua [kirjautumalla sisään](https://app.vii.lu/) ja valitsemalla oman taloyhtiösi. Palvelu toimii sekä selaimen kautta että mobiilisovelluksen välityksellä. #### Ovatko toiminnallisuudet samat kaikille? Palvelun toiminnallisuudet vaihtelevat käyttöoikeustasojen mukaan. Esimerkiksi osakkaat eivät näe hallintotyökaluja tai hallituksen asiakirjoja. Vastaavasti asukaat eivät voi äänestää yhtiökokouksissa. Palvelun toiminnallisuudet on värikoodattu niin, että *siniset* asiat näkyvät kaikille ja *violetit* asiat näkyvät vain hallitukselle ja isännöinnille. #### Miten voin poistaa kaikki tietoni palvelusta? Tietosuoja-asetuksen mukaisesti sinulla on oikeus pyytää tietojesi poistamista palvelusta. Voit pyytää tietojesi poistamista lähettämällä pyynnön meille sähköpostitse osoitteeseen . **Voiko Viilu-palveluun integroida muita taloyhtiön palveluita?** Viilu-palveluun voi integroida muita taloyhtiön ja isännöintiyrityksen digitaalisia palveluita. Olemme Viilulla hyvin avoimia erilaisia rajapintoja kohtaan, jotka hyödyttävät ja helpottavat asiakkaidemme arkea. Esimerkiksi veden ja lämmön kulutusseurantaan liittyävät palvelut ovat tavanomaisia palveluita, joita asiakkaamme haluavat palveluumme integroida. Lisäksi taloushallinto ja talouden seuranta ovat myös tavanomaisia integroitavia palveluita. **Saako Viilu-palveluun liitettyä porras- ja varausnäyttöjä?** Parhaillaan kehitämme ja pilotoimme asiakkaidemme kanssa porrasnäyttöjä. Tarkoituksena on kehittää porrasnäyttöjen avulla taloyhtiöviestintää ja mahdollistaa muun muassa erilaisten varausten toteuttaminen porras- ja varausnäyttöjen kautta. Näytöt tulevat myyntiin laajemmin vuoden 2021 aikana. Kysy lisää asiakaspalvelustamme **Millaisia kokemuksia asiakkaillanne on Viilu-palvelusta?** Olemme kehittäneet Viilu-palvelua yhdessä asiakkaidemme kanssa. Olemme kuunnelleet asiakkaitamme ja pyrkineet kehittämään palvelua asiakkaidemme toiveiden sekä palautteiden perusteella. Meillä on muutama julkinen referenssi, jonka asiakkaamme ovat luvanneet meidän julkaista. * As Oy Helsingin Redin Majakka: [Katso video](https://www.youtube.com/watch?v=6XxBnsvVsUQ) * “Yhtiökokous onnistui erinomaisesti ja siinä missä aikaisemmin ääntenlaskentaan meni noin 40–50 minuuttia, nyt aikaa kului vain noin 10 minuuttia. Varmasti käytämme Viilua yhtiökokouksissamme myös jatkossa.“ Markus Hammar, hallituksen jäsen * Asunto Oy Kukkalax, Santeri Valve, Hallituksen puheenjohtaja * “Tämä pelasti kyllä meidän yhtiökokouksen ihan totaalisesti. Varsinkin ikääntyneet osakkaat kiittivät hallitusta jälkeenpäin siitä, että heilläkin oli mahdollisuus osallistua koronavirusepidemiasta huolimatta. Heille tämä oli iso juttu.“ # Yhtiökokousopas Tämä opas kertoo miten pidät onnistuneen yhtiökokouksen Viilu-palvelulla ## Voiko yhtiökokouksen pitää etänä? Kyllä! Hallitus voi määrätä, että kokoukseen voidaan osallistua myös kokouspaikan ulkopuolelta teknisen välineen avulla, jos yhtiöjärjestys ei tätä estä. Huomioi kuitenkin, että fyysinenkin kokouspaikka täytyy vielä lain mukaan määrittää. Viilusta on apua sekä etänä että paikan päällä osallistujille. [Kokeile Viilua kuukausi veloituksetta. Pidä vaikka yhtiökokous.](https://vii.lu) ## Ennen yhtiökokousta ### Tee päätös tunnistautumisen suhteen Haluatko että osakkaat tunnistautuvat kokoukseen kirjautumalla palveluun sisään vai riittääkö kokouksen yksilöllisellä linkillä liittyminen? Tunnistautuminen on varsin hyvä vaihtoehto, jos käytätte Viilu-palvelua jo entuudestaan. Tunnistautumattomana liittyminen on osakkaalle hiukan helpompaa, koska erillistä tunnusta ei tarvita. Molemmissa tapauksissa osakkaiden nimi on tiedossa ja näkyvissä kokouksen aikana. ### Luo harjoituskokous palveluun Luo harjoituskokous palvelun Etäkokoukset-osiosta. On suositeltavaa tutustua kokoustamiseen vaikka hallituksen ja isännöitsijän kesken. Voimme myös ottaa teidän kanssanne harjoituskokouksen, jossa näytämme miten yhtiökokouksen pitäminen onnistuu palvelumme kautta. Varaa teille sopiva aika verkkosivujemme kautta:
Esittelemme palvelua mielellämme. Tehdään teidän yhtiökokouksesta menestys!
### Pidä lyhyt kenraaliharjoitus Aikapaineettoman harjoituskokouksen pitäminen osakkaiden kesken on suositeltua, koska etänä osallistuminen on monelle uutta. Usein tämä voi olla vaikka yhtiökokousta edeltävänä päivänä puolen tunnin harjoitus-sessio, jossa osakkaat voivat varmistua siitä, että pääsevät varsinaiseen kokoukseen huoletta. ### Perusta varsinainen yhtiökokous palveluun 1. Mikäli äänestyksiä on tulossa on suositeltua määritellä osakeryhmien äänimäärät Hallintotyökalujen Huoneistot-osiossa. 2. Kokousta luodessa suosittelemme valitsemaan mikrofonit ja kamerat mykistetyiksi, jotta säästytään suuremmalta melulta, kun osakkaat alkavat liittyä kokoukseen. 3. Lisää aineisto ja äänestykset kokousnäkymään jo ennen kutsujen lähetystä, jotta niihin voi tutustua etukäteen. ### Lähetä kokouskutsut #### Huom: * Mahdollisuudesta osallistua kokoukseen Viilun avulla on mainittava yhtiökokouskutsussa. * Lain mukaan kokouskutsu täytyy lähettää kaksi viikkoa ennen kokouksen ajankohtaa. * Fyysinen kokouspaikka on kirjattava kokouskutsuun. Kokousnäkymästä voit lähettää kokouskutsut kaikille osakkaille nappia painamalla, jos osakkaat on kutsuttu Viilu-palveluun jo aiemmin. Vaihtoehtoisesti voit lähettää kutsut myös sähköpostiosoitteisiin valitsemalla kohdan "Muille". Sähköpostilistan saat isännöitsijältänne. Kutsun vastaanotettuaan osakkaat pääsevät tutustumaan kokouksen aineistoon etukäteen. He voivat kommentoida aineistoa tai osallistua mahdollisiin ennakkoäänestyksiin. **Paperisessa kokouskutsussa** voit mainita, että kokouksen linkki lähetetään osakkaille sähköpostitse. Voit myös halutessasi liittää kokouskutsuun kokouksen lyhytlinkin tai puhelinnumeron ja kokouskoodin. Mainitse myös, että kokousnäkymän kautta voi pyytää puheenvuoroja ja että äänestykset hoidetaan suljettuna lippuäänestyksenä kokousnäkymän kautta.
## Käytännön kokoustaminen > Suosittelemme kokouksen aloittamista noin puoli tuntia ennen asioiden käsittelyn aloittamista varsinkin jos ette pitäneet osakkaiden kanssa harjoituskokousta. Kokouksen osallistujille löytyy helppoköyttäinen ohje [kokoukseen liittymisestä](/kokoukset/kokoukseen-liittyminen) ja [kokousnäkymän toiminnoista](/kokoukset/kokousnaekymae). ### Kokouksen avaaminen Kannattaa alkuun mainita, että puheenvuoroja voi pyytää painamalla kokousnäkymän "nosta käsi"-painiketta. Muuten mikrofonit kannattaa pitää mykistettynä. Hallituksella ja isännöitsijällä on myös mahdollisuus mykistää muiden mikrofoneja, jos hälyääniä havaitaan. Kokouksen puheenjohtaja tai sihteeri voivat jakaa näyttöään ja näin voidaan esimerkiksi käydä läpi esityslistaa ja aineistoa. ### Nimenhuuto Kokousnäkymästä voidaan suorittaa nimenhuuto, jolloin saadaan läsnäolijalista muodostettua hyvinkin nopeasti. Aloitettuasi nimenhuudon kaikkien osallistujien näytöille pompahtaa nimenhuutoikkuna, josta he ilmoittavansa olevan paikalla ja edustavansa huoneistojaan. Läsnäolijalista saadaan tarvittaessa ulos Excelinä. ### Äänestykset Suljetut lippuäänestykset voi hoitaa suoraan kokousnäkymän kautta. Avattuasi äänestyksen osallistujat voivat äänestää osakeryhmänsä äänimäärän mukaisesti ja palvelu laskee tulokset automaattisesti. Tulokset saadaan tarvittaessa ulos Excelinä. Automaattista ääntenlaskentaa voidaan hyödyntää myös fyysisellä kokouspaikalla. Kokousnäkymän voi avata kokouspaikalla vaikkapa tabletille tai tietokoneelle ja valita äänestyksestä **kioskimoodin**. Kioskimoodin kautta paikan päällä voidaan äänestää järjestelman kautta, vaikka omaa älylaitetta ei löytyisikään. ### Pöytäkirjan muodostaminen Pöytäkirjan muodostamisen apuna voit käyttää prosessityökalua, jonka avulla pöytäkirja rakentuu kokouksen aikana kuin itsestään. Oppaan prosessityökalun käytöstä löydät [täältä](/yhtioekokousopas/yhtioekokouksen-jarjestaminen/b-yhtioekokous-prosessityoekalulla). ### Ongelmia kokoukseen liitymisessä? Olemme koonneet ohjeet tavanomaisimpiin kokousongelmiin [tänne](/kokoukset/ongelmia-kokoustaessa). Mikäli yhteysongelmia ilmenee suosittelemme liittymään kokoukseen tavallisella puhelinsoitolla. Tämä on mahdollista soittamalla kokouskutsussa esitettyyn numeroon ja syöttämällä kokouksen PIN-koodin. # Yhtiökokouksen järjestäminen Yhtiökokouksen valmistelu isännöitsijän tai hallituksen toimesta. ## Valitse tarvitsemasi työkalut Yhtiökokouksen valmistelu alkaa valitsemalla miten laajat työkalut haluat käyttöösi kokouksen valmisteluun, kokoustamiseen ja sen viimeistelyyn. Voit luoda uuden kokouksen talosivujen kautta kohdasta **Hallintotyökalut -> Kokoukset**. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MUK5X1a9dfitDG5lZc2%2F-MUK7sBfA2LvNdiBuqgD%2FScreenshot%202021-02-24%20at%2019.43.25.png?alt=media\&token=f5ded5c8-68ab-44fb-8049-8d059c06bcb5) Mikäli tarpeesi ovat yksinkertaiset, eli tarvitset lähinnä etäyhteydet ja äänestystyökalut, voit valita kokousta luodessasi "**Yhtiökokous kevyesti**". Mikäli taas haluat hyödyntää pidemmälle vietyjä ominaisuuksia ja prosesseja, valitse "**Yhtiökokous prosessityökalulla**". Prosessityökalu tarjoaa suuria aikasäästöjä yhdistämällä kaikki yhtiökokouksen ympärillä tarvittavat työkalut yhteen ohjattuun prosessiin. "Yhtiökokous kevyesti" on hyvä vaihtoehto mikäli aiot tuottaa kokouskutsut, pöytäkirjat ja tiedotteet käsin esimerkiksi Wordilla ja allekirjoituttaa ne jollakin muulla palvelulla. "Yhtiökokous prosessityökalulla" vaihtoehdossa nämä asiakirjat luodaan kokoustyökalujen kautta ja voidaan allekirjoituttaa suoraan samassa palvelussa. {% hint style="info" %} Mikäli haluat täyden hyödyn irti prosessityökaluista, suosittelemme että otat meihin yhteyttä. Voimme yhdessä säätää asetukset teidän olemassa oleviin prosesseihin yhteensopiviksi. {% endhint %} Ohje jatkuu valintasi mukaan joko kohdassa Yhtiökokous kevyesti tai Yhtiökokous prosessityökalulla. # A) Yhtiökokous kevyesti Valitsit tarvitsevasi vain perustyökalut, eli etäyhteydet ja äänestystyökalut. ## 1. Luo kokous ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MUK5X1a9dfitDG5lZc2%2F-MUKAqGRowwhL0hfv5iu%2FScreenshot%202021-02-24%20at%2019.56.25.png?alt=media\&token=ec3e8b34-2a10-4cd8-968d-332d49224d6f) Määritä kokoukselle nimi, kuten vaikka "Ylimääräinen yhtiökokous 1-2021". Voit halutessasi lisätä kokoukselle kuvauksen, joka näkyy vain kokouslistauksessa (ei osakkaille). Voit halutessasi muokata kokouksen asetuksia klikkaamalla Perusasetukset-linkkiä. Oletuksena kokoukseen pääsee linkistä sisään, mutta voit myös halutessasi pakottaa tunnistautumisen. Pelkkiä kokousominaisuuksiamme käyttäville asiakkaille suosittelemme "linkistä sisään periaatetta", eli ei pakoteta tunnistautumista (Verrattavissa esim. Teamsiin). Palvelua laajemmin käyttäville taloyhtiöille tunnistautuminen on kätevämpi vaihtoehto, sillä osakkailla on jo siinä vaiheessa tunnukset muutenkin. Paina viimeiseksi Luo-painiketta, jolloin kokous luodaan ja listautuu Kokoukset-listaan. Voit avata kokousnäkymän klikaamalla kokouksen riviä. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MUK5X1a9dfitDG5lZc2%2F-MUKCNILXlNpV6Eanx28%2FScreenshot%202021-02-24%20at%2020.03.07.png?alt=media\&token=0e74b45a-ee2f-4d1a-8678-ccb5be9c9205) ## 2. Määritä kokouksen ajankohta Määrittämällä kokouksen ajankohdan kokousnäkymässä saat sen näkymään sekä palvelussa että palvelun kautta lähetetyissä kokouskutsuissa. Voit määrittää ajankohdan kokousnäkymässä klikkaamalla Ajankohta-painiketta. Mikäli painiketta ei näy ikkunan yläreunassa, voi olla että sinun tulee ensin painaa oikeassa yläkulmassa sijaitsevaa Toiminnot-painiketta, jonka alta löydät Ajankohta-painikkeen. Aseta kokouksen päivämäärä ja aloitusajankohta ja paina lopuksi Tallenna. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MUK5X1a9dfitDG5lZc2%2F-MUKDCWcqTGY2lfVy3Tv%2FScreenshot%202021-02-24%20at%2020.06.44.png?alt=media\&token=7df0bfc3-7b19-4dba-9422-198297f9a950) ## 3. Liitä kokousaineisto Voit halutessasi liittää kaikki kokousasiakirjat kokoukseen, jolloin ne toimitetaan osakkaille kokouskutsujen yhteydessä ja ne näkyvät heille kokousnäkymän kautta. Saat lisättyä aineiston klikkaamalla Aineisto-painiketta kokousnäkymän ylälaidassa ja raahaamalla asiakirjat avautuvaan lokeroon. Mikäli Aineisto-painiketta ei näy kokousnäkymän ylälaidassa, paine ensin oikeassa ylänurkassa sijaitsevaa Toiminnot-painiketta ja valitse sitten Aineisto. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MUK5X1a9dfitDG5lZc2%2F-MUKEM0MrSniqjucChKu%2FScreenshot%202021-02-24%20at%2020.11.46.png?alt=media\&token=32b94618-4bc5-4fe1-8141-8de63e3a74f4) ## 4. Kutsu osakkaat kokoukseen Viimeistele kokouksen valmistelu lähettämällä kokouskutsu osakkaille. Suosittelemme lähettämään kokouslinkin jo kutsun mukana kaikille osakkaille. Kutsujen lähetys on äärimmäisen helppoa jos taloyhtiö käyttää palvelua laajemmin niin, että osakastiedot löytyvät jo palvelusta. On myös helppoa lähettää kutsut esimerkiksi sähköpostilistan kautta tai tuomalla osakastiedot isännöintijärjestelmästä. Palvelun kautta lähetetyssä kutsussa menee mukana liittämäsi aineisto ja kokouksen osallistumisohjeet. Suosittelemme kutsujen lähettämistä palvelusta, koska tällöin osallistumisohjeet ja kalenterikutsut jne. lähtevät osallistujille automaattisesti. On myös mahdollista kopioida osallistumislinkki palvelusta ja jakaa se itse vaikka sähköpostitse tai postitse. {% hint style="info" %} *Lähetä kutsut Viilulla* - vaihtoehdossa on sen helppouden lisäksi toinenkin etu. Yleislinkin sijasta Viilu luo jokaiselle osakkaalle henkilökohtaisen kutsulinkin. Liittymällä kokoukseen henkilökohtaisesta linkistä Viilu yhdistää osakkaaseen automaattisesti hänen nimensä ja osakeryhmänsä, jolloin osakkaan ei tarvitse syöttää niitä itse. {% endhint %} Lähetä kokouskutsu osakkaille yläpalkin *Kutsu* -painikkeella. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYJXI3-eftZR10g9x29%2F-MYJbixAxa34ZhosUz8r%2Fkutsu1.png?alt=media\&token=d44fdf12-3f4a-49f2-862d-8546cc444f59) ### Osallistujatietojen tuonti ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MXqHxdIeiRbd0phgg87%2F-MXqYWsD51SYpDMSbYBc%2Fpros11.png?alt=media\&token=de201f25-aab2-4f4a-b65b-374748795d10) Jos taloyhtiön asukkaat ja osakkaat on tuotu Viilu-palveluun, voit valita *Lähetä kutsut Viilulla* -kohdan ja määrittää jakelun valitsemillesi henkilöryhmille. Mikäli sinulla on sähköpostiosoitteet esimerkiksi excel- tai CSV-tiedostona, voit tuoda tiedoston tässä ja lähettää kutsut sen perusteella. Mikäli isännöitsijä säilyttää taloyhtiön yhteystietoja Fivaldissa, tiedot on myös mahdollista siirtää suoraan rajapinnan kautta. Yksittäisiä henkilöitä voi lisätä kutsulistaan *Lisää yksittäinen* -painikkeella. ### Kutsujen lähetys Tuotuasi osallistujatiedot näet listan taulukkomuodossa. Voit halutessasi tallentaa kutsut lähettämättöminä ja lähettää ne myöhemmin. Kutsujen lähetys tapahtuu valitsemalla osallistujat, joille haluat lähettää kutsun ja painamalla *Lähetä kutsu* -painiketta. Voit myös lisätä osallistujia ja lähettää kutsuja myöhemmin. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYsbBarKXaIqPifWVWU%2F-MYsbxKTX4vtqVNBzwni%2Fkutsuna%CC%88kyma%CC%88.png?alt=media\&token=210625b0-ac75-42f2-9e46-b086edd8e854) ### Yleislinkki kokoukseen Voit myös valita *Lähetä kutsut itse* -kohdan. Tällöin saat linkin, jonka voit kopioida kokouskutsuusi. Näkymän väkäsistä saat auki myös Viilu-mobiilisovelluksessa kokouksen avaavan koodin. Kokoukseen puhelimella liittyviä varten muista kopioida myös kokouksen puhelinnumero ja liittymiskoodi. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYJXI3-eftZR10g9x29%2F-MYJgP0YQOWt2oeX7bkH%2Fkutsu2.png?alt=media\&token=e43237b0-8d5b-49bd-94fd-e29c8c7d4157) Osakkaan ohjeen kokoukseen liittymiseen löydät [täältä](/kokoukset/kokoukseen-liittyminen). ## 5. Kokousta Ennen kokousta voi lisätä kokousnäkymään esityslistan ja muut aineistot. Näin osallistujilla on materiaalit helposti saatavilla. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MWnVvOVRYdpY2hCofCE%2F-MWnw3lEYm23h4sq86Mj%2Fkokousn%C3%A4kym%C3%A48.png?alt=media\&token=d1528502-8c4a-45c2-acff-fd042596e040) ### Nimenhuuto Kun on aika todeta läsnäolijat, [nimenhuudon](/yhtioekokousopas/nimenhuuto) käynnistäminen sujuu nappia painamalla. Ilmoittautuessaan läsnäoleviksi osallistujat ilmoittavat myös edustamansa valtakirjat. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MWnVvOVRYdpY2hCofCE%2F-MWo4B-xKWJv_Wgzvs3h%2Fkokousn%C3%A4kym%C3%A47.png?alt=media\&token=c5dd2a8e-7bf5-4204-88b4-895a643a64f9) ### Äänestykset Mikäli äänestyksen vaihtoehdot ovat etukäteen tiedossa voi äänestyksen luoda jo etukäteen. Äänestyksen voi avata heti luomisen yhteydessä tai vasta kun on aika äänestää. Hallitukseen ehdolle asettuvia koskeva äänestys kannattaa tehdä vasta, kun kaikki ehdokkaat ovat tiedossa. ![Osallistujan äänestysnäkymä](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MXpi6QeiiA_lnx-k8xo%2F-MXq9udFx83W_VMfSqpO%2Fkokousn%C3%A4kym%C3%A411.png?alt=media\&token=dc8841f9-8446-46ce-bee6-e4ec87093cf1) Osallistujat voivat äänestää omilta laitteeltaan, olivat he sitten kokouksessa läsnä tai etänä. Mikäli kokouksessa on paikan päällä henkilöitä joilla ei ole mahdollista käyttää omaa laitettaan, on mahdollista kirjata äänet **Kioskimoodi**ssa. Kioskimoodi sopii myös isännöitsijälle ennakkoäänten kirjaamiseen. Lisätietoja äänestyksistä löydät [täältä](/yhtioekokousopas/aeaenestykset). # B) Yhtiökokous prosessityökalulla ### Kokouksen luonti Muuta kokouksen nimeä tarvittaessa. Halutessasi voi lisätä kuvauksen ja muokata kokouksen asetuksia. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MXqE3dqNroPrNIkxef5%2F-MXqFow8sfOwErRdo0bK%2Fpros1.png?alt=media\&token=facec68b-4c9b-4091-b07f-5e315d44b0e2) Perusasetuksilla osallistujat voivat liittyä kirjautumatta Viilu-palveluun. Kokoukseen liittyessä osallistujalta kysytään hänen nimensä. Osallistuja ilmottaa edustamansa huoneistot kokouksessa tai ne voivat määräytyä lähettämäsi kutsun perusteella. Kamera ja mikrofoni ovat oletuksena mykistettyinä kokoukseen liityttäessä. Jos kokoukseen on tulossa paljon osallistujia, tämä on hyvä pitää näin. ![Kun olet tyytyväinen valitsemiisi asetuksiin, siirry eteenpäin kohdasta Luo.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MXqE3dqNroPrNIkxef5%2F-MXqGGwOuE3ei9VYWFcg%2Fpros2.png?alt=media\&token=ed9862ac-f3a9-4132-b67a-62961fd0b805) ![Seuraavaksi prosessityökalu vie sinut läpi kokouksen vaihe vaiheelta.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2FdppDwnhP3cw1R9sdfWd4%2Fv1.png?alt=media\&token=14f74d75-444e-455f-a9cf-f4152a06a2ba) ### Ajankohta Ensimmäisenä valitaan kokouksen ajankohta ja kokouspaikka. Näitä tietoja käytetään myöhemmissä vaiheissa, kuten kokouskutsun muodostamisessa. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2F1A6VqrnNwvPe4qK3HwuH%2Fv2.png?alt=media\&token=bb43632c-6700-4711-8100-1317e2ebfa87) Jos kokouksen ajankohdasta ei olla vielä sovittu, voit hoitaa myös sen prosessityökalun avulla valitsemalla Lähetä ajankohtakysely. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2FcLxvD5RFsGB5gBP2UWlV%2Fv3.png?alt=media\&token=09a1691b-1587-44a0-ac1f-59a66c7f8633) Avautuvassa näkymässä voi lisätä sinulle sopivat kokousajankohdat ja lähettää kyselyn valitsemillesi henkilöille. Hallituksen ja isännöinnin lisäksi voi lähettää kyselyn sähköpostitse myös muille henkilöille. Kyselyyn vastaaminen edellyttää Viiluun kirjautumista. ### Aineisto Seuraavaksi lisätään kokouksen aineisto: tilinpäätös, talousarvio, remonttisuunnitelma, mitä ikinä onkaan tarpeen käsitellä. Lataa tiedostot omalta laitteeltasi kokousaineistoihin. Tämän voi myös jättää tyhjäksi. ![Valitse alaoikealta + LISÄÄ. Halutessasi voi järjestää tiedostot haluamaasi järjestykseen.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2FKSEqrFPaLhgvIp3DXxR5%2Fv4.png?alt=media\&token=5eefb0ba-7d40-43e2-9671-7b54046f19aa) ### Esityslista {% hint style="info" %} Kokousvaiheen pöytäkirjaeditori pohjaa tässä vaiheessa rakennettavaan esityslistaan. {% endhint %} Sitten rakennetaan esityslista. Yhtiökokouksessa monet esityslistan kohdat toistuvat vuodesta toiseen. Vasemman laidan listassa olevat esityslistan kohdat sisältävät valmisfraaseja, jotka nopeuttavat pöytäkirjan täyttämistä kokouksessa. Koosta kokouksen esityslista niistä ja lisää muita kohtia keskimmäisen sarakkeen *Lisää oma kohta* -valinnasta. ![Voit muutaa asiakohtien järjestystä raahaamalla tai tarttumalla palikan vasempaan laitaan.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2FNslFG4eAjbnSg6dm8HJU%2Fv6.png?alt=media\&token=40b6d7d1-e8d4-482b-ba3b-319a74b6683a) ![Klikkaamalla asiakohtaa voit lisätä päätösehdotuksen tai postaa turhan kohdan.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2FvHQZKttXQaSE8IeCqFW2%2Fv41.png?alt=media\&token=9b4c0d93-60f0-4125-8629-c488c757c545) Kun olet lisännyt esityslistaan kaiken tarvitsemasi, voit jatkaa eteenpäin. Halutessasi voit myös tallentaa tekemäsi valinnat pohjaksi, jolloin voit koostaa seuraavan kokouksen esityslistan vieläkin vaivattomammin. Halutessasi käyttää aiemmin laatimaasi pohjaa valitse kohta *Käytä pohjaa*. ![Voit tallentaa kokouspohjan tämän taloyhtiön käyttöön tai isännöintitoimiston käyttöön, mikäli käytät Viilua isännöintitunnuksella.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2FbpUE6w4BtWe6YXiLsPgl%2Fv8.png?alt=media\&token=827e0342-71b0-4fc3-8d76-2e94b5ab8e6b) Kun olet valmis, paina *Seuraava* siirtyäksesi Kokouskutsu -vaiheeseen. ### Kokouskutsu Juuri luomasi esityslista on nyt kokouskutsun osana. Lisää kokouskutsuun saateviesti vasemmassa reunassa. Oikeassa reunassa voit esikatsella kokouskutsun mukana lähtevät materiaalit. Selaamalla esikatselun sivuja näet kokouksen esityslistan, valtakirjapohjan ja etäkokouksen osallistumisohjeet. *Lataa PDF* -painikkeesta voit tallentaa kutsun laitteellesi ja toimittaa sen itse. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2FuVwVOo5gdQDuqTgwVF5P%2Fv7.png?alt=media\&token=b60fd3ae-7ff5-4658-8517-c91e3b711bd6) #### Kokouskutsun lähettäminen Pääset siirtymään kokouskutsun lähettämiseen näytön alareunassa olevalla *Lähetä kutsut* -painikkeella. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2FQnzoNQ9Uz2Q5eNDP79rp%2Fv9.png?alt=media\&token=8de71765-3153-43ae-8ed6-91aa9d9e4710) Valitsemalla Viilulla lähetettävät kutsut saat kutsut lähetettyä vaivattomasti kaikille tarpeellisille tahoille. #### Osallistujatietojen tuonti ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2FzOpclqdbbLxaVhIwBHvy%2Fv10.png?alt=media\&token=c1ffea26-6ece-49d8-9d79-7a8b32ae4a26) Jos taloyhtiön asukkaat ja osakkaat on tuotu Viilu-palveluun, voit valita *Tuo Viilusta* -kohdan ja määrittää jakelun valitsemillesi henkilöryhmille: hallitukselle, osakkaille ja/tai asukkaille. Mikäli sinulla on sähköpostiosoitteet esimerkiksi excel- tai CSV-tiedostona, voit tuoda tiedoston tässä ja lähettää kutsut sen perusteella. Mikäli isännöitsijä säilyttää taloyhtiön yhteystietoja Fivaldissa tai Tampuurissa, tiedot on myös mahdollista siirtää suoraan rajapinnan kautta. Yksittäisiä henkilöitä voi lisätä kutsulistaan *Lisää yksittäinen* -painikkeella. #### Kutsujen lähetys Tuotuasi osallistujatiedot näet listan henkilöistä, joille kutsu on lähdössä. Voit valita sähköisen postituksen tai kirjeen. Kun kaikki vastaanottajat ovat listassa, pääset lähettämään kutsut painamalla *Siirry lähetykseen* -painiketta. Voit myös lisätä osallistujia ja lähettää kutsuja myöhemmin. Voit halutessasi tallentaa kutsut lähettämättöminä ja lähettää ne myöhemmin painamalla alaoikealta löytyvää Tallenna -painiketta. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2FFfVBXyKZjjfj633RMS8U%2Fv11.png?alt=media\&token=3a9e322f-9606-4e87-8ab8-af414dada2f7) ![Ennen kutsujen lähtöä pääset vielä tarkistamaan lähtevän sähköpostin esikatselussa.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2FK21i4ko364H2ckJ21BWP%2Fv12.png?alt=media\&token=02e1f36e-86d2-44a6-bddf-2f4c83b342a4) ![Lähetyksen vahvistuksessa näet vielä lähtevien kutsujen määrän.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2FTrUpNdA4Utd0buVAzqnX%2Fv13.png?alt=media\&token=7d02bbee-55f0-45ad-a18b-6aa7510485b7) Kun olet vahvistanut kutsujen lähetyksen, prosessityökalu palaa listaan kutsun vastaanottaneista. Voit sulkea lähetysnäkymän painamalla ruksia ylävasemmalla. ### Kokous (pöytäkirjaeditori) ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2FNZCxNbBjVDg9tNLc5SmK%2Fv14.png?alt=media\&token=fee04e0f-5999-405e-97a2-547078f7c62f) Kun kokouksen aika koittaa, voit siirtyä kokoukseen kokouslinkin kautta tai taloyhtiön kokoukset-välilehdeltä. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2FANLtGC3eSqWpCMqXemED%2Fv16.png?alt=media\&token=5d0e530c-2b90-4652-840a-96a2e0f6b4ff) Voit avata suoraan etäkokousnäkymän, tai pelkän pöytäkirjan. Pöytäkirjanäkymä on kätevä, jos etäkokoukselle ei ole tarvetta (esim. hallituksen kokous, jossa kaikki ovat fyysisesti paikalla). Ennen kokoukseen liittymistä näet vielä nimesi, jolla esiinnyt kokouksessa. Varmista, että tämä on kirjoitettu oikein, sillä tietoa käytetään kokousasiakirjoissa. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2FPKKEx3IK1HyU9l4eCR50%2Fv17.png?alt=media\&token=a6611d8a-ce89-46db-b5a4-fada9d8a746c) Voit valita näytölle joko etäyhteyden tai pöytäkirjan. Sinisestä väkäsestä voit säätää, onko etäyhteys/pöytäkirjaeditori koko näytöllä vai puolikkaalla. Puolikkaalle näytölle supistettuna pääset käyttämään nimenhuuto-, äänestys- ja aineistovälilehtiä. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2FtmVAKytXc1XwP7I71xgT%2Fv18.png?alt=media\&token=b049448f-d5f9-4015-b302-5ae0dc9a4a3e) Pöytäkirjaeditori ohjaa sinut esityslistan kohtien mukaisesti eteenpäin. Mikäli käytit esityslistan koostamisessa valmiita fraaseja, pöytäkirjan kirjoittaminen vaatii vain tyhjien kohtien täydentämistä pikavalinnoilla. Voit siirtyä pöytäkirjaeditorissa asiakohdasta toiseen painamalla alaoikealta Seuraava -painiketta tai valitsemalla haluamasi kohdan vasemman laidan asialistasta. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2FPmHTzXlw7BpFhUqB7ewk%2Fv19.png?alt=media\&token=475ecf88-081b-4f0d-87aa-13cdb6a2d11e) Viilu löytää taloyhtiöön liitetyt henkilöt ja esimerkiksi sihteerit ja pöytäkirjantarkastajat voi valita suoraan nimilistasta. Tämä säästää aikaa ja vähentää kirjoitusvirheitä. Voit myös valita *Muu henkilö* ja kirjoittaa heidän nimensä ja sähköpostiosoitteensa. Tässä vaiheessa täytettyjä tietoja käytetään pöytäkirjan tarkastus- ja allekirjoitusvaiheessa. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2FQP5r8z9ZFT7sg9uWcGLX%2Fv20.png?alt=media\&token=eb02a66d-7377-48fe-98d8-538b7e940537) ![Itse lisättyihin esityslistan kohtiin ei ole lisätty fraaseja, joten joudut kirjoittamaan hieman enemmän.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2FM7dSkZFsUQNISrsrCvLy%2Fv26.png?alt=media\&token=1254dc1b-e490-405d-8527-e82c0c3d2c47) #### Nimenhuuto Läsnäolijoiden toteamiseksi käynnistä nimenhuuto yläoikealta. Osakkaat ilmoittautuvat läsnäoleviksi ja Viilu laskee suoraan edustetut osakkeet ja kokonaisosakemäärän osallistujaluettelolle ja pöytäkirjan kohdalle. Lisätietoa nimenhuudosta [täällä](/yhtioekokousopas/nimenhuuto). ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2FhRrqODK7RiUCrc4Aat1k%2Fv21.png?alt=media\&token=1696cf20-2068-421c-94de-af95f63b5881) Jos joku osallistujista ei pysty osallistumaan nimenhuutoon, osallistujien lisäämiselle on useita vaihtoehtoja. Voi lisätä henkilön tiedot käsin, valita kutsuluettelon mukaiset henkilöt läsnäoleviksi tai lisätä henkilöt Fivaldin tai Tampuurin rajapinnan kautta. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2FvOsOIetLnMtF3movp8jz%2Fv22.png?alt=media\&token=3c7cf3ae-cd81-4e7d-a913-04ebf90f9cdb) #### Äänestäminen Osallistujat voivat äänestää omilta laitteeltaan, olivat he sitten kokouksessa läsnä tai etänä. Mikäli kokouksessa on paikan päällä henkilöitä joilla ei ole mahdollista käyttää omaa laitettaan, on mahdollista kirjata äänet **Kioskimoodi**ssa. Kioskimoodi sopii myös isännöitsijälle ennakkoäänten kirjaamiseen. ![Avaa äänestystyökalu ja vaihda kioskimoodiin yläoikealta.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2FJ6gF5PELvYMnbC6hcyd3%2Fv28.png?alt=media\&token=da76d796-f62f-4d3f-a913-2b28d98887ce) Lisätietoa äänestyksistä löydät [täältä](/yhtioekokousopas/aeaenestykset). #### Hallituksen valinta Hallituksen jäseniä äänestettäessä ota vastaan ehdokkaiden ilmoittautumiset ja luo niistä äänestys. ![Valitse uusi äänestys ja Uuden hallituksen valinta.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2FZ3hZmUP5X2qO5sxkiztV%2Fv24.png?alt=media\&token=c118eb68-79ca-4201-94a1-0d15213223cf) ![Lisää ehdokkaat ja avaa alalaidasta Näytä kaikki asetukset varmistaaksesi, että asetukset ovat tilannetta vastaavat.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2FwNCE5SDDbF89EnRnhDoh%2Fv25.png?alt=media\&token=28923b43-738d-4510-bc8c-767fbbdbb5bf) Kun kaikki ovat äänestäneet, voit sulkea äänestyksen. Pääset näkemään tulokset ja lisäämään valitut jäsenet pöytäkirjaan. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2FXtz431YQk1RXV1FB3T5n%2Fv29.png?alt=media\&token=6e3391ae-aba5-48f4-91a6-9dc2caa4bff7) ### Kokouksen jälkeen Kokouksen päättämisen jälkeen voit halutessasi ladata pöytäkirjan ja sen liitteet laitteellesi tai lähettää ne sähköpostitse eteenpäin. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2Fl95TcodPz0WpgKn6L6q1%2Fv30.png?alt=media\&token=86c73be2-63ab-45d3-8591-0ef34f92b42b) Voit halutessasi käyttää kokousprosessin Tarkastus-vaihetta, jolloin pöytäkirjantarkastajat voivat tarkastaa pöytäkirjan sähköisesti ja jättää kommentit palveluun. Mikäli pöytäkirjantarkastajat on valittu Viilun käyttäjistä, prosessityökalu osaa lisätä heidän nimensä ja sähköpostinsa tarkastajalistalle. Voit myös lisätä henkilöitä listaan. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2F7sksRfHlnRPucUfVdJNb%2Fv31.png?alt=media\&token=385826b8-b789-4c74-bed4-965d2f55188d) Lähetettyäsi pöytäkirjan tarkastuskierrokselle pöytäkirjantarkastajat antavat lausuntonsa sen sisällöstä ja voivat kommentoida muutosehdotuksia. Mikäli pöytäkirjan sisältöä on tarpeen muuttaa ennen sen allekirjoittamista, pääsen tekemään sen palaamalla prosessityökalussa Kokous -kohtaan. ![Alavasemmalta löydät painikkeen pöytäkirjan muokkaamista varten.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2Fl95TcodPz0WpgKn6L6q1%2Fv30.png?alt=media\&token=86c73be2-63ab-45d3-8591-0ef34f92b42b) Kun tarkastajat ovat hyväksyneet pöytäkirjan sisällön, päästään lähettämään allekirjoituspyynnöt kokouksen puheenjohtajalle, sihteerille ja pöytäkirjantarkastajille. ### Allekirjoitus ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2FCmzwCtkbiqsxCuX5D8Xb%2Fv33.png?alt=media\&token=7bf07bea-da06-4dab-a7b3-30974d220204) Voit halutessasi käyttää pöytäkirjan allekirjoitukseen kokousprosessin Allekirjoitus-vaiheen allekirjoitustyökalua tai allekirjoituttaa asiakirjan toisaalla. Pöytäkirjan allekirjoittamiseen Viilu tarjoaa useita vaihtoehtoja. Voit lähettää allekirjoituslinkin tekstiviestitse, jolloin allekirjoittaminen tapahtuu kosketusnäytöllä. Vahvassa tunnistautumisessa allekirjoittaja tarvitsee verkkopankkitunnukset tai mobiilivarmenteen. Halutessasi voit myös lisätä pöytäkirjaan tyhjät viivat perinteistä allekirjoitusta varten. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2FyFiMEVXjd13do9P4Rdmb%2Fv34.png?alt=media\&token=441bd87b-bc1c-4e8d-a414-22bb13cc877d) Prosessityökalulla aiemmin pöytäkirjaan merkityt henkilöt Viilu lisää allekirjoittajiksi automaattisesti. Allekirjoituspyyntö lähtee ensimmäisenä listan ylimmälle henkilölle. Halutessasi voit muokata järjestystä ja allekirjoittajia. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2FoSxe3vfA0idBqyVuE9pK%2Fv35.png?alt=media\&token=9a98354b-14f9-48db-8cd9-866f5d65c2ba) Kun allekirjoituspyynnöt on lähetetty, viesti lähtee ensimmäisenä listan ylimmälle henkilölle. He saavat sähköpostin allekirjoituspyynnöstä, jonka kautta voivat tilata allekirjoituslinkin puhelimeensa. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2FaPczzTqDhQREbG43tcHF%2Fv36.png?alt=media\&token=440292d1-b007-46e5-ac74-ed2f6c609d96) Voit seurata prosessityökalusta reaaliaikaisesti miten allekirjoituskierros etenee. Jos allekirjoituskierros jää junnaamaan, pääset suoraan tarkistamaan kenen allekirjoitusvuoroon prosessi on jäänyt. Halutessasi voit lähettää seuraavalle allekirjoittajalle uuden allekirjoituspyynnön avaamalla Toiminnot allekirjoittajan nimen ja allekirjoitustilan oikealta puolelta löytyvästä kolmesta pisteestä. Viilu lähettää allekirjoittajille kolme automaattista muistutusta päivän välein. Mikäli kokousdokumentit tarvitaan esim. vastikelaskujen lähettämiseen jo ennen allekirjoituskieroksen päättymistä, voit lähettää kaikki kokoukseen liittyvät asiakirjat suoraan haluamaasi osoitteeseen alaoikealta löytyvällä *Välitä sähköpostitse* -painikkeella. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2FF8CBu0GIIxuwYSPkfN8d%2Fv37.png?alt=media\&token=8a770e74-ca0c-4719-bbfb-9d0758f56e1f) Kun kaikki ovat allekirjoittaneet, päästään prosessissa eteenpäin koostamaan kokoustiedote. ### Tiedote Kun pöytäkirja on allekirjotettu, kokouksen keskeisimmistä päätöksistä voidaan koostaa tiedote. Valitse pöytäkirjasta tärkeimmät asiat keskisarakkeeseen. Tiedote rakentuu esikatseltavaksi oikeaan laitaan. Mikäli pöytäkirjapoiminta ei sellaisenaan toimi tiedotteessa, voit kirjoittaa tekstiä vapaasti valitsemalla keskisarakkeen alta + Lisää oma kohta. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2FDno9GsLpd41HeJUNZwcO%2Fv38.png?alt=media\&token=1ae1cc54-be38-48fe-a6a4-bc865ce926b4) Kun tiedote on valmis, lähetä se alalaidan *Jakele tiedote* -painikkeella tai lataa se PDF-tiedostona. Tiedotteen voi lähettää sähköpostitse Viilun kautta. Voi lisätä haluamasi sähköpostit tai valita vastaanottajaryhmät pikavalinnoista. Ennen tiedotteen lähettämistä pääset vielä tarkastelemaan listaa sähköpostiosoitteista, joille tiedote lähtee. ### Yhteenveto Tiedotteen lähettämisen jälkeen ollaan viimeistelyä vaille valmiita. Tässä näkymässä voi arkistoida pöytäkirjan ja liitteet Viilun asiakirjoihin tai tallentaa ne pakettina laitteellesi. Tarkista, että hallitukseen valituilla jäsenillä on oikeat käyttöoikeudet Viiluun. Viimeisenä voit vielä lähetää hallituksen jäsenille tietopyynnöt ja sidonnaisuuskyselyt. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2FJNKFISatOsXYzKogcmjI%2Fv39.png?alt=media\&token=c301900a-955d-4aac-b7ef-c2c6e7d43901) Uudet hallituksen jäsenet täyttävät kaupparekisterin päivitystä varten tarvittavat tiedot sähköpostitse saamastaan linkistä. Kun kaikki ovat täyttäneet kyselyn, tiedot saa ladattua kohdasta *Avaa raportti*. Raportin avulla isännöitsijälle/kiinteistösihteerille voidaan kootusti toimittaa hallituksen kaupparekisteriin vietävät tiedot ja tilinumerot kokouspalkkion maksamista varten. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-x-prod.appspot.com/o/spaces%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2Fuploads%2FZgQjOv0s5InYuo1Nv7D2%2Fv40.png?alt=media\&token=2dc48f1a-4d13-4028-b8c7-9d67b2047296) Mikäli tarvitset apua, otathan [meihin yhteyttä](https://vii.lu/support). # Kokoukseen liittyminen Kokoukseen liittymisen ohjeet löydät [täältä](/kokoukset/kokoukseen-liittyminen). # Kokousnäkymä Yhtiökokouksen kokoustilanne isännöitsijän tai hallituksen näkökulmasta. Kokoustilanteessa sinulla on useita työkaluja, joilla varmistat hyvän kokouskokemuksen kaikille ja mahdollistat järjestelmällisen vuoropuhelun osakkaiden välillä. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MUKIV-TUzmdSOZLm8qm%2F-MUNU0ecvP8Ygs6U0w55%2FScreenshot%202021-02-25%20at%2011.17.24.png?alt=media\&token=68845e2b-dcf9-4241-8c19-0a155d4c75f1) Kokousnäkymän vasemmassa alareunassa näet kolme painiketta, jotka ovat vasemmalta oikealle järjestyksessä: **Chatti**, **Ruudunjako** ja **Puheenvuoron pyyntö**. Osakkaat voivat esittää kysymyksiä **chatin** kautta mikäli heillä ei ole mahdollista ottaa puheenvuoroa (ei ole mikkiä tai jos on vaikka bussissa kuuntelemassa kokousta). **Ruudunjakopainiketta** painamalla sinulta kysytään mitä näyttöä tai ikkunaa haluat jakaa. Aloittamalla ruudunjaon osakkaat näkevät valitsemasi näytön tai ikkunan sisällön. Voit näin esittää vaikka esityslistaa tai tilinpäätösmateriaaleja ruudunjaon kautta. **Puheenvuoropainiketta** painamalla henkilö voi nostaa virtuaalisen kätensä pystyyn tai laskea sen. Käsi laskeutuu myös jos henkilö avaa mikrofoninsa ja alkaa puhumaan. Puheenvuoropyynnöstä tulee näytölle ilmoitus ja sininen käden kuva näkyy osallistujan kuvan vieressä. Kätevin tapa nähdä kaikki osallistujat ja heidän puheenvuoropyyntönsä on valita videopuhelun näkymäksi ruudukkonäkymä. Tällöin näet kaikki osallistujat ja heidän kohdallaan käden kuvan mikäli he ovat pyytäneet puheenvuoroa. Ruudukkonäkymän saat auki kokousnäkymän oikean alareunan painikkeella. Kokousnäkymän alareunan keskikohdassa näet kolmen painikkeen ryhmän, jonka kautta säädät omaa puheluasi. Painikkeet vasemmalta oikealle katsottuna ovat **Mikrofoni**, **Poistu kokouksesta** ja **Kamera**. **Mikrofonipainikkeella** voit valita onko mikrofonisi auki vai kiinni. Auki ollessaan sinun äänesi kuuluu muille osallistujille. Mikrofonin ollessa auki painikkeessa on mikrofonin kuva vaalealla taustalla. Kiinni olessaan painikkeen tausta on tumma ja mikrofonin yli on vedetty viiva. Punaisesta **Poistu kokouksesta**-panikkeesta poistut kokouksesta, jolloin kuva ja ääniyhteydet sinulta katkeavat. Muut osallistujat jäävät vielä kokoukseen, kunnes poistuvat itse kokouksesta. **Kamerapainikkeella** voit valita onko kamerasi auki vai kiinni. Auki ollessaan sinun kuvasi näkyy muille osallistujille. Kameran ollessa auki painikkeessa on kameran kuva vaalealla taustalla. Kiinni olessaan painikkeen tausta on tumma ja kameran yli on vedetty viiva. Kokousnäkymän vasemmassa alareunassa näet kokoutilanteessa kaksi painiketta. Vasemmalta oikealle lueteltuna nämä ovat **Ruudukko/Iso kuva** ja **Valikko**. **Ruudukko/Iso kuva** painikkeella säädät omaa kokousnäkymääsi niin, että näet joko kaikki osallistujat ruudukossa tai viimeisimmän puhujan koko näytöllä. Tämä painike ei vaikuta muihin osallistujiin. **Valikko**-painikkeen takaa löydät esimerkiksi **Asetukset**. Asetuksien kautta voit säätää mitä äänilaitteita ja kameraa käytät videopuhelussa. Kokouksen ollessa käynnissä sinulle näkyy ylävalikossa **Mykistä muut**-painike. Tätä painiketta painamalla kaikkien muiden osallistujien mikrofonit menevät kiinni, mutta sinun mikrofonisi pysyy auki. Tämä on kätevä ominaisuus, jos osakkaat unohtelevat mikrofonejaan auki ja tästä syntyy taustahälyä. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYKwC2h8qr-T1eQcVD9%2F-MYKxzHcfTwwbfMdZQb2%2Fcontrols_admin.png?alt=media\&token=19602d27-6288-42d4-8522-881b4388cc4e) # Nimenhuuto Tässä osiossa tutustumme läsnäolijoiden toteamiseen. Ennen kokousta osakastiedot tulee tuoda Viiluun. Kun tiedossa on huoneistojen osakemäärät, Viilu pystyy lisäämään läsnäololistaan tiedon siitä, kuinka monta osaketta kokouksessa on edustettuna yhtiön kokonaismäärästä. Myös Viilun äänestystyökalu edellyttää osakeryhmätietoja. Kun kokoukseen on valmistauduttu, sujuu nimenhuuto kokouksessa vaivattomasti. ![Avaa Nimenhuuto-välilehti.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MWnVvOVRYdpY2hCofCE%2F-MWo0234ZyqgzD2SEjDd%2Fkokousn%C3%A4kym%C3%A48.png?alt=media\&token=9ad4943b-f5e7-4a30-aceb-6fb93006d673) Voit käynnistää nimenhuudon oikeasta ylälaidasta löytyvällä Suorita nimenhuuto -painikkeella. Tällöin se ponnahtaa osallistujille näkyviin. Jos joku paikallaolevista ei pysty ilmoittautumaan läsnäolevaksi omalla laitteellaan, osallistujia voi lisätä listaan myös käsin. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZx-T7w7mskIRof8lPv%2F-MZx16Hs-14iWYJ1Udot%2Fni3.png?alt=media\&token=664852c6-6c0e-47b4-970f-b4956768f230) Osallistujille nimenhuudossa ilmoittautuminen näyttää tältä: ![Ensin Viilu kysyy valtakirjoista.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MXpi6QeiiA_lnx-k8xo%2F-MXq7YxCJfRcCNs1Mqnd%2Fkokousn%C3%A4kym%C3%A47.png?alt=media\&token=e4dd19ad-b1b4-47fe-bf51-e1c3af0aa156) ![Ensin osallistuja valitsee edustamansa huoneistot.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MXpi6QeiiA_lnx-k8xo%2F-MXq7t4FuJXNCnjIHdVF%2Fkokousn%C3%A4kym%C3%A48.png?alt=media\&token=ff53bf2c-fcdc-4758-be89-dabee34e3851) ![Tämän jälkeen valitaan valtakirjalla edustetut huoneistot.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MXpi6QeiiA_lnx-k8xo%2F-MXq8C5al4rUQP16S89o%2Fkokousn%C3%A4kym%C3%A49.png?alt=media\&token=36b1d28e-55b4-4075-917d-4faa0901834e) Nimenhuutolista täydentyy sitä mukaa kun osallistujat ilmoittautuvat läsnäoleviksi. Voit seurata tilannetta reaaliajassa. Nimenhuudon voi sulkea kun kaikki paikallaolijat ovat ilmoittautuneet läsnäoleviksi tai vasta kokouksen päätteeksi. Tällöin kesken kokouksenkin paikalle saapuvilla on mahdollisuus ilmoittautua läsnäoleviksi. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZx-T7w7mskIRof8lPv%2F-MZx3AHr50XQ36pww-sk%2Fni1.png?alt=media\&token=560818db-0a59-46fe-b020-61107490eefd) Halutessasi voit ladata osallistujatiedot excel-tiedostona laitteellesi. Tiedostosta käy ilmi osallistujan nimi, edustamat huoneistot ja valtakirjat sekä kokoukseen liittymis- ja poistumisaika. Mikäli henkilö on tunnistautunut liittyessään kokoukseen, tiedostossa näkyy myös hänen sähköpostiosoitteensa. # Äänestykset Tässä osiossa tutustumme äänestysprosessiin. Kun olet luonut kokouksen, tarkista, mistä asioista kokouksessa on tarkoitus päättää. Osassa äänestettävistä asioista äänestysvaihtoehdot voivat olla tiedossa jo etukäteen, osassa vaihtoehdot selviävät vasta kokouksessa. Mikäli äänestysvaihtoehdot ovat tiedossa, voit luoda äänestykset jo etukäteen. Tällöin osallistujien on mahdollista jättää äänensä ennakkoon kokouslinkin kautta. Myös ne äänestykset, joiden kaikki vaihtoehdot eivät ole tiedossa ennen kokousta voi luoda valmiiksi. Lisää äänestysvaihtoehtoja voi täydentää lennosta ennen kuin avaa äänestyksen kokouksessa. ![Pääset luomaan äänestyksen yläoikealta Luo äänestys -painikkeesta.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZwRH1ZBuEUtFUcQ30A%2F-MZwYHM7eX43SENtFYS8%2Faa1.png?alt=media\&token=239c4eb3-4bf3-4fb7-baff-9c1e4f74813f) ## Äänestyksen luominen Kun luot äänestyksen, Viilulla on tarjota useita valmiita äänestyspohjia. Voit valita niistä sopivan tai säätää äänestyksen asetukset omiin tarpeisiisi sopiviksi. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZwRH1ZBuEUtFUcQ30A%2F-MZwYiuxf_PxAN9A2hWh%2Faa2.png?alt=media\&token=befaf8f6-3d9f-4110-984e-d39e823580d7) Luodessasi äänestystä tarvitset äänestykselle otsikon. Tarvittaessa voit lisätä äänestykselle pidemmän kuvauksen. Äänestykselle voi lisätä niin monta vaihtoehtoa kuin on tarpeen Lisää vaihtoehto -napista. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZwRH1ZBuEUtFUcQ30A%2F-MZw_MMD_p1PKMNTvFJZ%2Faa3.png?alt=media\&token=d7554d5a-9611-4406-bb7d-c2d75be775d6) #### Tehtävien valintojen lukumäärä Voit määrittää, kuinka montaa vaihtoehtoa äänestäjä voi valita. Useamman vaihtoehdon valitseminen tulee tarpeeseen esimerkiksi hallitusta valitessa. Jos yhtiöjärjestyksessä hallituksen jäsenten maksimimäärä on viisi, valittavien vaihtoehtojen maksimimääräksi tulee asettaa 5. Sallimalla äänten keskittämisen äänestäjä voi valita vähemmän vaihtoehtoja kuin maksimimäärä olisi. Tällöin äänestäjä voi esimerkiksi antaa hallitsemallaan äänimäärällä etumatkaa omalle suosikilleen hallituksen jäsenistä äänestettäessä. #### Äänten painoarvo Äänten painoarvo on oletuksena osakeryhmäkohtainen. Kun taloyhtiön huoneistoihin on liitetty osakemäärät, Viilu laskee äänestyksen tuloksen suoraan nimenhuudossa ilmoitettujen tietojen mukaan, huomioiden myös valtakirjat. Mikäli äänestys on neuvoa-antava tai halutaan antaa myös asukkaille mahdollisuus kertoa kantansa, äänten painoarvoksi voi valita myös Käyttäjäkohtaisen. Tällöin jokaisella äänestäjällä on yksi ääni. Tämä äänestyspohja sopii myös hallituksen kokouksiin. #### Äänestyksen anonymiteetti Oletuksena jokainen Viilulla toteutettu äänestys on suljettu lippuäänestys. Halutessasi voit mahdollistaa myös äänestäjien henkilöllisyyden näkymisen. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZwRH1ZBuEUtFUcQ30A%2F-MZwa00f2Y7Jld60QZi1%2Faa4.png?alt=media\&token=2f88d7c4-7dd8-48f3-889f-6b8e54e6783c) #### Ennakkoäänestäminen Voin avata äänestyksen heti sen luotuasi. Tällöin osallistujat pääsevät kutsulinkin kautta jättämään äänensä ennakkoon itse valitsemanaan ajankohtana. Voit myös avata äänestyksen vasta kokouksessa, jolloin äänestys tulee näkyviin osallistujille vasta kun saavutte esityslistassa oikeaan kohtaan. #### Äänileikkuri Asunto-osakeyhtiölain mukaisesti äänileikkuria saatetaan tarvita, jos yksittäisella osakkaalla on huomattava osa äänivallasta kokouksessa. Tutustu yhtiöjärjestykseenne ja päätä äänileikkurin käytöstä. Jos äänileikkkuri sallitaan, se osaa aktivoitua automaattisesti jos havaitsee äänestäjällä huomattavan suuren äänimäärän. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZwRH1ZBuEUtFUcQ30A%2F-MZwcbVH_ktUR8etB41e%2Faa5.png?alt=media\&token=492f63ca-29c3-4aff-8ed7-c18bb0e8a8d1) ## Äänestäminen Kun kokous etenee äänestystilanteeseen, voit avata aiemmin luomasi äänestyksen. Tarvittaessa voit vielä lisätä äänestysvaihtoehtoja, esimerkiksi hallitukseen ehdolle asettuvia. Osallistujat voivat äänestää omilta laitteeltaan, olivat he sitten kokouksessa läsnä tai etänä. Mikäli kokouksessa on paikan päällä henkilöitä joilla ei ole mahdollista käyttää omaa laitettaan, on mahdollista kirjata äänet **Kioskimoodi**ssa. Kioskimoodi sopii myös isännöitsijälle ennakkoäänten kirjaamiseen. ![Osallistujan kokousnäkymä. Raksi ruutuun ja Äänestä.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MXpi6QeiiA_lnx-k8xo%2F-MXq9udFx83W_VMfSqpO%2Fkokousn%C3%A4kym%C3%A411.png?alt=media\&token=dc8841f9-8446-46ce-bee6-e4ec87093cf1) ### Kioskimoodissa äänestäminen Voit aktivoida kioskimoodin äänestysnäkymän Äänestykset-välilehden alalaidasta. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZw8jaqqLVUQfsMITMf%2F-MZwF_smNkX-SCCNnS1Y%2Fkio1.png?alt=media\&token=9e44e023-81b3-48eb-a456-43446d71e77a) Kioskimoodi aukeaa. Kun kaikki halukkaat ovat äänestäneet kioskimoodissa, vois sulkea näkymän oikeasta yläreunasta. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZw8jaqqLVUQfsMITMf%2F-MZwGatu5cBggQlzeqlD%2Fkio2.png?alt=media\&token=fed4c7fa-28a5-48a3-b8d0-98c6cad5d8b8) ![Äänestäjä kirjoittaa ensin oman nimensä.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZw8jaqqLVUQfsMITMf%2F-MZwGmZnJTacTbvSDpTv%2Fkio3.png?alt=media\&token=fb8fd6be-ae2c-4f0b-856e-40a1016f38bd) ![Seuraavaksi kysytään, onko äänestäjällä valtakirjoja.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZw8jaqqLVUQfsMITMf%2F-MZwH58MLOaLzY0cfFXG%2Fkio4.png?alt=media\&token=e54a5808-76da-4a23-9b61-e39cac5f4b87) ![Äänestäjä valitsee listasta omat huoneistonsa ja autopaikkansa.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZw8jaqqLVUQfsMITMf%2F-MZwHR__bGkN4jvXacyp%2Fkio5.png?alt=media\&token=d70ce6ce-5dde-4e03-b1f4-c1a775e6b654) ![Tämän jälkeen valitaan valtakirjalla edustetut kohteet.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZw8jaqqLVUQfsMITMf%2F-MZwI1gg3IbckilXNaHf%2Fkio6.png?alt=media\&token=12d03455-52f4-42c6-b3b5-211599d6b943) ![Kaikki avoinna olevat äänestykset näkyvät kioskimoodissa.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZw8jaqqLVUQfsMITMf%2F-MZwIXRPMNYnFfSfSRO5%2Fkio7.png?alt=media\&token=c01a142c-57db-4eec-ad92-0af591ca923f) ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZw8jaqqLVUQfsMITMf%2F-MZwIkhoaHkP8QQyLduk%2Fkio8.png?alt=media\&token=3d4fd972-22bf-4f64-8dce-3c1b3f6af2cc) Äänestettyään äänestäjä painaa lopuksi Olen valmis -nappia. Viilu palaa kioskimoodin alkunäkymään. Seuraava! ## Tulokset Sulje äänestys saadaksesi lopulliset tulokset. Alhaalta oikealta pääset lataamaan tulokset excel-muodossa. Halutessasi voit myös ladata äänestysliput. Tällöin saat excel-tiedoston yksittäisistä äänimääristä, joilla kutakin vaihtoehtoa on äänestetty. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZx-T7w7mskIRof8lPv%2F-MZx4ePzw9_mZXhs4ijo%2Faa6.png?alt=media\&token=549aa2c0-84dd-40a6-85ba-dc8c7c0b4038) # Käyttöönotto-opas Tämä opas kertoo sinulle, miten perustat oman taloyhtiösi Viilu-palveluun. Tämä opas kertoo sinulle, miten perustat oman taloyhtiösi Viilu-palveluun. Opas on suunnattu taloyhtiön edustajille, kuten hallituksen jäsenille ja isännöitsijälle, joka lisää tai täydentää taloyhtiön tietoja palveluun. Jos sen sijaan olet asukas ja haluat liittyä taloyhtiöön, löydät ohjeet siihen [täältä](https://docs.google.com/document/d/1fEhEyMPV6nIR1i-iCaR0COjd0ZkgGwIQe1fR2OiAtrA). ## Taloyhtiön rekisteröinti 1. Tutustu ominaisuuksiin ja eri palvelutasoihin [täällä](https://taloyht.io/pricing). Valitse se palvelutaso, joka vastaa tarpeitasi. Voit laskea kuukausihinnan suoraan valitsemalla taloyhtiösi huoneistojen määrän liukusäätimellä. Palvelutasoa voi myös helposti vaihdella jälkikäteen käyttöönoton jälkeen. Huom! Voit hyödyntää myös palvelun **maksutonta kokeilujaksoa** ja yhdessä miettiä taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän kanssa, että mitkä ominaisuudet sopivat teidän yhtiöllenne. Vaikka ottaisitte suoraan maksullisen palvelun käyttöön, niin aina on mahdollista myös vaihtaa palvelutasoa myöhemmin käyttöönoton jälkeen. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MLw3nOS-x_076iACHmj%2F-MLw42Hod930ohrMC7eZ%2Fimage.png?alt=media\&token=ea175a64-7699-4a8f-a702-56ed2936cc16) \ 2\. Seuraavaksi sinulta kysytään muutama perustieto taloyhtiöstäsi, kuten sen nimi ja asuntojen määrä. Täytä nämä ja siirry eteenpäin. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-M5OC1YvuBuRYHQNBYf5%2F-M5OFnk9XwWRN63DK1GD%2FScreenshot%202020-04-20%20at%2023.18.13.png?alt=media\&token=0516fa1a-5748-4bd9-be5b-8c325ecfbcec) 3\. Taloyhtiösi sijaintia kysytään, jotta järjestelmään ei luoda vahingossa samaa taloyhtiötä useampaan kertaan. Sijainti näytetään myös taloyhtiösi talosivulla. Täytä tiedot ja siirry eteenpäin. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-M5OC1YvuBuRYHQNBYf5%2F-M5OFyAy9_d4hmafqwU_%2FScreenshot%202020-04-20%20at%2023.18.39.png?alt=media\&token=7bb3177b-52d1-4c42-9332-8de07782494a) 4\. Valitsemastasi paketista riippuen tässä vaiheessa sinulle saatetaan näyttää yhteenveto laskutuksesta ja voit valita laskutuskauden ja määrittää mihin laskut lähetetään. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-M5OC1YvuBuRYHQNBYf5%2F-M5OG1KZ4PRX-w9jau2k%2FScreenshot%202020-04-20%20at%2023.18.57.png?alt=media\&token=1a6e0b8f-3506-4627-969a-b6444e3baa60) 5\. Kaikki tiedot on nyt syötetty ja olet valmis. Tutustu vielä sopimusehtoihin ja tietosuojaselosteeseen. Viimeistele rekisteröinti painamalla "Viimeistele rekisteröinti"-painiketta. ## Talosivun täydentäminen Talosivun voi tehdä oman näköiseksensä. Tällä hetkellä voit muokata ainakin näitä: 1. Taloyhtiön kuvalla näytät nopeasti miltä yhtiönne näyttää. 2. Talosivun linkillä liität talosivulle dokumentin tai nettisivun kätevästi esille. 3. Talosivun väriä muokkaamalla saat sivun sopimaan vaikka talosi väriin. 4. Taloyhtiön kuvauksella kerrot asukkaille, osakkaille ja maailmalle yhtiöstäsi enemmän. 5. Tietoa taloyhtiöstä-osioon voit listata perustietoja, kuten talotyypin. 6. Isännöitsijän tiedot lisäämällä yhteystiedot, viestit ja vikailmoitukset löytyvät nopeasti. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYtjnL3BRlfwtrRBXIT%2F-MYuIKSoAVcrR08hM5A1%2Fyle1.png?alt=media\&token=0b8e7ec2-164a-4a7d-91be-5421cbb3d89c) Tuleeko mieleen muuta, jota haluaisit talosivulla muokata? Heitä vinkki vaikka sähköpostilla ## Testaaminen hallituksen jäsenten kanssa Palvelua kannattaa ensin testata vaikka hallituksen kesken ja sen jälkeen lisätä palveluun asukkaat ja osakkaat. 1. Kutsu hallituksen jäsenet käyttäjiksi palveluun Hallintotyökalujen Käyttäjät-osiosta. 2. Kutsusähköpostin painiketta klikkaamalla muut hallituksen jäsenet saavat pääsyn taloyhtiösi digitaalisiin palveluihin. 3. Määrittäessäsi hallituksen roolit näille käyttäjille heidän nimensä ilmestyvät myös palvelun Yhteystiedot-osioon. Yhteystiedoissa näkyy nimi ja rooli, mutta ei henkilökohtaisia yhteystietoja. Asukkaat ja osakkaat voivat lähettää hallitukselle viestejä palvelun kautta. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MLw62jNsbMn9kWj470y%2F-MLw7UnoAg3EvyEZxQ0m%2Fimage.png?alt=media\&token=27b7cd82-1b9a-4227-b9ee-09c234d8a04f) ## Huoneistojen listaaminen Voit lisätä palveluun huoneistojen tunnukset ja osakemäärän, joita käytetään esimerkiksi yhtiökokouksen äänestyksissä. Asukkaat ja osakkaat voivat myös valita huoneistonsa lähettäessään vikailmoituksia, selatessaan huoneistokohtaisia asiakirjoja tai osallistuessaan etäkokouksiin. 1. Avaamalla Hallintotyökalujen Huoneistot-osion näet listan taloyhtiösi huoneistoista. 2. Lisää huoneistoja joko yksitellen tai lataamalla palveluun .xlsx tai .csv muotoinen lista huoneistoista painamalla oikean alareunan plus-painiketta. 3. Palveluun lisätyt käyttäjät (Voit lisätä käyttäjät kohdasta "Käyttäjät") voivat lähettää palvelun kautta oikeuspyynnön, minkä kautta pyytävät lupaa edustaa palvelussa omaa osakettaan tai osakkeitaan. Tiedot voidaan tuota myös suoraan niin, ettei osakkaiden tarvitse lähettää oikeuspyyntöjä palvelun kautta. Tällöin asiakkaalla tulee olla excel tai csv tiedosto osakkaista. Voit pyytää apua tämän toteuttamiseen sähköpostitse Viilun asiakaspalvelusta ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MLw7YuDb1m0fDBnVbrm%2F-MLw8zJ2IZETY8hj38R_%2Fimage.png?alt=media\&token=5e4bea90-2553-4991-8b19-336073761b72) Tässä esimerkkitiedostot huoneistojen tuomiseksi Excel-muodossa tai CSV-muodossa. {% file src="/files/-MExHsqc7B4c9pqKusNf" %} Excel-muotoinen esimerkki {% endfile %} {% file src="/files/-MExHsNOMFuD-WCGyTHp" %} CSV-muotoinen esimerkki {% endfile %} ## Käyttöoikeuksien jako asukkaille ja osakkaille Taloyhtiösi asukkaat ja osakkaat voivat saada käyttöoikeuden talosivuillesi kolmella tavalla: **a) Voit kutsua heidät käyttäjiksi Hallintotyökalujen Käyttäjät-osiosta.** Voit kutsua henkilöitä yksitellen tai tuomalla listan, jos tiedät heidän sähköpostiosoitteensa. Tämä on kätevä tapa kutsua kaikki kerralla, jos asukkaiden ja osakkaiden sähköpostiosoitteet ovat jo vaikka isännöitsijän tiedossa. Tässä esimerkkitiedostot käyttäjien tuomiseksi Excel-muodossa tai CSV-muodossa. Huoneistojen tunnukset sarake ei ole pakollinen, mutta helpottaa palvelun käyttöönottoa. {% file src="/files/-MbaYpXoN1\_4AMGriIza" %} Excel-muotoinen esimerkki {% endfile %} {% file src="/files/-MbaYuaXpnCIlZyL9WZB" %} CSV-muotoinen esimerkki {% endfile %} **b) He voivat pyytää käyttöoikeutta talosivulla sijaitsevalla painikkeella.** Voit ohjata asukkaat ja osakkaat vierailemaan talosivullasi ja painamaan "Pyydä kutsua"-painiketta tilanteessa, jossa asukkaiden ja osakkaiden sähköpostit eivät ole tiedossa. Tämä saattaa olla myös kätevin tapa uusille asukkaille tai osakkaille myöhemmin. **c) He voivat saada kutsun huoneiston edustajaksi ja käyttäjäksi toiselta käyttäjältä.** Käyttäjät voivat kutsua muita henkilöitä huoneistonsa jäseniksi, näin ollen myös antaen käyttöoikeuden taloyhtiön digitaalisiin palveluihin. Esimerkiksi voin kutsua vaimoni huoneistomme käyttäjäksi, jolloin hän saa käyttöoikeuden palveluun. # Kokoukset Tästä osiosta löydät hallitukselle kohdennetut ohjeet kokoustyökalun käytöstä. Kattavin kokoelma yhtiökokoustyökaluista löytyy Yhtiökokousoppaasta. ### [Hallituksen kokous](/hallitus/kokoukset/hallituksen-kokous) ### [Kokouksen liittyminen](/hallitus/kokoukset/kokoukseen-liittyminen) # Hallituksen kokous Hallituksen kokoustaminen Viilussa sujuu yhtä vaivattomasti kuin yhtiökokouskin. Tässä oppaassa käydään vielä läpi hallituksen kokouspohjaan liittyvät erityisominaisuudet. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZNWBAOcfMY5T2666oe%2F-MZNWyewA_tKGFW906GP%2Fhal1.png?alt=media\&token=0ef4e9f4-7986-4277-bb03-1f1968e4452d) ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZNWBAOcfMY5T2666oe%2F-MZNXBY1m1CeKno-iUNv%2Fhal2.png?alt=media\&token=78715d12-1cf0-42de-b45f-589a2fc30663) ## Kokousajan valinta Kokousajan voi valita ajankohtatyökalulla kuten yhtiökokousta luodessa. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZNWBAOcfMY5T2666oe%2F-MZNXHvBHqO_ZZVedh0A%2Fhal3.png?alt=media\&token=c9838a2a-362c-4e49-9a33-0e37f5fbfd01) Jos kokoukselle ei olla edellisessä kokouksessa valittu ajankohtaa, sen voidaan päättää myös äänestämällä. Tällöin kokouksen koollekutsuja rajaa vaihtoehdot ja lähettää kyselyn hallitukselle. Kun tarpeeksi moni on äänestänyt, koollekutsuja voi valita päivämäärän itse tai antaa Viilun valita automaattisesti eniten ääniä saaneen kokousajankohdan. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZNWBAOcfMY5T2666oe%2F-MZNXpTD-06Y6GwmVdj-%2Fhal4.png?alt=media\&token=6b7502da-7597-4292-b849-9cabf82a8afa) ![Osallistujat valitsevat itselleen sopivat kokousajankohdat.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZNZTQYkVwbqZdvyICh%2F-MZOegJx51YXNznVDLB_%2Fhal6.png?alt=media\&token=f96351f9-e0e6-43a1-a23c-c05e4bd10ce0) Kun ajankohta on päätetty, voi kokouskutsun lähettää. Kutsuun voi liittää esityslistan ja muut tarvittavat liitteet. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZNZTQYkVwbqZdvyICh%2F-MZOekaT6qvk1QE33FRs%2Fhal5.png?alt=media\&token=044e7813-5947-4920-bc0d-89138756bf74) Kun kokouksen aika koittaa, hallituksen jäsenet pääsevät kokoukseen joko kokouslinkin kautta tai valitsemalla Hallintotyökalujen Kokoukset-näkymästä oikean kokouksen. Nimenhuuto ja äänestykset toimivat hallituksen kokouksessa kuten yhtiökokouksessakin. # Kokoukseen liittyminen Viilulla järjestettäviin kokouksiin voi liittyä usealla tavalla. Hallitukselle ohjeet ovat samat kuin asukkaan ja osakkaan ohjeet [täällä](/kokoukset/kokoukseen-liittyminen). # Palvelun ominaisuudet Tässä osiossa käydään läpi Viilun työpöytäsovelluksen toiminnallisuuksia. ### [Talosivu](/hallitus/palvelun-ominaisuudet/talosivu) ### [Ilmoitustaulu](/hallitus/palvelun-ominaisuudet/ilmoitustaulu) ### [Keskustelut](/hallitus/palvelun-ominaisuudet/keskustelut) ### [Vuorot](/hallitus/palvelun-ominaisuudet/vuorot) ### [Jonot](/hallitus/palvelun-ominaisuudet/jonot) ### [Ilmoitukset ja tilaukset](/hallitus/palvelun-ominaisuudet/ilmoitukset-ja-tilaukset) ### [Asiakirjat](/hallitus/palvelun-ominaisuudet/asiakirjat) ### [Hallintotyökalut](/hallitus/palvelun-ominaisuudet/hallintotyoekalut) ### [Porrasnäytöt](/hallitus/palvelun-ominaisuudet/porrasnaeytoet) # Talosivu Taloyhtiönne etusivu on ikään kuin käyntikortti. Sivulta löytyyy taloyhtiön osoite ja tärkeimmät yhteystiedot. Uudet asukkaat, joita ei ole vielä lisätty taloyhtiönne käyttäjiksi Viilussa voivat pyytää käyttöoikeutta tällä sivulla. Käyttöoikeuspyynnöstä lähtee sähköposti hallituksen jäsenille tai isännöintitoimistoon asetuksista riippuen. Muistathan tarkistaa käyttöoikeutta myöntessäsi että kyseinen henkilö on taloyhtiön osakas tai asukas. Muuttoilmoitus tai osakasmuutos ei automaattisesti päätä edellisen asukkaan/osakkaan oikeuksia käyttää taloyhtiön palveluita Viilussa. Talosivulle voit lisätä vapaamuotoisen kuvauksen taloyhtiönne parhaista puolista sekä tärkeimät yhteystiedot. Isännöintitoimisto ja huoltoyhtiö lisätään muokkaamalla sivua. Hallituksen jäsenet Viilu poimii suoraan käyttäjäroolien perusteella. Hallituksen jäsenille voi laittaa viestiä etusivun Viesti-painikkeesta, jolloin se näkyy hallitukselle Keskustelut-osiossa. Henkilökohtaisia yhteystietoja Viilu ei välitä tämän toiminnon kautta. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYtjnL3BRlfwtrRBXIT%2F-MYuIKSoAVcrR08hM5A1%2Fyle1.png?alt=media\&token=0b8e7ec2-164a-4a7d-91be-5421cbb3d89c) ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYtjnL3BRlfwtrRBXIT%2F-MYuIOs0Hnfvyo-Dlb63%2Fyle2.png?alt=media\&token=35b1223d-7b54-4f4b-a220-a5e49c55e730) Talosivun asetuksista löydät täydennettävät kohdat omilta välilehdiltään. Taloyhtiö, Isännöinti ja Huolto -kohdat täydentävät talosivun infolaatikoita. Mikäli isännöintitoimistonne on Viilu-palvelussa, voitte myöntää heille käyttöoikeuden taloyhtiöönne. Muussa tapauksessa isännöitsijä voi hallinnoida Viilun puolelta tulevia tietoja sähköpostitse. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZMKCTCKnBO9rtgsCnr%2F-MZM_X7v4fl-fnSZLss3%2Fyle10.png?alt=media\&token=e30d8303-500d-4077-8488-ad691d00bcb5) Palvelutason kautta pääset tarkastelemaan, mitä Viilun ominaisuuksia teillä on tällä hetkellä käytössä. Ole yhteydessä asiakaspalveluun, jos haluat tehdä muutoksia palvelusopimukseesi. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZM_cL6j-QuI4mIXPg2%2F-MZMbNSC-TgFBFttZCje%2Fyle11.png?alt=media\&token=68e9505c-5ed5-460b-918e-a3384374240e) Mikäli taloyhtiönne päättää hankkia sähköisen porranäytön digitaalisen viestintänne tueksi, uuden näytön voi liittää taloyhtiönne käyttöön Porrasnäytöt-välilehdeltä. Porrasnäytön sisältöä voi säätää tarpeitanne vastaavaksi. Kun porrasnäyttö on liitetty taloyhtiöönne Viilussa, sille voidaan jaella ilmoituksia. Kysy asiakaspalvelultamme lisää porrasnäytöistä! # Ilmoitustaulu Ilmoitustaululle tulevat ajankohtaiset tiedotteet ja asukaskyselyt. Ilmoitustaulun tiedotteista lähtee ilmoitus asianomaisille myös sähköpostitse, jos he eivät ole estäneet sitä asetuksista. Ilmoitukset voi laatia hallitus tai isännöitsijä. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYtjnL3BRlfwtrRBXIT%2F-MYuJ-KB-YKLPuP1MQAg%2Fyle3.png?alt=media\&token=0ddec102-69f4-4121-a19c-47787deaf507) Ilmoitusta laatiessa voit kirjoittaa ilmoituksen suoraan tekstikenttään tai tallentaa sen ensin omalla tekstinkäsittelyohjelmallasi PDF-muotoon. Huomaathan, ettet voi tallentaa Viiluun keskeneräisiä ilmoitusluonnoksia. Jos haluat jatkaa ilmoituksen laatimista myöhemmin, se kannattaa kirjoittaa ensin valmiiksi tekstinkäsittelyohjelmassa. Voit lisätä ilmoitukseesi myös kuvan. Jos ilmoituksesi on PDF-muodossa, kuva tulee lisätä tekstin lomaan ennen tallentamista PDF-muotoon. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZM_cL6j-QuI4mIXPg2%2F-MZMdCidr2x8robtHSYd%2Fyle12.png?alt=media\&token=0b913fe1-3a61-4b69-a934-fffe6f789d10) Kun ilmoitus on laadittu, määritä vielä jakelu. Tällöin kaikille asianomaisille lähtee ilmoitus ilmoituksesta. Mikäli ilmoitus on tarpeellinen vain rajoitetun ajan, voit määrittää sille poistumisajan. Näin esimerkiksi kierrätyslavaa koskevan ilmoituksen voi määrittää poistumaan kun lava haetaan pois. Ilmoitusten lisäksi ilmoitustaululle voi julkaista asukaskyselyjä. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZMez-JVCRZgPVFK40W%2F-MZMxM1dCri1jy5DJ6DC%2Fyle13.png?alt=media\&token=e2fb1b0b-715a-4d77-9627-3fefe004dc22) Avaamalla ilmoitussivun vasemman reunan palkin Hallintotyökalujen kautta pääset tarkastelemaan kaikkia eri kohderyhmille lähetettyjä ilmoituksia. Saman näkymän kautta pääset myös laatimaan asukaskyselypohjia. # Keskustelut Keskusteluissa voit lähettää viestiä esimerkiksi isännöitsijälle, muulle hallitukselle tai koko taloyhtiölle. Koko taloyhtiön keskustelussa viestit näkyvät kaikille asukkaille ja osakkaille. Viestejä voi tarvittaessa poistaa kirjoittaja itse tai hallituksen jäsenet. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYtjnL3BRlfwtrRBXIT%2F-MYuJUQUtOjZPbpW2JhN%2Fyle5.png?alt=media\&token=a8088d7d-8aea-4533-b2ea-e670fd5932b5) Hallituksen käytössä on peruskanavien lisäksi hallituksen yhteinen keskusteluryhmä sekä hallituksen ja isännöitsijän yhteinen keskusteluryhmä. Tarvittaessa hallitus voi myös luoda uusia keskusteluryhmiä esimerkiksi projektitiimeille, taloyhtiön eri taloille tai vaikka remonttitiedotusta varten. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZMxoRAkDezSfpR4295%2F-MZMyQP26FUpHcN9guks%2Fyle14.png?alt=media\&token=6ffb162b-f8ce-450f-94cf-43b85fa88eac) Kun osakas tai asukas lähettää hallitukselle viestin, se tulee hallitukselle sähköpostitse. Pian ilmestyvässä päivityksessä hallitus pääsee tarkastelemaan näitä myös Keskustelu-osiossa. # Vuorot Viilun kautta voi varata esimerkiksi saunavuoron tai pyykkivuoron. Varauskalenterista näet vapaat ajankohdat. Asetuksista riippuen voi varata yksittäisen vuoron tai viikoittain toistuvan vakiovuoron. Varatusta vuorosta lähtee tieto isännöitsijälle. Mikäli varattu vuoro on maksullinen, se lisätään vastikkeeseen. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYtjnL3BRlfwtrRBXIT%2F-MYuJjKHurH_48Cm4YDQ%2Fyle6.png?alt=media\&token=09a74e45-a03f-4bad-89b5-641b6e94bf47) Hallitus voi luoda sellaiset vuorolistat kuin on tarpeen. Vuoroja luodessasi voi määrittää päivät, jolloin vuoroja on tarjolla ja vuoron pituuden. Jos paperisen listan ylläpito Viilun rinnalla on tarpeen, osan vapaista vuoroista voi määrittää niin, ettei niitä voi varata Viilun kautta. Varauskalenteriin voi määrittää mihin aikaan varattavissa olevia aikoja on tarjolla ja minä päivinä. Voit valita viikoittain toistuvat vakiovuorot tai yksittäiset, tarvittaessa varattavat vuorot. Jos vakiovuoro on maksullinen, isännöitsijä lisää sen vastikkeeseen. Yksittäisten vuorojen maksamista helpottamaan Viilulta on pian tulossa maksupalveluintegraatio. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZMxoRAkDezSfpR4295%2F-MZN-8AYWA4Xwkgyb4m0%2Fyle15.png?alt=media\&token=831d60fe-7538-43db-a8fe-705546fdc46e) # Jonot Jos taloyhtiön hallinnassa on esimerkiksi autopaikkoja, sellaisen vapautumista voi odottaa jonossa. Näet listasta kuinka monta henkilöä on jonossa ja mikä on oma järjestysnumerosi. Kun jonotettu kohde vapautuu, asiasta lähtee ilmoitus jonossa ensimmäisenä olevalle henkilölle. Mikäli jonotettu asia on maksullinen, isännöitsijä tekee asiasta sopimuksen ja lisää maksun vastikkeeseen. Jos tarpeet muuttuvat jonottamisen aikana, voi poistua jonosta koska tahansa. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYtjnL3BRlfwtrRBXIT%2F-MYuJwpLJ17tJ6iRadHj%2Fyle7.png?alt=media\&token=8841f848-f734-4478-8153-9b73927a0bcb) Jonon luomiseen tarvitset jonon nimen ja sen tahon sähköpostin, joka hallinnoi jonotettavaa kohdetta. Yleensä asian hoitaa isännöintitoimiston asiakapalvelu. Isännöinti ja hallituksen jäsenet näkevät jonossa olevat henkilöt nimellä. Jonossa oleva asukas/osakas näkee pelkästään oman nimensä ja sijansa jonossa. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZMxoRAkDezSfpR4295%2F-MZN2KqO2Vm9j_tm3IHf%2Fyle16.png?alt=media\&token=4c58c873-4a2a-41b2-88e1-f85f3e8c7d7e) # Ilmoitukset ja tilaukset Riippuen taloyhtiön tarpeista/isännöitsijätoimiston valitsemista ominaisuuksista voi tässä näkymässä pyytää esimerkiksi isännöitsijäntodistuksen, lainalaskelman tai lähettää vaikka kuvallisen vikailmoituksen. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYtjnL3BRlfwtrRBXIT%2F-MYuKN2cjhWo9JsJSDyL%2Fyle8.png?alt=media\&token=809cc586-1e16-4795-afb4-71602a6d7f6b) Ilmoituksiin ja tilauksiin voit tallentaa Hallintotyökalujen kautta haluamiasi lomakepohjia. Jos isännöintitoimistonne on Viilussa, heidän laatimansa lomakkeet tulevat taloyhtiön käyttöön automaattisesti. Taloyhtiön hallituksen jäsenet voivat myös itse luoda tarpeellisia lomakkeita Lomakepohjatyökalulla. Hallintotyökalut > Ilmoitus- ja tilauspohjat > Lisää lomakepohja. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZN2PDCljiOoPrxNdsG%2F-MZNHfIPmvvYIuK7slrS%2Fyle17.png?alt=media\&token=0d0d5776-3159-400b-8d1e-5ce0adf6bd61) # Asiakirjat Taloyhtiön tärkeät asiakirjat säilötään sähköisesti tänne. Ensimmäisellä välilehdellä näet uusimmat asiakirjat ja hakemistojen kautta voit selata kaikkia asiakirjoja, joihin sinulla on pääsy. Näkemäsi asiakirjat riippuvat käyttöoikeuksistasi: hallituksen jäsenet ja isännöitsijä pääsevät tarkastelemaan sisältöjä laaajemmin kuin asukkaat ja osakkaat sekä muokkaamaan niitä. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYtjnL3BRlfwtrRBXIT%2F-MYuKcqfdBJvdoWjc8QT%2Fyle9.png?alt=media\&token=4a97307e-e5ac-4a1d-ada0-947564c2cfce) Asiakirjojen käyttöoikeudet määritetään hakemistoittain. Siksi ennen kuin Viiluun voi tuoda tiedostoja, sinne tulee luoda hakemistoja. Voi lisätä, poistaa tai uudelleennimetä hakemistoja. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZN2PDCljiOoPrxNdsG%2F-MZNN5IICFUK2eQJBjxN%2Fyle19.png?alt=media\&token=5b4346e8-472e-4683-b840-bab208237bf2) Kun luot uuden hakemiston, sinun tulee valita kenelle se näkyy. Asukkaille merkitty hakemisto näkyy kaikille. Osakkaiden hakemistoon on pääsy osakkailla, hallituksella ja isännöinnillä. Hallitukselle rajattuun hakemistoon on pääsy vain hallituksella ja isännöinnillä. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZN2PDCljiOoPrxNdsG%2F-MZNNFyZAjTRuIpbQHqi%2Fyle18.png?alt=media\&token=315ff496-58d7-49f4-85c8-c1fea3b5b9ef) Hallituksen jäsenet voivat lisätä hakemistoihin tiedostoja ja muokata niitä. # Hallintotyökalut ## Kokoukset Kaikki kokouksiin liittyvät ohjeet löytyvät [Kokoukset](/hallitus/kokoukset)-osion alta. ## Tehtävälistat Tässä osiossa voit pilkkoa projekteja pienempiin paloihin. Luotuasi tehtävälistan ja siihen sisältyvät tehtävät voit jakaa vaiheita eri henkilöille. Kun tehtävä on suoritettu, sen voi poistaa listasta painamalla ruksia. Näin koko projektitiimi pysyy kärryillä siitä, missä mennään. Tehtävälistat korvautuvat pian Tehtävänhallintatyökalulla. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZN2PDCljiOoPrxNdsG%2F-MZNQCmKyjfIuhCaUmcB%2Fyle20.png?alt=media\&token=39eb895e-e05f-4c7e-b71f-8adf48824d0f) ## Ilmoitukset Hallintotyökalun avulla pääset tarkastelemaan kaikkia ilmoituksia, myös jo ilmoitustaululta näkyvistä poistuneita. Voit myös julkaista täältä uusia ilmoituksia. Lisätietoja löydät [Ilmoitustaulu](/hallitus/palvelun-ominaisuudet/ilmoitustaulu)-ohjeesta. ## Asukaskyselyt Tässä osiossa voit tarkastella aiemmin luotuja asukaskyselyitä ja niiden vastauksia. Voit myös julkaista täältä uusia asukaskyselyjä. ## Käyttäjät Tässä osiossa voit hallinnoida käyttäjien käyttöoikeuksia ja rooleja sekä kutsua uusia käyttäjiä. Kutsut-välilehdellä voit lähettää kutsuja uusille käyttäjille ja tarkastella, ovatko käyttäjät ottaneet palvelun käyttöön kutsulinkistään. Voit tuoda uusia käyttäjiä yksittäin tai kerralla excel- tai csv-tiedostona. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZN2PDCljiOoPrxNdsG%2F-MZNSsOTDiHJZ4qIPCzt%2Fyle21.png?alt=media\&token=857283ac-89ed-4a58-87e6-9068e5965b75) ![Tuo tiedostona -laatikon linkki vie käyttöönotto-opppaaseen.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZN2PDCljiOoPrxNdsG%2F-MZNSv6ACq-aBMzqQRy7%2Fyle22.png?alt=media\&token=5daaa74f-132a-4704-9be3-c4536ffa486b) ## Huoneistot Tässä osiossa voit tuoda taloyhtiön osakeryhmät, kuten huoneistot ja autopaikat Viiluun ja lisätä osakeryhmien omistajat ja äänimäärät. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZN2PDCljiOoPrxNdsG%2F-MZNTkb7vXITyPoyDEgs%2Fyle23.png?alt=media\&token=a9851264-f1b0-4f02-b864-33bda2c20d29) Osakastiedot voi tuoda Viiluun käsin, excel-tiedostona tai rajapinnan kautta isännöintijärjestelmästä. Tästä löydät lisätietoa isännöitsijän oppaasta. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZN2PDCljiOoPrxNdsG%2F-MZNU4czPfYlRLy32wuz%2Fyle24.png?alt=media\&token=9b75018b-2068-4b2d-9521-cbc5b78e46c0) ## Kriisiviestintä Kriisiviestinnän kautta voit tiedottaa asukkaita ja osakkaita akuuteista ongelmista. Putkivuodoista tai vaikka alueellisista viranomaisvaaratiedotteista lähtee tätä kautta viesti vastaanottajille sähköpostitse ja tekstiviestitse. Kriisiviestit tulevat näkyviin myös ilmoitustaululle. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZN2PDCljiOoPrxNdsG%2F-MZNV44NFVB3a9_J029n%2Fyle25.png?alt=media\&token=a7ac53cf-3084-418c-baee-ce65192702c7) ## Postitustarrat Jos taloyhtiöllä on tarve lähettää osalle asukkaista ja osakkaista tiedotteet paperisena, Postitustarrojen kautta voit tulostaa ne valmiiksi aseteltuina. Voit valita kaikkien tietojen tulostamisen tai tulostaa vain niiden henkilöiden osoitetiedot, jotka eivät ole sallineet sähköistä viestintää. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZN2PDCljiOoPrxNdsG%2F-MZNVo0nMYDXrGdSw0Rf%2Fyle26.png?alt=media\&token=03aba931-e62a-4060-9f25-572cc42ce99a) ## Ilmoitus- ja tilauspohjat Tämän osion avulla pääset luomaan uusia lomakepohjia. Lisätietoja löydät [Ilmoitukset ja tilaukset](/hallitus/palvelun-ominaisuudet/ilmoitukset-ja-tilaukset) -ohjeesta. # Porrasnäytöt ## Porrasnäytön asetusten muokkaaminen Kun porrasnäyttö on asennettu, sen sisältöä pääsee muokkaamaan talosivuilta. Pääset muokkaamaan porrasnäytön asetuksia avaamalla talosivun ja valitsemalla **Muokkaa**. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MkX2Fl7c_QW9a53jRCb%2F-MkX63gbuNBO_F47FlgW%2Fpor1.png?alt=media\&token=a6812e11-79c4-42b6-bf53-5fdeece2e64b) Tämän jälkeen valitse Porrasnäytöt -välilehti. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MkX2Fl7c_QW9a53jRCb%2F-MkX6Kya824vQDWTwNel%2Fpor2.png?alt=media\&token=df539929-9cec-4cf0-ba0b-37df358c0298) Rekisteröidyt porrasnäytöt näkyvät tällä välilehdellä. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MkX2Fl7c_QW9a53jRCb%2F-MkX7Jgopdg4VMeR7PZw%2Fpor5.png?alt=media\&token=0b1cad99-8443-4dbd-bd7c-a88982d1b63f) ## Sisältöasetukset Asetuspainikkeesta pääset valitsemaan, mitä porrasnäytöllänne näkyy ja vaikuttamaan asetteluun. Asukaspainikkeesta pääset muokkaamaan huoneistolistauksen nimiä. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MkX2Fl7c_QW9a53jRCb%2F-MkX8ZWfRAh2F_ri_CoN%2Fpor9.png?alt=media\&token=f09eb65a-b57c-4522-99a2-f0d466af5e02) Asetuspainikkeesta avautuu näkymä, josta pääset muokaamaan porrasnäytön sisältöä ja asetuksia. Valikko sisältää tavallisimmat sisällöt mutta ei rajoitu niihin. Porrasnäytön käyttöönoton yhteydessä sisältö muokataan tarpeitanne vastaavaksi. Mikäli tarpeenne myöhemmin muuttuvat eikä asetuspainikkeen valinnoista löydy tarvitsemaanne, ottakaa yhteyttä asiakaspalveluun . ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MkX2Fl7c_QW9a53jRCb%2F-MkX8c7ACmUiJ0j-eIgB%2Fpor6.png?alt=media\&token=985c521c-d9bc-4b95-ab60-f6c94f46e535) ## Huoneistolistauksen muokkaaminen Mikäli porrasnäytöllä on huoneistolistaus, sen nimiä pääsee muokaamaan suoraan asukaspainikkeen kautta. Lisätessäsi nimiä listaukseen ensimmäistä kertaa valitse yläoikealta **Lisää.** ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MkX2Fl7c_QW9a53jRCb%2F-MkXE9LtvjzbTAfCOw2h%2Fpor7.png?alt=media\&token=161d8948-86ed-479a-8e2d-f44ddd5ec48e) Tämän jälkeen syötä huoneiston tunnus. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MkX2Fl7c_QW9a53jRCb%2F-MkXESb8x-KK8H3Wd2cl%2Fpor10.png?alt=media\&token=c303ec92-4ff3-4a41-8985-43b467630dc9) Painettuasi OK pääset syöttämään huoneistoon nimen. Tämän kentän voi myös jättää tyhjäksi. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MkX2Fl7c_QW9a53jRCb%2F-MkXEqKc6KbFOzTS0ZPn%2Fpor11.png?alt=media\&token=2f28b78b-e64a-46fc-9d93-3eac055cf104) Asukkaiden vaihtuessa nimilistaa pääsee muokaamaan kynän kuvasta kyseisen asuntorivin oikeassa reunassa. Kuten ensimmäistä kertaa huoneistoja lisätessäsi, vahvista huoneisto jonka tietoja haluat muokata, paina OK ja päivitä nimi. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MkX2Fl7c_QW9a53jRCb%2F-MkXFEVjEkZBg93oyhYa%2Fpor12.png?alt=media\&token=5809e4e5-2822-4cd7-acdf-71d3cde3d72c) Päivitykset näkyvät porrasnäytöllä välittömästi. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MkX2Fl7c_QW9a53jRCb%2F-MkXHKUTN_yBhGe9ZTLS%2Fpor13.png?alt=media\&token=bfbcc2b8-c1ab-4806-8171-ce0a3902d0b7) # Rajapinnat isännöintijärjestelmiin Viilu voi integroitua jo käyttämiisi työkaluihin. Viilun käyttö on vieläkin sujuvampaa, jos tieto kulkee automaattisesti käyttämistäsi järjestelmistä. Valitse käyttämäsi järjestelmä alta lukeaksesi tarkempia ohjeita. Mikäli et löydä käyttämääsi ohjelmistoa listasta niin kerrothan meille, jotta voimme toteuttaa rajapinnan. Tajapinta-asioissa kehotamme lähettämään meille sähköpostia osoitteeseen . ## [Visma Fivaldi](/isannoitsija/rajapinnat-isaennoeintijaerjestelmiin/visma-fivaldi) ## [Visma Tampuuri](/isannoitsija/rajapinnat-isaennoeintijaerjestelmiin/visma-tampuuri) # Visma Fivaldi ## Rajapinnan käyttöönotto Fivaldi-rajapinnan käyttöönotto on nopeaa. Viilun puolella tarvitsemme vain tietää teidän toimiston Fivaldin puolen "Asiakasnimi" tiedon. Tämän jälkeen annatte vain meidän kumppanitunnuksellemme luku-oikeuden kohteidenne kiinteistöhallintatietoihin seuraavasti: {% hint style="info" %} Käyttöoikeudet kiinteistönhallinta (Kiha) aineistoihin annetaan Fivaldista kohdekohtaisesti. {% endhint %} 1\) Ollessasi kirjautuneena pääkäyttäjän tunnuksilla siirry **Palvelunhallintaan**. Pääset sinne esimerkiksi klikkaamalla yläreunasta rattaan kuvaa ja valitsemalla sitten **Asetukset**. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-Ma91FfrOhmJMjG5oDsz%2F-Ma94Xwi6_YCqVAzfHvL%2FAsetukset.jpeg?alt=media\&token=6653c258-1f79-4f96-9ab1-9ebe3c3053a3) 2\) Avaa Palveluhallinnan puurakenteesta kohta **Kumppanikäyttäjät**. 3\) Valitse kumppanikäyttäjä "Viilu (Viilu Solutions Oy)" 4\) Valitse kohdasta **Käyttöoikeudet** kohde, jolle haluat laittaa Viilun integraation käyttöön. Kuvan esimerkissä kohde on "376122 - Uusi Yritys 1". 5\) Laita kohdassa **Partneri tunnukset** raksi **Käyttö**-ruutuihin sekä "Web service kiha" että "Yritystiedot" kohtiin. Tämä sallii Viilun lukea kohteen tietoja Fivaldista. 6\) Lopuksi tallenna vielä tekemäsi muutokset. Mikäli haluat laittaa rajapinnan käyttöön useammalle kohteelle tulee sinun toistaa toimenpiteet kohdasta 4. eteenpäin jokaiselle kohteelle. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-Ma91FfrOhmJMjG5oDsz%2F-Ma98zv0zS1WD29Og6Yp%2FPalvelunhallinta%20-%20Viilu.jpeg?alt=media\&token=2c46ee7a-8edb-4fa3-a68a-2ba8311c6202) Rajapinta on otettu käyttöön ja integraatiota voidaan alkaa käyttämään. Visma veloittaa rajapinnan käytöstä hinnastonsa mukaisesti. Viilu ei veloita rajapinnan käytöstä. # Visma Tampuuri Tampuurin ohje on tulossa pian. Mikäli tarvitset apua otathan yhteyttä [asiakaspalveluumme](https://vii.lu/support), jotta voimme auttaa teitä laittamaan rajapinnan päälle. # Isännöitsijän tietopaketti Usein kysytyt kysymykset ## Tarjotaanko isännöitsijälle paljousalennuksia? Kyllä! Ota yhteyttä [asiakaspalveluun](https://taloyht.io/support) niin katsotaan alennukset kohdalleen teidän asiakaskuntaa ja tarvittavia ominaisuuksia tarkastellen. ## Onko palvelu tietoturvallinen? Kyllä! Kaikki liikenne ja tiedon tallennus on salattua ja data pysyy euroopan sisäpuolella. Taloyhtiön asiakirjoihin, viestintään ja prosesseihin pääsee käsiksi vain, jos tämä on mahdollistettu jakamalla käyttöoikeus kyseisiin tietoihin. Myös etäkokouksissa tapahtuva viestintä on salattua. ## Minkälainen projekti palvelun käyttöönotto on? Palvelun käyttöönotto on suunniteltu mahdollisimman nopeaksi ja sujuvaksi. Taloyhtiön rekisteröimiseen vierähtää sinulta tai hallitukselta noin minuutti, jonka jälkeen palvelu on taloyhtiön käytettävissä. Tämän jälkeen alkaa mahdollisesti tiedon siirto aikaisemmasta järjestelmästä, mikäli sellainen on ollut käytössä. Kysy [asiakaspalvelulta](https://taloyht.io/support) olisiko meillä vinkkejä tiedon siirtoon. # Talosivujen perustaminen Tässä osiossa käydään läpi uuden taloyhtiön perustaminen palveluun isännöitsijän työkaluilla. Pääset tarkastelemaan isännöintitoimistonne kohteita vasemmasta laidasta valitsemalla Kohteet. ![Oikeassa alalaidassa on Lisää-painike.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZx52gcZrJU3xdfSkrE%2F-MZx9OJ2X65Xhvurdbs5%2Ftuo1.png?alt=media\&token=50b6754e-6c20-4a9d-ab1f-78a1fcb6d0d5) Voit lisätä taloyhtiöitä palveluun joko käsin tai rajapinnan kautta isännöintijärjestelmästä. Tällä hetkellä Viilulla on rajapinnat Fivaldiin ja Tampuuriin. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZx52gcZrJU3xdfSkrE%2F-MZxA1xYopOdMyJm3nXB%2Ftuo2.png?alt=media\&token=ba57bdbf-1319-4302-9de2-c239d54542c2) Voit rekisteröidä taloyhtiön palveluun tätä kautta. Rekisteröinnissä kysytään vain muutama kysymys, joten se käy ripeästi. Palvelu on taloyhtiön käytettävissä rekisteröinnin jälkeen. Tätä kautta perustettaessa talosivu linkittyy automaattisesti isännöintitoimistoonne. ### Kohteen luonti käsin ![Täydennä kohteen tiedot.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZx52gcZrJU3xdfSkrE%2F-MZxB3T1boR9cUA2xEJN%2Ftuo3.png?alt=media\&token=90f5461e-18cc-4007-a4f1-430a8b482392) ![Lisää laskutusyhteyshenkilön sähköpostiosoite.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZx52gcZrJU3xdfSkrE%2F-MZxBLLQPw2v5ZY4lBaW%2Ftuo4.png?alt=media\&token=3e0cb2af-7a2d-4fb8-b154-844757fad732) Nyt kohde on luotu palveluun. Hae luomasi taloyhtiö Kohteet-listasta ja avaa talosivu. ![Voit täydentää talosivulle esimerkiksi huoltoyhtiön tiedot.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZvIeq8Evg2hII8xRBp%2F-MZvQUWAWDQyrRm7ES0v%2Fis1.png?alt=media\&token=d31b1c18-a4ac-4d84-8eba-75b8680d74eb) ![Voit lisätä taloyhtiön huoneistojen tiedot Hallintotyökalujen Huoneistot-osiosta.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZvIeq8Evg2hII8xRBp%2F-MZvQb-23SjH7pWWg-pw%2Fis2.png?alt=media\&token=9540d4f8-8981-423c-a76b-c2d6453ac525) ![Voit tuoda huoneistotiedot Excel- tai CSV-tiedostona tai rajapinnan kautta isännöintijärjestelmästä.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZvIeq8Evg2hII8xRBp%2F-MZvQrFGb8aKOzNRFIcB%2Fis3.png?alt=media\&token=d9d27f9a-de95-42ad-b929-08f6ae90e9fb) # Asukkaiden/Osakkaiden kutsuminen palveluun Asukkaat ja Osakkaat voidaan kutsua palveluun monella eri tavalla. {% hint style="info" %} Mikäli olet ottamassa palvelua käyttöön suosittelemme kysäisemään meiltä miten asukkaat ja osakkaat voidaan kutsua palveluun. Voimme usein kutsua käyttäjät palveluun massa-ajona, jolloin teiltä säästyy paljon aikaa ja vaivaa. {% endhint %} ### Yksittäisen henkilön kutsuminen kun sähköpostiosoite tiedetään Henkilön sähköpostiosoitteen ollessa tiedossa on helppo kutsua hänet talosivun käyttäjäksi. Tämä voidaan tehdä kohteen hallintotyökalujen käyttäjähallinnan kautta. Syöttämällä henkilön roolin, nimen ja sähköpostiosoitteen ja palvelu lähettää henkilölle kutsun sähköpostitse, joka ohjaa hänet täydentämään tietonsa. Tiedot täydennettyään henkilö saa roolinsa osoittamat käyttöoikeudet kohteen talosivuille. **Katso video:** [**https://youtu.be/dZY\_T\_8gZO4**](https://youtu.be/dZY_T_8gZO4) ### Henkilön / henkilöiden kutsuminen jos sähköpostiosoitteita ei tiedetä Mikäli henkilön tai henkilöiden sähköpostiosoitteita ei tiedetä voitte jakaa heille linkin talosivuille. Henkilöt voivat pyytää käyttöoikeuksia talosivujen kautta. Heidät ohjataan ensin luomaan tunnus (jos heillä ei jo sitä ole) ja tämän jälkeen heitä pyydetään kertomaan ovatko asukkaita vai osakkaita. Myös huoneiston tunnus kysytään tässä yhteydessä. Nämä tiedot täytettyään henkilö voi lähettää käyttöoikeuspyynnön, joka saapuu teidän määrittelemäänne sähköpostilaatikkoon. Sähköpostista löytyy kaikki asukkaan/osakkaan tiedot, jotka voitte tarkistaa isännöintijärjestelmästänne ja sen perusteella hyväksyä tai hylätä kutsun. {% hint style="info" %} Talosivuilla on helppolukuiset osoitteet, jotka voi jakaa vaikka paperitiedotteella. {% endhint %} ### Henkilöiden kutsuminen massana Excel tiedostolla Voit kutsua henkilöitä käyttäjiksi myös massa-ajona. Löydät Excel-tuonnin talosivun hallintotyökalujen käyttäjät-osiosta. Sinun tarvitsee vain muotoilla Excel niin, että sarakkeet täsmäävät esimerkkiimme: {% file src="/files/-MExGrKy7VCSPZvfFnmM" %} Excel-muodon esimerkki {% endfile %} {% file src="/files/-MExGprP25IySMC7Vgjm" %} CSV-muodon esimerkki {% endfile %} {% hint style="info" %} Yllä kuvatulla tavalla voit kutsua vaikka kaikki kohteen asukkaat ja osakkaat yhtä aikaa. Ota meihin yhteyttä, mikäli haluaisit kutsua kaikkien kohteidenne asukkaat ja osakkaat yhdellä tiedostolla. {% endhint %} ### Asukkaiden / Osakkaiden kutsuminen toisen järjestelmän rajapintaa hyödyntäen Asukkaiden ja Osakkaiden tiedot on mahdollista tuoda myös rajapintoja pitkin muista järjestelmistä. Ota meihin yhteyttä niin voimme kertoa lisää. # Asukkaan/Osakkaan linkittäminen huoneistoon Käyttäjät voivat itse ilmoittaa edustavansa huoneistoa Viilun kautta. Tämän lisäksi isännöitsijä tai hallituksen jäsen voi tehdä linkityksen kohteen hallintotyökalujen Huoneistot-osion kautta. Linkityksiä voidaan myös poistaa. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MRxqxiw_emDCZB0EPS9%2F-MRybFLMeZoy-bLGutLM%2FScreenshot%202021-01-26%20at%2014.13.29.png?alt=media\&token=d4af1453-ad01-4f65-b457-704366659a9a) Näet huoneistoon linkitetyt käyttäjät klikkaamalla "Käyttäjät"-sarakkeen linkkiä. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MRxqxiw_emDCZB0EPS9%2F-MS8EXREw8NJ-c7nGr__%2FScreenshot%202021-01-28%20at%2015.45.40.png?alt=media\&token=5386e929-3e6f-4f08-80e3-424d4350cab9) Voit linkittää käyttäjän huoneistoon painamalla "Lisää käyttäjä"-painiketta. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MRxqxiw_emDCZB0EPS9%2F-MS8EuczrGHPttlQ4Pcq%2FScreenshot%202021-01-28%20at%2015.47.20.png?alt=media\&token=5a8c36fe-9b39-4f0a-8fee-9c616a58f649) Valitse henkilön rooli tässä huoneistossa ja henkilö listalta. Mikäli henkilöä ei löydy käyttäjälistalta, kutsu hänet ensin palvelun käyttäjäksi. Voit poistaa käyttäjän ja huoneiston välisen linkityksen klikkaamalla henkilön rivillä olevaa kolmea pistettä ja valitemalla "Poista huoneistosta". ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MRxqxiw_emDCZB0EPS9%2F-MS8FSOYasOQ-9Hl1oZ2%2FScreenshot%202021-01-28%20at%2015.49.40.png?alt=media\&token=5bdc0e76-ac10-483c-9690-47f266c81870) Mikäli sinulla on tarpeen linkittää suurempi määrä käyttäjiä ja huoneistoja otathan meihin yhteyttä. Voi olla että voimme tehdä tämän automatisoidusti, jotta sinulta säästyy työtä. # Ilmoitusten ja tilausten hallinnointi Tässä osiossa käydään läpi osakkaiden ja asukkaiden lähettämien ilmoitusten hallinta Viilun avulla. ### Ilmoituksen käsittely Kaikkien Viilussa olevien taloyhtiöidesi ilmoitukset ja tilaukset löytyvät Ilmoitukset ja tilaukset -osiosta. Löydät sen vasemman laidan työkalupalkista. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZvRMleksDkQaUvTiZ_%2F-MZvUOssDWFdJj1IBBi0%2Fis4.png?alt=media\&token=ca4f4ebe-1c99-4237-a0df-72f7e8a7444f) Klikkaamalla ilmoitusta Tila-kohdasta voit määrittää ilmoituksen statuksen. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZvRMleksDkQaUvTiZ_%2F-MZvWX68eNI1mRfaEIIJ%2Fis6.png?alt=media\&token=bfcccb62-88bf-4f91-b76c-bb964592ffc2) Valitsemalla ajantasaisen tilan pysyt ajan tasalla tehtävistäsi. Voit vaihdella tilaa tarpeen mukaan: palauttaa Työn alla olevan ilmoituksen vastaanotetuksi tai Valmiin Työn alla olevaksi, jos tilanne muuttuu. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZvRMleksDkQaUvTiZ_%2F-MZvmxoGMPX-8v7Pmxaa%2Fis10.png?alt=media\&token=4ce1d505-9421-4790-b3ed-d250e883ea9a) Avaa valitsemasi ilmoitus klikkaamalla sitä. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZvRMleksDkQaUvTiZ_%2F-MZvXC3huHKylmkYkXsH%2Fis5.png?alt=media\&token=d3720c74-8c97-4e17-a0a1-02f3c43c346c) Ilmoituksen vasemmalla laidassa näet lähettäjän liitteet, esimerkiksi kuvat, videot tai tekstitiedostot. Tapahtumahistoriaan tallentuu ilmoituksen tilan muutokset. Jos haluat pyytää listätietoja tai informoita lähettäjää siitä että asia on hoidossa, voit lähettää Kommentin asiakkaalle. Sisäiset muistiot -kohdassa voit tehdä merkintöjä, jotka eivät näyt asiakkaalle. Halutessasi voit myös mainita muita isännöintiyrityksen henkilöitä nimellä, jolloin he saavat siitä ilmoituksen. Tämä onnistuu @-merkillä. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZvRMleksDkQaUvTiZ_%2F-MZvatLEW3R28195CP7c%2Fis7.png?alt=media\&token=b9238fec-8fba-414b-a4c4-0ecdda4581bc) Yläoikealla voit tarvittaessa muokata ilmoitusta tai välittää sen sähköpostitse eteenpäin. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZvRMleksDkQaUvTiZ_%2F-MZvbNE_wfJjrpnQ0HyR%2Fis8.png?alt=media\&token=352c9908-83f1-4702-8a1e-477a3134a123) Kaikki ilmoitusta koskeva tallentuu kätevästi näkymään. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZvRMleksDkQaUvTiZ_%2F-MZvnBbla5WMU3QLIvcs%2Fis9.png?alt=media\&token=8677e07d-9ab5-47ae-aa43-d337f6356de7) ### Ilmoitus- tai tilauspohjien luominen Viilun kautta asiakkaat voivat lähettää esimerkiksi vikailmoituksia tai asiakirjatilauksia. Voit luoda kaikki tarpeelliset lomakepohjat siirtymällä Pohjat-välilehdelle. Luodut lomakepohjat näkyvät kaikille taloyhtiöillenne. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZvnR13mfKH3aU-apRr%2F-MZvyazY2bKQFx3qTGwy%2Fis11.png?alt=media\&token=6d5b8bf3-0615-42f0-9368-119f362cfad6) Uuden lomakepohjan luominen sujuu vaiheistetulla työkalulla. Ensimmäisellä välilehdellä määrittelet lomakkeen yleiset asetukset, toisella lomakkeen sisällöt ja kolmannella pääset esikatselemaan tuotoksesi ennen julkaisua. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZvnR13mfKH3aU-apRr%2F-MZvz6lSFGPh1_3dikZg%2Fis12.png?alt=media\&token=d8c76655-4ccc-482e-b237-25c6a326c4b6) # Ilmoitustaulu Tässä osiossa käsittelemme ilmoitustaulutiedotteiden laatimista ja käsittelyä isännöitsijän näkymässä. Löydät Ilmoitustaulun vasemman laidan valikosta. Näet aiemmin luodut ilmoitukset ja voit lisätä uusia alaoikealta löytyvästä Julkaise uusi -painikkeesta. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZx52gcZrJU3xdfSkrE%2F-MZxDujZUvD-79ICE_An%2Filmo1.png?alt=media\&token=7a9cab11-7afe-48d2-828a-3ef0fe216cd7) Julkaistessasi uuden tiedotteen ilmoitustaululle voit valita yhden tai useamman taloyhtiön. Jakelua näiden taloyhtiöiden sisällä (asukkaille, osakkaille vai hallitukselle) tarkennetaan myöhemmin. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZx52gcZrJU3xdfSkrE%2F-MZxESxBtxNIT6MByIGC%2Filmo2.png?alt=media\&token=e3a8ca68-9b1f-4322-973f-f2232f30b68f) Tiedotetta laatiessa voit kirjoittaa suoraan tekstikenttään tai tallentaa sen ensin omalla tekstinkäsittelyohjelmallasi PDF-muotoon. Huomaathan, ettet voi tallentaa Viiluun keskeneräisiä luonnoksia. Jos haluat jatkaa tiedotteen laatimista myöhemmin, se kannattaa kirjoittaa ensin valmiiksi tekstinkäsittelyohjelmassa. Tiedotetta voi muokata myös jukaisun jälkeen, jolloin tiedotteen päivittymisestä lähtee viesti vastaanottajille. Voit lisätä tiedotteeseesi myös kuvan. Jos tiedote on PDF-muodossa, kuva tulee lisätä tekstin lomaan ennen tallentamista PDF-muotoon. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZx52gcZrJU3xdfSkrE%2F-MZxF-VjmptRYhNXcVPH%2Filmo3.png?alt=media\&token=a7c208a6-2b5e-4716-9317-def9e9082957) Kun tiedote on laadittu, määritä vielä jakelu. Tällöin kaikille asianomaisille lähtee ilmoitus tiedotteesta. Mikäli tiedote on tarpeellinen vain rajoitetun ajan, voit määrittää sille poistumisajan. Näin esimerkiksi kierrätyslavaa koskevan tiedotteen voi määrittää poistumaan kun lava haetaan pois. # Asukaskyselyiden laatiminen Tässä tiedotteessa käydään läpi asukaskyselytyökalun käyttö isännöitsijän näkökulmasta. Pääset Asukaskyselyihin vasemman laidan valikosta. Voit tarkastella vanhoja asukaskyselyitä tai luoda uusia. ![Pääset luomaan uuden kyselyn oikeasta alalaidasta.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZx52gcZrJU3xdfSkrE%2F-MZxGLNZHYjanBqyN4ZZ%2Fas1.png?alt=media\&token=f49fd336-26e6-483d-8367-e60fbeceec85) Kun luot uuden asiakaskyselyn, ensimmäisenä tulee määrittää jakelu. Voit valita yksittäisiä isännöintitoimiston hallinnoimia kohteista tai ne kaikki. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZx52gcZrJU3xdfSkrE%2F-MZxGnAzSfJz8BMEE53B%2Fas2.png?alt=media\&token=787ec73a-7901-44ed-8f19-6345b8111499) Kun jakelu on määritetty, aukeaa asukaskyselytyökalu. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZx52gcZrJU3xdfSkrE%2F-MZxH4CZC5QjInAb5Ifs%2Fas3.png?alt=media\&token=e74fe533-4245-48e0-b86e-519798fa58dc) Kyselyyn voi lisätä vapaasti osioita. Vastausmuoto voi olla lineaarinen (esim 1-5), monivalinta, vapaa teksti tai vaikka päivämäärä jos haluatte päättää kevättalkoiden ajankohdan yhdessä. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZx52gcZrJU3xdfSkrE%2F-MZxIEsSrW_N5eQGthUs%2Fas4.png?alt=media\&token=8814a46c-61a6-45cf-89fe-a4f365aeffd0) Kun kysely on päättynyt, pääset tutustumaan tuloksiin valitsemalla Asukaskyselyt-osiosta haluamasi ja valitsemalla Näytä tulokset. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MZx52gcZrJU3xdfSkrE%2F-MZxIl1_cVVotePKBrRz%2Fas5.png?alt=media\&token=daeec700-739d-47b8-9fe7-d80fa1983533) Raportti näyttää vastaukset selkeästi hahmotettavina tilastokaavioina. # Kokoukset Liittyminen, kokousnäkymä ja yleisimmät pulmatilanteet. ### [Kokoukseen liittyminen](/kokoukset/kokoukseen-liittyminen) ### [Kokousnäkymä](/kokoukset/kokousnaekymae) ### [Ongelmia kokoustaessa?](/kokoukset/ongelmia-kokoustaessa) # Kokoukseen liittyminen Viilulla järjestettäviin kokouksiin voi liittyä usealla tavalla. ## Tietokoneella kokoukseen liittyminen Kätevin tapa liittyä kokoukseen on avata kokous linkin kautta. Sinulle on lähetetty ns. lyhytlinkki kokouskutsun mukana. Kokouskutsu on voitu lähettää sinulle postitse tai sähköpostitse. Kokouksen lyhytlinkki näyttää tältä: **** (huomioi, että tämä on vain esimerkki. ## Mobiililaitteella kokoukseen liittyminen Mobiililaitteella liittyäksesi tarvitset Viilu-sovelluksen ja siihen syötettävän kokouskoodin. Voit ladata sovelluksen laitteesi sovelluskaupasta. Kokouskoodi löytyy sinulle lähetetystä kokouskutsusta, joka on voitu lähettää sinulle joko postitse tai sähköpostitse. Kokouksen koodi näyttää tältä: **123 123 1234** (huomioi, että tämä on vain esimerkki) Katso video: [**https://www.youtube.com/watch?v=sLddvo7KCu4**](https://www.youtube.com/watch?v=sLddvo7KCu4) ## Puhelinsoitolla kokoukseen liittyminen Puhelinsoitolla liittyäksesi et tarvitse mitään digilaitetta, mutta kokousominaisuudet ovat rajallisemmat. Et esimerkiksi nää esitettävää materiaalia ja et voi osallistua äänestyksiin. Puhelinsoitolla osallistuaksesi soita numeroon **+358 75 325 2525** ja syötä kysyttäessä puhelinkoodi, joka löytyy sinulle lähetetystä kokouskutsusta. Kokouskutsu on voitu lähettää sinulle joko paperitse tai sähköpostitse. Kokouksen puhelinkoodi näyttää tältä: **987 987 987#** (huomioi, että tämä on vain esimerkki) # Kokousnäkymä Tässä ohjeessa käymme läpi kokousnäkymän ja sen toiminnot. ### Kokousnäkymä tietokoneella Yhtiökokouskutsussa oleva linkki avaa kokousnäkymän Viilu-palvelussa. Paina keskellä olevaa Liity kokoukseen -nappia. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MXpi6QeiiA_lnx-k8xo%2F-MXq4-TjKaLvZAAoAtRC%2Fkokousn%C3%A4kym%C3%A41.png?alt=media\&token=ad933305-6e27-4796-976a-db75a09cd6c9) Anna selaimelle oikeudet käyttää mikrofonia ja kameraa jos se kysyy niitä. Kokoukseen liittyessäsi mikrofoni ja kamera ovat oletuksena suljettuina. Jos haluat myöhemmin pyytää puheenvuoroa kokouksessa, sinun on helpompi käynnistää mikrofoni ja kamera ilman, että joudut erikseen avaamaan selaimesi käyttöoikeudet. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MXpi6QeiiA_lnx-k8xo%2F-MXq5G6dluwvT8o7R9n-%2Fkokousn%C3%A4kym%C3%A42.png?alt=media\&token=3a6078bb-ead5-43da-855c-9517eb3c3ff5) Kokoukseen liityttyäsi aukeaa uusi näkymä. Alalaidan työkalut tulevat näkyviin kun liikutat hiirtä näytöllä. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MXpi6QeiiA_lnx-k8xo%2F-MXq5NaCeVnHv0vIhH9y%2Fkokousn%C3%A4kym%C3%A43.png?alt=media\&token=89bb70d9-1a6d-45cb-9057-49bfcfbaa73d) Kokousnäkymän vasemmasta alalaidasta löydät chatin. Painamalla puhekuplaa aikeaa näytön vasempaan laitan chatti-ikkuna, johon voit kirjoittaa viestin. Viestisi näkyy kaikille kokoukseen osallistuville. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MWnVvOVRYdpY2hCofCE%2F-MWnwVYOq9lYn8xdWJqH%2Fkokousn%C3%A4kym%C3%A412.png?alt=media\&token=788d5ec8-3bb8-4f86-8e61-6bd9fecda53d) Käsi-kuvakkeen avulla voi pyytää puheenvuoroa. Painettuasi tätä kokouksen puheenjohtaja näkee, että sinulla on asiaa. Puheenvuoroa pyydettyäsi ilmestyy oikeassa laidassa nimesi viereen sininen merkki ilmoittamaan pyynnöstä. Puheenvuoropyynnöt näkyvät kaikille paikalla oleville. Voit avata mikrofonisi ja puhua kun puheenjohtaja sanoo että on sinun vuorosi. Sininen merkki poistuu automaattisesti kun alat puhumaan. Jos haluat perua puheenvuoropyyntösi, voit painaa käsi-kuvaketta uudestaan. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MXpi6QeiiA_lnx-k8xo%2F-MXq5u3gNQm4MVF900lK%2Fkokousn%C3%A4kym%C3%A44.png?alt=media\&token=c78fbe48-a7a7-47e6-ab0f-8ce63e119bbe) Alalaidassa keskellä on mikrofoni, luuri ja kamera. Painamalla punaista luuria katkaiset puhelun ja poistut kokouksesta. Voit palata takaisin liittymällä uudestaan kokoukseen. Mikrofonia painamalla voit käynnistää puheyhteyden. Jos käytät kokoustamislaitteessasi erillistä mikrofonia, voit avata mikrofonin asetukset väkäsestä ja valita sieltä oikean äänilähteen. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MWnVvOVRYdpY2hCofCE%2F-MWnz0LUz_drGJB3kDww%2Fkokousn%C3%A4kym%C3%A414.png?alt=media\&token=8632a921-5b63-4469-9939-1533d1e77461) Kameraa painamalla voi laittaa webbikameran päälle tai sammuttaa sen. Tällöin muut kokouksessa olijat näkevät sinut. Kameran vieressä olevasta väkäsestä voit tarkastella asettelua ennen kuvan jakamista muille osanottajille. Jos laitteesseesi on kytketty useampi kamera, väkäsestä löydät käytettävissä olevat vaihtoehdot. Jos kokouksessa on paljon osallistujia, on suositeltavaa pitää kamera suljettuna. Tämä säästä kaistaa ja voi ehkäistä pätkimistä jos verkkoyhteytesi on huono. ![Kameraa painamalla voi laittaa webbikameran päälle tai sammuttaa sen.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MWnVvOVRYdpY2hCofCE%2F-MWo-VbdxwIjnCy22PbT%2Fkokousn%C3%A4kym%C3%A415.png?alt=media\&token=410c7947-8032-4149-afa3-46714b596c84) ![Oikeasta alakulmasta kolmea pistettä painamalla löytyy lisää asetuksia.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MXpi6QeiiA_lnx-k8xo%2F-MXq6MpHVeH9bRyOH9jG%2Fkokousn%C3%A4kym%C3%A45.png?alt=media\&token=644502d3-87f8-4fa7-ba76-4fae74d03f32) ![Oikeassa ylälaidassa näet kokouksen aikana tarvittavia toimintoja.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MY-iz6cP2uJQm-IpnK1%2F-MY-k1fmtsGuDwQ9JBVs%2Fkokousn%C3%A4kym%C3%A4500.png?alt=media\&token=f1404475-f411-4bf7-b782-33fcb4d7aa86) ### Aineisto Ylälaidan Aineisto-kohtaa klikkaamalla avautuu oikeaan laitaan näkymä, josta pääset käsiksi kokouksen liitetiedostoihin. Aiheesta riippuen kokouksen koolle kutsuja on voinut laittaa sinne vaikka esityslistan, budjettiluonnoksen tai remonttisuunnitelman. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MY-iz6cP2uJQm-IpnK1%2F-MY-k1fmtsGuDwQ9JBVs%2Fkokousn%C3%A4kym%C3%A4500.png?alt=media\&token=f1404475-f411-4bf7-b782-33fcb4d7aa86) Tiedoston oikeassa reunassa näet kolme pistettä, josta aukeaa tiedoston esikatselu. Jos esikatselu on liian pieni, voi myös ladata tiedoston tai avata sen suurempana. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MXpi6QeiiA_lnx-k8xo%2F-MXq9OBZsWOKn0oERb-w%2Fkokousn%C3%A4kym%C3%A410.png?alt=media\&token=bb219228-0b53-4cda-8dcc-f099fc0f50c0) ### ### Nimenhuuto Kokouksen puheenjohtaja käynnistää nimenhuudon kun on aika todeta läsnäolijat. Tällöin nimenhuudon tulisi ponnahtaa ruudulle automaattisesti. Jos näin ei käy, voi itse avata sen ylälaidan Nimenhuuto-kohdasta. Ilmoittaudu läsnäolevaksi painamalla Ilmoittaudu-painiketta. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MXpi6QeiiA_lnx-k8xo%2F-MXq6i9llcNt9SM0taUw%2Fkokousn%C3%A4kym%C3%A46.png?alt=media\&token=de28a345-370f-4958-86f8-3635a1b7e566) Kun edustat kokouksessa vain omia osakkeitasi, voit ilmoittautuessasi läsnäolevaksi valita, että sinulla ei ole valtakirjoja. Tämän jälkeen valitse listasta huoneistot ja autopaikat, joiden osakkeet omistat. Voit edustaa hallinnoimiesi osakkeiden lisäksi myös muita, jos olet saanut valtakirjan. Isännöitsijä on kokouskutsussa ohjeistanut valtakirjojen toimittamisesta. Tällöin valitse kohta *Kyllä, minulla on valtakirjoja.* ![Valitse onko sinulla valtakirjoja.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MXpi6QeiiA_lnx-k8xo%2F-MXq7KajhixIDsnlqWIO%2Fkokousn%C3%A4kym%C3%A47.png?alt=media\&token=5ebe5025-7bab-497a-840d-2cf1c28a9042) ![Valitse seuraavaksi huoneistot, joissa olet itse osakkaana. ](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MXpi6QeiiA_lnx-k8xo%2F-MXq7t4FuJXNCnjIHdVF%2Fkokousn%C3%A4kym%C3%A48.png?alt=media\&token=ff53bf2c-fcdc-4758-be89-dabee34e3851) ![Valitse valtakirjalla edustamasi huoneistot. Valinta näytetään vain, jos ilmoitit edustavasi valtakirjalla.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MXpi6QeiiA_lnx-k8xo%2F-MXq8C5al4rUQP16S89o%2Fkokousn%C3%A4kym%C3%A49.png?alt=media\&token=36b1d28e-55b4-4075-917d-4faa0901834e) Kun olet ilmoittanut edustamasi huoneistot tietosi lisätään osallistujaluetteloon. Olet nyt osallistunut nimenhuutoon omalta osaltasi. Mikäli äänestätte kokouksessa, Viilu osaa laskea osakeryhmäperusteisen äänimäärän näiden tietojen perusteella. ### Äänestykset Kun kokous etenee äänestysvaiheeseen, voit avata Äänestykset-kohdan ylälaidasta. Kokouksen koollekutsuja määrittää äänestykset kokouksen esityslistan mukaisesti. Viilu-palvelu laskee äänimääräsi edustamiesi osakeryhmien perusteella. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MXpi6QeiiA_lnx-k8xo%2F-MXq9udFx83W_VMfSqpO%2Fkokousn%C3%A4kym%C3%A411.png?alt=media\&token=dc8841f9-8446-46ce-bee6-e4ec87093cf1) Hallituksen kokoonpanoa valitsessa ehdolle asettuvat ilmoittautuvat ja kokouksen puheenjohtaja tai sihteeri lisää heidät äänestykseen. Voit äänestää hallitukseen niin montaa henkilöä kuin hallitukseenne yhtiöjärjestyksen ja yhtiökokouksen päätöksen mukaisesti voidaan valita. Halutessasi voit äänestää myös pienempää määrää henkilöitä. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MXpi6QeiiA_lnx-k8xo%2F-MXqBR-x6nWj1I6lmqc7%2Fkokousn%C3%A4kym%C3%A412.png?alt=media\&token=98294118-eac4-417f-84b6-22c566be1b32) Kokous etenee esityslistan mukaisesti. Kun asiat on käsitelty ja kokouksen puheenjohtaja on julistanut kokouksen päättyneeksi, on aika poistua kokouksesta painamalla punaista luuria. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MXpi6QeiiA_lnx-k8xo%2F-MXqBnZLcdLPcB3bgvW5%2Fkokousn%C3%A4kym%C3%A413.png?alt=media\&token=94e3dbb0-3745-40e9-8cea-44b711167394) ### Yhteenveto kokousnäkymästä ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYKwC2h8qr-T1eQcVD9%2F-MYKw_F874-B1bzw-G-l%2Fcontrols_osallistuja.png?alt=media\&token=a58602b0-1674-4ed7-bdf3-bc56609c62b9) ### Kokousnäkymä mobiililaitteella Tietokoneen lisäksi voit osallistua kokoukseen mobiililaitteella. Parhaiten kokous toimii Viilu-sovelluksen kautta, mutta voit myös avata kokouslinkin selaimessa. Mobiili-ja tietokonenäkymissä on samat toiminnallisuudet, mutta asettelussa on pientä eroa. Perehdythän siis myös tietokonenäkymän oppaaseen, jossa käsitellään aihetta laajemmin. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYJrCxYxQQvIDO4sURy%2F-MYK_tc7kBwlK1CYS-uO%2FScreenshot_20210415-153819_Outlook.jpg?alt=media\&token=d9558d84-a617-49af-b1bb-76d21311f286) Kutsussa on mukana kokouksen yksilöllinen koodi, jota tarvitset liittyessäsi kokoukseen. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYJrCxYxQQvIDO4sURy%2F-MYK_tc8Ci4sEXdstFuJ%2FScreenshot_20210415-154238_Viilu.jpg?alt=media\&token=b941b42c-fd8f-4d58-b291-d8cb3b595eb7) Avaa Viilu-sovellus. Sisään kirjautuminen ei ole välttämätöntä. Paina alalaidasta *Kokousta*-painiketta. ![Paina Liity kokoukseen ja näppäile kokouksen koodi.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYJrCxYxQQvIDO4sURy%2F-MYK_tcA7aMqva6GyAHe%2FScreenshot_20210415-154347_Viilu.jpg?alt=media\&token=b6887876-6464-4ce1-af12-13f3617a7158) ![Syötä etu- ja sukunimesi kenttään.](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYJrCxYxQQvIDO4sURy%2F-MYK_tcBtVH9n3SLPbZx%2FScreenshot_20210415-154458_Viilu.jpg?alt=media\&token=2e464c81-4e44-4c52-82a8-5f7864da7ee4) ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYJrCxYxQQvIDO4sURy%2F-MYK_tbykhjz2xO9jgDB%2FScreenshot_20210415-154515_Package%20installer.jpg?alt=media\&token=18348db9-98ae-41a2-b3d1-d07a15cfcc47) ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYJrCxYxQQvIDO4sURy%2F-MYK_tc02s5hlqkY9bZU%2FScreenshot_20210415-154519_Package%20installer.jpg?alt=media\&token=c702b7dd-740f-444a-9dbb-12d9d8c74544) Ensimmäisellä kerralla sovellus pyytää luvan äänen ja videokuvan tallennukseen. Hyväksy nämä. Voit myöhemmin muuttaa käyttöoikeuksia laitteesi asetuksista. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYJrCxYxQQvIDO4sURy%2F-MYK_tc1xPAzJZsTKriB%2FScreenshot_20210415-154738_Viilu.jpg?alt=media\&token=ee2b84d4-9447-4c91-ba2d-bafb39b87c97) Kokousnäkymän mobiiliversiossa on samat toiminnallisuudet kuin tietokoneversiossakin. Kolme pistettä alaoikealla vie sinut kokouksen valikkoon. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYJrCxYxQQvIDO4sURy%2F-MYK_tc3j_aNYgPqaS7_%2FScreenshot_20210415-154820_Viilu.jpg?alt=media\&token=964ba641-9eec-4584-9014-aa3ab8a477df) Valikosta pääset jatkamaan kokouksen toimintoihin. Toiminnot on esitelty tarkemmin kohdassa *Kokousnäkymä tietokoneella.* ![Aineistonäkymä](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYJrCxYxQQvIDO4sURy%2F-MYK_tc4b2a5aAWwB9Db%2FScreenshot_20210415-154826_Viilu.jpg?alt=media\&token=da0b86db-b3b2-45e5-b804-364838b531cc) ![Nimenhuuto](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYJrCxYxQQvIDO4sURy%2F-MYK_tc5fUuokiVTQlLL%2FScreenshot_20210415-154906_Viilu.jpg?alt=media\&token=8f1cf578-6065-43be-931e-aafc70cead9e) ![Äänestykset](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYJrCxYxQQvIDO4sURy%2F-MYK_tc64Jl9vmIga2KH%2FScreenshot_20210415-154931_Viilu.jpg?alt=media\&token=a6e4998e-8c4f-4e6d-ba8e-18d5b327382e) # Ongelmia kokoustaessa? ## Kameran ja mikrofonin käyttöoikeudet Kun liityt ensimmäistä kertaa kokoukseen Viilu-palvelussa, selaimesi kysyy sallitaanko kameran ja mikrofonin käyttö. Nämä tulee sallia, jotta voit onnistuneesti osallistua kokoukseen Viilun kautta. Jos hiirikäsi kuitenkin toimi ajatusta nopeammin ja eväsit käyttöoikeudet, pääset muokkaamaan käyttöoikeuksia selaimen asetuksista. ## [Windows-laitteet](/kokoukset/ongelmia-kokoustaessa/windows-laitteet) Ohjeet Windows-laitteille löydät klikkaamalla otsikkoa. ## [MacOS-laitteet](/kokoukset/ongelmia-kokoustaessa/macos-laitteet) Ohjeet MacOS-laitteille löydät klikkaamalla otsikkoa. ## [Android-laitteet](/kokoukset/ongelmia-kokoustaessa/android-laitteet) Ohjeet Android-laitteille löydät klikkaamalla otsikkoa. ## [iPhone ja iPad](/kokoukset/ongelmia-kokoustaessa/iphone-ja-ipad) Ohjeet iPhone- ja iPad -laitteille löydät klikkaamalla otsikkoa. # Windows-laitteet ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYsleQwcC3aXda38uAt%2F-MYsn_HU583wm1_v_AH7%2Fwindows%20\(1\).png?alt=media\&token=35f82bf9-776f-4b55-9c17-afce646da29b) ## Google Crome ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYtPJ8Y7981MHWHpXDB%2F-MYtWjY4G-jMfjwKzeQ7%2FChrome_Logo.svg.png?alt=media\&token=3d0224cf-46fe-43c9-a28f-6cd2f0c30d3e) 1. Avaa kokouslinkki. 2. Napsauta sivuston osoitteen vasemmalla puolella olevaa lukkokuvaketta ![Gray padlock - Firefox 70](https://user-media-prod-cdn.itsre-sumo.mozilla.net/uploads/gallery/images/2019-10-06-15-47-18-7b49e3.png). 3. Napsauta **Sivustoasetukset** -painiketta. 4. Valitse sekä **Kamera**n että **Mikrofoni**n kohdalle **Salli**. 5. Sulje asetukset ja päivitä sivu. ## Mozilla Firefox ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYtPJ8Y7981MHWHpXDB%2F-MYtWphQQPxCCktPkx63%2Fmozilla_firefox_logo.png?alt=media\&token=7f02502e-f075-4efd-9c11-6565c329e302) 1. Avaa kokouslinkki. 2. Napsauta sivuston osoitteen vasemmalla puolella olevaa lukkokuvaketta ![Gray padlock - Firefox 70](https://user-media-prod-cdn.itsre-sumo.mozilla.net/uploads/gallery/images/2019-10-06-15-47-18-7b49e3.png). 3. Napsauta Sivuston tiedot -paneelin oikeassa laidassa olevaa nuolta. 4. Napsauta **Lisätietoja**. 5. Avaa **Oikeudet**-välilehti. 6. Mene kohtaan **Käytä kameraa** ja poista täppä kohdasta **Käytä oletusta**. Tämän jälkeen valitse **Salli**. 7. Mene kohtaan **Käytä mikrofonia** ja poista täppä kohdasta **Käytä oletusta**. Tämän jälkeen valitse **Salli**. 8. Sulje **Tietoja sivusta** -ikkuna ja päivitä sivu. ## Microsoft Edge (ajantasainen versio) ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYtPJ8Y7981MHWHpXDB%2F-MYtWv4zApopsqqASIL2%2Fedge.png?alt=media\&token=bd67772d-90cc-43ff-95d3-c55e71529850) 1. Avaa kokouslinkki. 2. Napsauta sivuston osoitteen vasemmalla puolella olevaa lukkokuvaketta ![Gray padlock - Firefox 70](https://user-media-prod-cdn.itsre-sumo.mozilla.net/uploads/gallery/images/2019-10-06-15-47-18-7b49e3.png). 3. Napsauta **Tämän sivuston käyttöoikeudet** -painiketta. 4. Valitse sekä **Kamera**n että **Mikrofoni**n kohdalle **Salli**. 5. Sulje asetukset ja päivitä sivu. # MacOS-laitteet ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYsleQwcC3aXda38uAt%2F-MYsnhC7U83aHDTNqqsV%2Fmacos%20\(1\).png?alt=media\&token=98220248-9796-4788-9f3c-f593d55812e7) ## Google Crome ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYtPJ8Y7981MHWHpXDB%2F-MYtWjY4G-jMfjwKzeQ7%2FChrome_Logo.svg.png?alt=media\&token=3d0224cf-46fe-43c9-a28f-6cd2f0c30d3e) 1. Avaa kokouslinkki. 2. Napsauta sivuston osoitteen vasemmalla puolella olevaa lukkokuvaketta ![Gray padlock - Firefox 70](https://user-media-prod-cdn.itsre-sumo.mozilla.net/uploads/gallery/images/2019-10-06-15-47-18-7b49e3.png). 3. Napsauta **Sivustoasetukset** -painiketta. 4. Valitse sekä **Kamera**n että **Mikrofoni**n kohdalle **Salli**. 5. Sulje asetukset ja päivitä sivu. ## Mozilla Firefox ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYtPJ8Y7981MHWHpXDB%2F-MYtWphQQPxCCktPkx63%2Fmozilla_firefox_logo.png?alt=media\&token=7f02502e-f075-4efd-9c11-6565c329e302) 1. Avaa kokouslinkki. 2. Napsauta sivuston osoitteen vasemmalla puolella olevaa lukkokuvaketta ![Gray padlock - Firefox 70](https://user-media-prod-cdn.itsre-sumo.mozilla.net/uploads/gallery/images/2019-10-06-15-47-18-7b49e3.png). 3. Napsauta Sivuston tiedot -paneelin oikeassa laidassa olevaa nuolta. 4. Napsauta **Lisätietoja**. 5. Avaa **Oikeudet**-välilehti. 6. Mene kohtaan **Käytä kameraa** ja poista täppä kohdasta **Käytä oletusta**. Tämän jälkeen valitse **Salli**. 7. Mene kohtaan **Käytä mikrofonia** ja poista täppä kohdasta **Käytä oletusta**. Tämän jälkeen valitse **Salli**. 8. Sulje **Tietoja sivusta** -ikkuna ja päivitä sivu. ## Safari ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYtPJ8Y7981MHWHpXDB%2F-MYtX5gUHfXxtxNCbG6n%2Fsafari_logo.png?alt=media\&token=401357f7-0503-4012-9704-33139e158514) 1. Avaa kokouslinkki. 2. Paina **Control**-näppäintä ja klikkaa osoitepalkkia. 3. Napsauta **Tämän sivuston asetukset...** -painiketta. 4. Valitse sekä **Kamera**n että **Mikrofoni**n kohdalle **Salli**. 5. Sulje asetukset ja päivitä sivu. # Android-laitteet ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYsleQwcC3aXda38uAt%2F-MYsnqCf9xu0lTSCvtlU%2Fandroid.jpeg?alt=media\&token=58a63396-67fb-41d1-891c-ade2b2cdbe6e) ## Viilu-sovellus Ensisijaisesti suosittelemme kokoukseen lliittymistä Viilu-sovelluksella, jonka voi ladata sovelluskaupasta. Sovellus pyytää tarvittavia käyttöoikeuksia kun liityt Viilussa kokoukseen ensimmäistä kertaa. Pääset muokkaamaan käyttöoikeuksia myös avaamalla **Asetukset**, sieltä **Sovellukset** ja **Viilu**. Valitse **Luvat** ja **Salli Kameran ja mikrofonin käyttö**. Tarkemman käyttöohjeen sovelluksen käyttöoikeuksien muokkaamiseen löydät [täältä](https://support.google.com/googleplay/answer/6270602?hl=fi). ## Google Crome ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYtPJ8Y7981MHWHpXDB%2F-MYtWjY4G-jMfjwKzeQ7%2FChrome_Logo.svg.png?alt=media\&token=3d0224cf-46fe-43c9-a28f-6cd2f0c30d3e) 1. Avaa Chrome-sovellus ![Chrome](https://lh3.googleusercontent.com/-20NuyB0WC36P5OvH-HnVwgMQlIRx47n0At3ZLRZuU2UIuXpsDZVhrsFJMW5DQkQVQU=w36-h36) Android-laitteella. 2. Valitse osoitepalkin oikealta puolelta Lisää ![Järjestä](https://lh3.googleusercontent.com/W0wvq2J2waF71Qa0jA84ozgvd-x7-o0n7HgMl3ok7kC0eW1lK8Qunbke6MmrqZnJ6w=w36-h36) ![ja sitten](https://lh3.googleusercontent.com/M1clyx8CUPwAH1XgxPTgbMx6sSwblyKIw2QAVv1HG_JrI2KCL4aMsSCCwq3zT1X2bm_n=w36-h36) Asetukset. 3. Valitse **Sivustoasetukset**. 4. Valitse **Mikrofoni**. 5. Jos näet **Estetyt**-kohdassa **app.vii.lu**, napauta sitä ja valitse **Salli**. Jos **app.vii.lu** on jo **Sallittu**-kohdassa, mikrofoniasetukset ovat kunnossa ja voit palata takaisin. 6. Valitse **Kamera**. 7. Jos näet **Estetyt**-kohdassa **app.vii.lu**, napauta sitä ja valitse **Salli**. Jos **app.vii.lu** on jo **Sallittu**-kohdassa, kamera-asetukset ovat kunnossa ja voit palata takaisin. 8. Voit poistua asetuksista ja päivittää sivun valitsemalla osoitepalkin oikealta puolelta Lisää ![Järjestä](https://lh3.googleusercontent.com/W0wvq2J2waF71Qa0jA84ozgvd-x7-o0n7HgMl3ok7kC0eW1lK8Qunbke6MmrqZnJ6w=w36-h36)![ja sitten](https://lh3.googleusercontent.com/M1clyx8CUPwAH1XgxPTgbMx6sSwblyKIw2QAVv1HG_JrI2KCL4aMsSCCwq3zT1X2bm_n=w36-h36) Päivitä sivu![Lataa uudelleen](https://lh3.googleusercontent.com/PXos3v9iTAdF5QEhdNZwGEvqPCJfEbF-QkDGV-o_SOkTuMU6oHxJJCcdUAb-ITG30Z32=w36-h36) # iPhone ja iPad ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYsleQwcC3aXda38uAt%2F-MYso0C847z1ovvvzxQ8%2Fiphone-logo.png?alt=media\&token=99c8349a-0f23-4e9e-9e6e-ff820a0bcd1b) ## Viilu-sovellus Näiltä laitteilta voi liittyä kokoukseen vain käyttämällä Viilu-sovellusta, jonka voit ladata sovelluskaupasta. Ensimmäistä kertaa kokoukseen liittyessäsi sinulta kysytään, sallitaanko **Kamera**n ja **mikrofoni**n käyttö. Salli nämä käyttöoikeudet liittyäksesi kokoukseen. Jos vahingossa estit nämä käyttöoikeudet, pääset muokkaamaan niitä avaamalla laitteen **Asetukset** ja valitsemalla sieltä **Viilu**-sovelluksen*.* Salli **Kamera**n ja **mikrofoni**n käyttö ja siirry takaisin kokoukseen. # Palvelun ominaisuudet Kun taloyhtiön on tuotu Viiluun, valitusta käyttötasosta riippuen käytettävissä on useampi ominaisuus. ### [Talosivu](/palvelun-ominaisuudet/talosivu) ### [Ilmoitustaulu](/palvelun-ominaisuudet/ilmoitustaulu) ### [Keskustelut](/palvelun-ominaisuudet/keskustelut) ### [Vuorot](/palvelun-ominaisuudet/vuorot) ### [Jonot](/palvelun-ominaisuudet/jonot) ### [Ilmoitukset ja tilaukset](/palvelun-ominaisuudet/ilmoitukset-ja-tilaukset) ### [Asiakirjat](/palvelun-ominaisuudet/asiakirjat) # Talosivu Taloyhtiönne etusivu on ikään kuin käyntikortti. Sivulta löytyyy taloyhtiön osoite ja tärkeimmät yhteystiedot. Uudet asukkaat, joita ei ole vielä lisätty taloyhtiönne käyttäjiksi Viilussa voivat pyytää käyttöoikeutta tällä sivulla. Käyttöoikeuspyynnöstä lähtee sähköposti hallituksen jäsenille. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYtjnL3BRlfwtrRBXIT%2F-MYuIKSoAVcrR08hM5A1%2Fyle1.png?alt=media\&token=0b8e7ec2-164a-4a7d-91be-5421cbb3d89c) ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYtjnL3BRlfwtrRBXIT%2F-MYuIOs0Hnfvyo-Dlb63%2Fyle2.png?alt=media\&token=35b1223d-7b54-4f4b-a220-a5e49c55e730) # Ilmoitustaulu Ilmoitustaululle tulevat ajankohtaiset tiedotteet ja asukaskyselyt. Ilmoitustaulun tiedotteista lähtee sinulle ilmoitus myös sähköpostitse, jos et ole estänyt sitä asetuksista. Ilmoitukset voi laatia hallitus, isännöitsijä tai huolto. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYtjnL3BRlfwtrRBXIT%2F-MYuJ-KB-YKLPuP1MQAg%2Fyle3.png?alt=media\&token=0ddec102-69f4-4121-a19c-47787deaf507) # Keskustelut Keskusteluissa voit lähettää viestiä esimerkiksi isännöitsijälle, hallitukselle tai koko taloyhtiölle. Koko taloyhtiön keskustelussa viestisi näkyy kaikille asukkaille ja osakkaille, joten käyttäydy asiallisesti. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYtjnL3BRlfwtrRBXIT%2F-MYuJUQUtOjZPbpW2JhN%2Fyle5.png?alt=media\&token=a8088d7d-8aea-4533-b2ea-e670fd5932b5) # Vuorot Viilun kautta voit varata esimerkiksi saunavuoron tai pyykkivuoron. Varauskalenterista näet vapaat ajankohdat. Asetuksista riippuen voi varata yksittäisen vuoron tai viikoittain toistuvan vakiovuoron. Varaamastasi vuorosta lähtee tieto isännöitsijälle. Mikäli varaamasi vuoro on maksullinen, se lisätään vastikkeeseen. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYtjnL3BRlfwtrRBXIT%2F-MYuJjKHurH_48Cm4YDQ%2Fyle6.png?alt=media\&token=09a74e45-a03f-4bad-89b5-641b6e94bf47) # Jonot Jos taloyhtiön hallinnassa on esimerkiksi autopaikkoja, sellaisen vapautumista voi odottaa jonossa ilman, että sinun tarvitsee erikseen soittaa minnekään. Näet listasta kuinka monta henkilöä on jonossa ja mikä on oma järjestysnumerosi. Kun jonottamasi kohde vapautuu, sinulle ilmoitetaan asiasta. Mikäli jonottamasi asia on maksullinen, isännöitsijä tekee asiasta sopimuksen ja lisää maksun vastikkeeseen. Jos tarpeesi muuttuvat jonottaessa, voi poistua jonosta koska tahansa. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYtjnL3BRlfwtrRBXIT%2F-MYuJwpLJ17tJ6iRadHj%2Fyle7.png?alt=media\&token=8841f848-f734-4478-8153-9b73927a0bcb) # Ilmoitukset ja tilaukset Riippuen taloyhtiön tarpeista/isännöitsijätoimiston valitsemista ominaisuuksista voit tässä näkymässä pyytää esimerkiksi isännöitsijäntodistuksen, lainalaskelman tai lähettää vaikka kuvallisen vikailmoituksen. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYtjnL3BRlfwtrRBXIT%2F-MYuKN2cjhWo9JsJSDyL%2Fyle8.png?alt=media\&token=809cc586-1e16-4795-afb4-71602a6d7f6b) # Asiakirjat Taloyhtiön tärkeät asiakirjat säilötään sähköisesti tänne. Ensimmäisellä välilehdellä näet uusimmat asiakirjat ja kansioiden kautta voit selata kaikkia asiakirjoja, joihin sinulla on pääsy. Näkemäsi asiakirjat riippuvat käyttöoikeuksistasi: hallituksen jäsenet ja isännöitsijä pääsevät tarkastelemaan sisältöjä laaajemmin kuin asukkaat ja osakkaat sekä muokkaamaan niitä. ![](https://3054292291-files.gitbook.io/~/files/v0/b/gitbook-legacy-files/o/assets%2F-M1QFm9TYGLsQDOZciaB%2F-MYtjnL3BRlfwtrRBXIT%2F-MYuKcqfdBJvdoWjc8QT%2Fyle9.png?alt=media\&token=4a97307e-e5ac-4a1d-ada0-947564c2cfce)