Kokousnäkymä

Tässä ohjeessa käymme läpi kokousnäkymän ja sen toiminnot.

Kokousnäkymä tietokoneella

Yhtiökokouskutsussa oleva linkki avaa kokousnäkymän Viilu-palvelussa. Paina keskellä olevaa Liity kokoukseen -nappia.

Anna selaimelle oikeudet käyttää mikrofonia ja kameraa jos se kysyy niitä. Kokoukseen liittyessäsi mikrofoni ja kamera ovat oletuksena suljettuina. Jos haluat myöhemmin pyytää puheenvuoroa kokouksessa, sinun on helpompi käynnistää mikrofoni ja kamera ilman, että joudut erikseen avaamaan selaimesi käyttöoikeudet.

Kokoukseen liityttyäsi aukeaa uusi näkymä. Alalaidan työkalut tulevat näkyviin kun liikutat hiirtä näytöllä.

Kokousnäkymän vasemmasta alalaidasta löydät chatin. Painamalla puhekuplaa aikeaa näytön vasempaan laitan chatti-ikkuna, johon voit kirjoittaa viestin. Viestisi näkyy kaikille kokoukseen osallistuville.

Käsi-kuvakkeen avulla voi pyytää puheenvuoroa. Painettuasi tätä kokouksen puheenjohtaja näkee, että sinulla on asiaa. Puheenvuoroa pyydettyäsi ilmestyy oikeassa laidassa nimesi viereen sininen merkki ilmoittamaan pyynnöstä. Puheenvuoropyynnöt näkyvät kaikille paikalla oleville. Voit avata mikrofonisi ja puhua kun puheenjohtaja sanoo että on sinun vuorosi.

Sininen merkki poistuu automaattisesti kun alat puhumaan. Jos haluat perua puheenvuoropyyntösi, voit painaa käsi-kuvaketta uudestaan.

Alalaidassa keskellä on mikrofoni, luuri ja kamera. Painamalla punaista luuria katkaiset puhelun ja poistut kokouksesta. Voit palata takaisin liittymällä uudestaan kokoukseen.

Mikrofonia painamalla voit käynnistää puheyhteyden. Jos käytät kokoustamislaitteessasi erillistä mikrofonia, voit avata mikrofonin asetukset väkäsestä ja valita sieltä oikean äänilähteen.

Kameraa painamalla voi laittaa webbikameran päälle tai sammuttaa sen. Tällöin muut kokouksessa olijat näkevät sinut. Kameran vieressä olevasta väkäsestä voit tarkastella asettelua ennen kuvan jakamista muille osanottajille. Jos laitteesseesi on kytketty useampi kamera, väkäsestä löydät käytettävissä olevat vaihtoehdot. Jos kokouksessa on paljon osallistujia, on suositeltavaa pitää kamera suljettuna. Tämä säästä kaistaa ja voi ehkäistä pätkimistä jos verkkoyhteytesi on huono.

Aineisto

Ylälaidan Aineisto-kohtaa klikkaamalla avautuu oikeaan laitaan näkymä, josta pääset käsiksi kokouksen liitetiedostoihin. Aiheesta riippuen kokouksen koolle kutsuja on voinut laittaa sinne vaikka esityslistan, budjettiluonnoksen tai remonttisuunnitelman.

Tiedoston oikeassa reunassa näet kolme pistettä, josta aukeaa tiedoston esikatselu. Jos esikatselu on liian pieni, voi myös ladata tiedoston tai avata sen suurempana.

Nimenhuuto

Kokouksen puheenjohtaja käynnistää nimenhuudon kun on aika todeta läsnäolijat. Tällöin nimenhuudon tulisi ponnahtaa ruudulle automaattisesti. Jos näin ei käy, voi itse avata sen ylälaidan Nimenhuuto-kohdasta.

Ilmoittaudu läsnäolevaksi painamalla Ilmoittaudu-painiketta.

Kun edustat kokouksessa vain omia osakkeitasi, voit ilmoittautuessasi läsnäolevaksi valita, että sinulla ei ole valtakirjoja. Tämän jälkeen valitse listasta huoneistot ja autopaikat, joiden osakkeet omistat.

Voit edustaa hallinnoimiesi osakkeiden lisäksi myös muita, jos olet saanut valtakirjan. Isännöitsijä on kokouskutsussa ohjeistanut valtakirjojen toimittamisesta. Tällöin valitse kohta Kyllä, minulla on valtakirjoja.

Kun olet ilmoittanut edustamasi huoneistot tietosi lisätään osallistujaluetteloon. Olet nyt osallistunut nimenhuutoon omalta osaltasi. Mikäli äänestätte kokouksessa, Viilu osaa laskea osakeryhmäperusteisen äänimäärän näiden tietojen perusteella.

Äänestykset

Kun kokous etenee äänestysvaiheeseen, voit avata Äänestykset-kohdan ylälaidasta. Kokouksen koollekutsuja määrittää äänestykset kokouksen esityslistan mukaisesti. Viilu-palvelu laskee äänimääräsi edustamiesi osakeryhmien perusteella.

Hallituksen kokoonpanoa valitsessa ehdolle asettuvat ilmoittautuvat ja kokouksen puheenjohtaja tai sihteeri lisää heidät äänestykseen. Voit äänestää hallitukseen niin montaa henkilöä kuin hallitukseenne yhtiöjärjestyksen ja yhtiökokouksen päätöksen mukaisesti voidaan valita. Halutessasi voit äänestää myös pienempää määrää henkilöitä.

Kokous etenee esityslistan mukaisesti. Kun asiat on käsitelty ja kokouksen puheenjohtaja on julistanut kokouksen päättyneeksi, on aika poistua kokouksesta painamalla punaista luuria.

Yhteenveto kokousnäkymästä

Kokousnäkymä mobiililaitteella

Tietokoneen lisäksi voit osallistua kokoukseen mobiililaitteella. Parhaiten kokous toimii Viilu-sovelluksen kautta, mutta voit myös avata kokouslinkin selaimessa. Mobiili-ja tietokonenäkymissä on samat toiminnallisuudet, mutta asettelussa on pientä eroa. Perehdythän siis myös tietokonenäkymän oppaaseen, jossa käsitellään aihetta laajemmin.

Kutsussa on mukana kokouksen yksilöllinen koodi, jota tarvitset liittyessäsi kokoukseen.

Avaa Viilu-sovellus. Sisään kirjautuminen ei ole välttämätöntä. Paina alalaidasta Kokousta-painiketta.

Ensimmäisellä kerralla sovellus pyytää luvan äänen ja videokuvan tallennukseen. Hyväksy nämä. Voit myöhemmin muuttaa käyttöoikeuksia laitteesi asetuksista.

Kokousnäkymän mobiiliversiossa on samat toiminnallisuudet kuin tietokoneversiossakin. Kolme pistettä alaoikealla vie sinut kokouksen valikkoon.

Valikosta pääset jatkamaan kokouksen toimintoihin. Toiminnot on esitelty tarkemmin kohdassa Kokousnäkymä tietokoneella.