Ilmoitusten ja tilausten hallinnointi

Tässä osiossa käydään läpi osakkaiden ja asukkaiden lähettämien ilmoitusten hallinta Viilun avulla.

Ilmoituksen käsittely

Kaikkien Viilussa olevien taloyhtiöidesi ilmoitukset ja tilaukset löytyvät Ilmoitukset ja tilaukset -osiosta. Löydät sen vasemman laidan työkalupalkista.

Klikkaamalla ilmoitusta Tila-kohdasta voit määrittää ilmoituksen statuksen.

Valitsemalla ajantasaisen tilan pysyt ajan tasalla tehtävistäsi. Voit vaihdella tilaa tarpeen mukaan: palauttaa Työn alla olevan ilmoituksen vastaanotetuksi tai Valmiin Työn alla olevaksi, jos tilanne muuttuu.

Avaa valitsemasi ilmoitus klikkaamalla sitä.

Ilmoituksen vasemmalla laidassa näet lähettäjän liitteet, esimerkiksi kuvat, videot tai tekstitiedostot. Tapahtumahistoriaan tallentuu ilmoituksen tilan muutokset. Jos haluat pyytää listätietoja tai informoita lähettäjää siitä että asia on hoidossa, voit lähettää Kommentin asiakkaalle.

Sisäiset muistiot -kohdassa voit tehdä merkintöjä, jotka eivät näyt asiakkaalle. Halutessasi voit myös mainita muita isännöintiyrityksen henkilöitä nimellä, jolloin he saavat siitä ilmoituksen. Tämä onnistuu @-merkillä.

Yläoikealla voit tarvittaessa muokata ilmoitusta tai välittää sen sähköpostitse eteenpäin.

Kaikki ilmoitusta koskeva tallentuu kätevästi näkymään.

Ilmoitus- tai tilauspohjien luominen

Viilun kautta asiakkaat voivat lähettää esimerkiksi vikailmoituksia tai asiakirjatilauksia. Voit luoda kaikki tarpeelliset lomakepohjat siirtymällä Pohjat-välilehdelle. Luodut lomakepohjat näkyvät kaikille taloyhtiöillenne.

Uuden lomakepohjan luominen sujuu vaiheistetulla työkalulla. Ensimmäisellä välilehdellä määrittelet lomakkeen yleiset asetukset, toisella lomakkeen sisällöt ja kolmannella pääset esikatselemaan tuotoksesi ennen julkaisua.