Yhtiökokousopas

Tämä opas kertoo miten pidät onnistuneen yhtiökokouksen Viilu-palvelulla

Voiko yhtiökokouksen pitää etänä?

Kyllä! Hallitus voi määrätä, että kokoukseen voidaan osallistua myös kokouspaikan ulkopuolelta teknisen välineen avulla, jos yhtiöjärjestys ei tätä estä. Huomioi kuitenkin, että fyysinenkin kokouspaikka täytyy vielä lain mukaan määrittää. Viilusta on apua sekä etänä että paikan päällä osallistujille.

Kokeile Viilua kuukausi veloituksetta. Pidä vaikka yhtiökokous.

Ennen yhtiökokousta

Tee päätös tunnistautumisen suhteen

Haluatko että osakkaat tunnistautuvat kokoukseen kirjautumalla palveluun sisään vai riittääkö kokouksen yksilöllisellä linkillä liittyminen? Tunnistautuminen on varsin hyvä vaihtoehto, jos käytätte Viilu-palvelua jo entuudestaan. Tunnistautumattomana liittyminen on osakkaalle hiukan helpompaa, koska erillistä tunnusta ei tarvita. Molemmissa tapauksissa osakkaiden nimi on tiedossa ja näkyvissä kokouksen aikana.

Luo harjoituskokous palveluun

Luo harjoituskokous palvelun Etäkokoukset-osiosta. On suositeltavaa tutustua kokoustamiseen vaikka hallituksen ja isännöitsijän kesken. Voimme myös ottaa teidän kanssanne harjoituskokouksen, jossa näytämme miten yhtiökokouksen pitäminen onnistuu palvelumme kautta. Varaa teille sopiva aika verkkosivujemme kautta: https://vii.lu/demo

Esittelemme palvelua mielellämme. Tehdään teidän yhtiökokouksesta menestys!

Pidä lyhyt kenraaliharjoitus

Aikapaineettoman harjoituskokouksen pitäminen osakkaiden kesken on suositeltua, koska etänä osallistuminen on monelle uutta. Usein tämä voi olla vaikka yhtiökokousta edeltävänä päivänä puolen tunnin harjoitus-sessio, jossa osakkaat voivat varmistua siitä, että pääsevät varsinaiseen kokoukseen huoletta.

Perusta varsinainen yhtiökokous palveluun

  1. Mikäli äänestyksiä on tulossa on suositeltua määritellä osakeryhmien äänimäärät Hallintotyökalujen Huoneistot-osiossa.

  2. Kokousta luodessa suosittelemme valitsemaan mikrofonit ja kamerat mykistetyiksi, jotta säästytään suuremmalta melulta, kun osakkaat alkavat liittyä kokoukseen.

  3. Lisää aineisto ja äänestykset kokousnäkymään jo ennen kutsujen lähetystä, jotta niihin voi tutustua etukäteen.

Lähetä kokouskutsut

Huom:

  • Mahdollisuudesta osallistua kokoukseen Viilun avulla on mainittava yhtiökokouskutsussa.

  • Lain mukaan kokouskutsu täytyy lähettää kaksi viikkoa ennen kokouksen ajankohtaa.

  • Fyysinen kokouspaikka on kirjattava kokouskutsuun.

Kokousnäkymästä voit lähettää kokouskutsut kaikille osakkaille nappia painamalla, jos osakkaat on kutsuttu Viilu-palveluun jo aiemmin. Vaihtoehtoisesti voit lähettää kutsut myös sähköpostiosoitteisiin valitsemalla kohdan "Muille". Sähköpostilistan saat isännöitsijältänne.

Kutsun vastaanotettuaan osakkaat pääsevät tutustumaan kokouksen aineistoon etukäteen. He voivat kommentoida aineistoa tai osallistua mahdollisiin ennakkoäänestyksiin.

Paperisessa kokouskutsussa voit mainita, että kokouksen linkki lähetetään osakkaiden sähköpostilaatikoihin. Voit myös halutessasi liittää kokouskutsuun kokouksen lyhytlinkin tai puhelinnumeron. Mainitse myös, että kokousnäkymän kautta voi pyytää puheenvuoroja ja että äänestykset hoidetaan suljettuna lippuäänestyksenä kokousnäkymän kautta.

Käytännön kokoustaminen

Suosittelemme kokouksen aloittamista noin puoli tuntia ennen asioiden käsittelyn aloittamista varsinkin jos ette pitäneet osakkaiden kanssa harjoituskokousta.

Kokouksen avaaminen

Kannattaa alkuun mainita, että puheenvuoroja voi pyytää painamalla kokousnäkymän "nosta käsi"-painiketta. Muuten mikrofonit kannattaa pitää mykistettynä. Hallituksella ja isännöitsijällä on myös mahdollisuus mykistää muiden mikrofoneja, jos hälyääniä havaitaan.

Kokouksen puheenjohtaja tai sihteeri voivat jakaa näyttöään ja näin voidaan esimerkiksi käydä läpi esityslistaa ja aineistoa.

Nimenhuuto

Kokousnäkymästä voidaan suorittaa nimenhuuto, jolloin saadaan läsnäolijalista muodostettua hyvinkin nopeasti. Aloitettuasi nimenhuudon kaikkien osallistujien näytöille pompahtaa nimenhuutoikkuna, josta he ilmoittavansa olevan paikalla ja edustavansa huoneistojaan. Läsnäolijalista saadaan tarvittaessa ulos Excelinä.

Äänestykset

Suljetut lippuäänestykset voi hoitaa suoraan kokousnäkymän kautta. Avattuasi äänestyksen osallistujat voivat äänestää osakeryhmänsä äänimäärän mukaisesti ja palvelu laskee tulokset automaattisesti. Tulokset saadaan tarvittaessa ulos Excelinä.

Automaattista ääntenlaskentaa voidaan hyödyntää myös fyysisellä kokouspaikalla. Kokousnäkymän voi avata kokouspaikalla vaikkapa tabletille tai tietokoneelle ja valita äänestyksestä kioskimoodin. Kioskimoodin kautta paikan päällä voidaan äänestää järjestelman kautta, vaikka omaa älylaitetta ei löytyisikään.

Pöytäkirjan muodostaminen

Pöytäkirjan muodostamisen apuna voit käyttää kokousnäkymästä ladattavia tuloksia ja aineistoja, kuten läsnäololistaa. Meiltä on tulossa myös tätä automatisoivia työkaluja.

Ongelmia kokoukseen liitymisessä?

Voimme päivystää osakkaidenne apuna mikäli kerrotte meille yhtiökokouksenne ajankohdan etukäteen. Mikäli yhteysongelmia ilmenee suosittelemme liittymään kokoukseen tavallisella puhelinsoitolla. Tämä on mahdollista soittamalla kokouskutsussa esitettyyn numeroon ja syöttämällä kokouksen PIN-koodin.